浅谈荣誉档案电子化管理

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1、浅谈荣誉档案电子化管理摘要：通过对荣誉档案电子化管理的意义、优势、方法和管理中的注意事项的阐述，指出了荣誉档案只有实现电子化管理才能适应信息化时代发展的要求，才是迅速提高荣誉档案利用的快捷服务方式。荣誉档案在档案中占据着独特而重要的地位，它的价值不容忽视。随着改革开放和企业対外宣传力度的加大，实体荣誉档案的管理和利用方式已明显滞后。在荣誉档案的管理和利用上，如何运用先进的电子技术，己经成为摆在我们面前亟待解决的新课题。这必将促使档案工作从管理方式和管理手段上进行一次彻底革命。荣誉档案电子化管理将成为实体荣誉档案的延伸，这种延伸是利用者的需要决定的，也是信息时代赋予档案部门和档案工作者的历史

2、使命。一，荣誉档案电子化管理的意义在新的历史时期，档案工作要抓住历史机遇，不断开发档案新资源，努力拓宽档案新领域，寓创新于开拓之中。以科学发展观为指导，搞好档案资源的开发利用。面对信息化时代的发展，档案工作只有跟上时代发展的步伐，才能实现创新。荣誉档案电子化管理，就是使荣誉档案尽早进入“信息高速公路”，实现办公口动化、档案管理数宁化、利用网络化、开发程序化的第一步，从而增强了档案事业的活力，为实现档案资源的充分利用提供了方便、快捷的服务手段。二、荣誉档案电子化管理势在必行（一）实体荣誉档案保管的弊端荣誉档案分为集体荣誉档案和个人荣誉档案。我们这里所说的主要是指集体荣誉档案。每个企业和部门经

3、过顽强的拼搏和开创性的建设都收获了很多荣誉，都有着自己辉煌的历史，那装满密集架的荣誉就是她的见证。这些荣誉主要载体就是奖杯、奖牌、奖状、锦旗等。随着时间的迁移，这些荣誉越来越多。长期下去，既不便于长期保管，又给档案库房的容量增大了压力。随着企业对外宣传力度的加大，每个单位、部门到档案室查阅、借阅荣誉档案的特别多，现拍照既浪费了大部分的时间，又为档案工作人员增加了劳动强度。（二）荣誉档案电子化管理优点荣誉档案电了化是指用数码照相机或其它设备将荣誉实体档案转换成以数码形式存储于磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像，并按照电子档案要求进行的归档图像文件。1、

4、查阅快。荣誉档案电子化管理是经过整理、加工，暂存在计算机屮的，检索起来卄常方便，只要轻点鼠标，随时都可以找到需要的荣誉档案。2、传输快。从利用这个角度看，只要有通讯网络，电子荣誉档案不但可以直接拷贝，还可以邮件形式迅速传出。3、成像快。电子荣誉档案是以图片的形式存储在计算机当中，若有需要荣誉照片，可以直接传送或输出，充分实现档案资源共享。4、保存更加安全方便。传统的荣誉档案是以纸、布、铁、木等材料为载体，对环境的要求高，耐久性差。无论是奖状、奖牌，还是奖杯，均会随着时间的推移出现褪色、发黄、生锈、字迹模糊等现象，从而影响荣誉档案的再次利用。荣誉档案电子化管理，使得荣誉档案的载体变成光盘、磁

5、盘等。这些载体不仅容量大、占用空间小、存放方便，而且保存与复制不存在变质、褪色等问题。所以说荣誉档案实体管理方法已经严巫影响了档案利效率，这种滞后的，严重妨碍档案利用的解决方法就是尽早实现荣誉档案电子化管理。只有荣誉档案电子化管理才能迅速提高荣誉档案的利用效率，从而解决了重复的查阅、拍照带來的不必要的无效劳动。三，荣誉档案电子化管理的方法(」)荣誉实体档案转换成电了档案的方法和步骤1、方法可利用数码相机、网e拍、扫描仪等设备将荣誉档案逐件拍照，按照档案归档要求进行整理，以电子图片形式保存，这样实体荣誉档案就完成了向电子档案的转换。2、具体步骤(1)利用数码相机将荣誉档案逐一拍照。我们在接收

6、荣誉档案时都有接收登记，拍照时最好按照登记顺序进行拍照，这样既提高了编辑速度，也提高了荣誉档案的查阅速度。(2)将拍完的数码照片拷贝到计算机里。数码相机相当于一个移动硬盘，只有把存放在相机里的照片拷贝到计算机里，才能进行编辑。（3）利用图像编辑软件进行编缉。我们所说的编辑就是将照片内容以外的部分剪下去。现在的图片处理软件非常多，大家选一种自己比较熟悉的一种就行，其方法和步骤基木是一致的（好一点的扫描仪也可以直接对照片进行编辑）。以我用的图像处理软件为例（photoshop7・0）o①打开图片编辑软件；②获取照片（点菜单中的文件一打开一选一编辑对象）;③裁剪/调整人小（点工具栏中的剪刀将编辑

7、对彖中多余的部分剪掉）；④保存。值得注意的是：无论大家使用什么图像处理软件，我个人意见保存图片格式最好是jpeg格式，不要使用图像处理软件的专用格式，因为随着时代的发展，任何一种软件都将升级或被淘汰。（二）荣誉电子档案存放的方法为了提高查找电子荣誉档案的速度，可以结合本单位实际情况，按照省、总局档案归档要求，按照组织机构或年代进行归档。（1）图片独立存在方式就是把荣誉档案图片集中放在一个图片库内，每个图片都独立存在的方式