谈电子信息技术在高校档案管理工作中开发及利用

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1、谈电子信息技术在高校档案管理工作中开发及利用摘要：随着信息技术在高校档案管理工作中的运用，档案工作的模式发生了巨大的变革。利用先进的管理手段，推动档案事业的发展，使档案工作向深度和广度上发展，大大提高档案工作的效率，保护档案，延长其寿命，使高校档案管理逐步实现由传统的手工管理模式向现代化、网络化管理模式转变。本文主要探讨电子信息技术在高校档案管理工作中的开发与利用。关键词：信息技术高校档案管理开发利用高校是知识和人才高度密集的教学科研基地，是高新技术的重要发源地。高校档案是高校在教育科研活动中按一定的立卷归档制度集中保管起来的文字材料、图表、音像、光盘等不同

2、形式的历史记录。它是考查学校历史、改进教学管理、提高教学质量、促进学术交流的信息资源，是实现教育目标、培养合格人才的重要保证，是从事教学科研活动必不可少的条件。自党中央提出"以信息化带动工业化”的战略决策以来，国家信息化建设得到了迅速发展，电子信息技术也正在逐步成为高校档案管理的重要技术手段，这为高校档案信息化建设带来了发展机遇，也提出了新的要求。1信息技术的运用对高校档案管理提出的新要求现代信息技术的运用对高校档案管理从硬件的设备设施到软件建设，规范、标准建设，人才队伍建设等都提出了新的要求。1.1提高对电子档案的认识在实际工作中，工作人员的认识差距往往造

3、成工作上的失误。比如对一些特别重要的文件不能做到及时备份及打印，过分依赖于计算机，一旦计算机发生故障，就可能造成档案文件的丢失。还有电子文件归档意识的欠缺。作为草稿的电子文件很容易被忽视，这些草稿的电子文件很多都未被保留，而被起草的文件或者其他信息则会不断覆盖、删除，造成信息的资源流失。1.2档案信息资源建设在档案信息化中，档案信息资源的建设与传统档案管理的要求一样，也是要大力丰富馆藏，这里指的馆藏是大力丰富档案信息资源。从载体上说是指存储数字化信息的各种载体，从内容上说不仅是社会机构形成的档案，而且还包括具有档案价值的各行各业的信息资源。1.3标准与规范建

4、设在信息时代，信息的传递与网络的沟通依赖于统一的标准与规范，如各种档案数据的交换，档案信息的传递，档案资源的共享，网络平台的链接等，都需要通过建立一系列的标准、规范来实现。通过制定和建立各类档案管理标准，形成档案管理标准体系，来确保档案管理现代化各项工作的有效实现。1.4应用系统建设应用系统建设是传统档案管理所完全没有的工作内容，是实现档案管理现代化所必需的建设内容，也是实现对数字档案信息进行管理的关键技术和平台。通过应用系统，进行信息采集、信息管理和信息利用，是档案实现现代化管理的核心。1.5人才队伍建设现代信息技术在档案工作中的应用，档案工作的新理论、新

5、方法、新理念、新的管理模式的提出，以计算机技术、新材料技术、信息技术等技术为主要内容的新技术革命的出现，使档案工作的技术环境正发生着革命性的变化。电子档案管理需要专门的从业人员，但是现状却是多数的档案工作者素质不高，对计算机网络知识了解的又少，导致了对电子文件的归档管理业务生疏，应加强从业人员的业务培训。2高校档案信息化建设的保障措施2.1加强组织领导目前，在绝大多数高校中，信息工作呈现明显的分离状态，不仅传统的信息工作部门，如档案、信息部门分离，新的与信息化建设密切相关的工作部门，如公关、外联部门等更是与信息工作保持一段距离。这种分离状态已成为科学管理的严

6、重障碍。因此，必须建立统一的信息化工作体制，整合单位中各信息部门或与信息工作相关的部门的工作，使与学校发展有关的信息能做到集中处理。具体说来，档案信息化工作体制的建立应做到：组成以分管校长为领导、相关处室负责人为成员的学校档案信息化建设领导小组，负责全校档案信息化建设的组织协调工作。2.2加大投入力度档案信息化建设是一项大投入、长积累、晚见效的工作,要加大档案信息化建设资金的投入力度，以缓解档案信息化建设资金总量不足、供需矛盾突出的问题。高校档案部门要争取得到领导重视和支持，将其列入信息化工程，解决预算经费，一次难以到位的可确定基数，分年兑现。同时，坚持争取

7、财政支持与积极自筹相结合，注意发挥自身的主观能动性，广开筹资渠道，争取多方面支持，多渠道解决。2.3加强档案信息化标准和规范建设要按照《档案法》、《电子公文归档管理暂行办法》规定精神，制定出符合实际的具体办法和措施，规范和指导全校档案信息化建设、运行、管理和维护工作，使全校档案信息化建设有章可循，有规可守，保障学校档案信息化建设朝着规范化、标准化和制度化的方向发展。3结论随着信息技术在高校档案管理工作中的运用，档案工作的模式发生了巨大的变革。利用先进的管理手段，推动档案事业的发展，使档案工作向深度和广度上发展，大大提高档案工作的效率，保护档案，延长其寿命，使

8、高校档案管理逐步实现由传统的手工管理模式向现代化、网