巧用office组件提高办公自动化质量

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1、巧用Office组件提高办公自动化质量沈双娥湖北孝感市工业学校摘要本文主要介绍了如何巧妙地利用Office组件Word、EXceI、Powerpoint、Access中的数据共享功能，即不同软件中的内容互相插入或导入的方法；介绍了文本框应用的两个小技巧和在幻灯片中插入小的动画图片的方法。关键词插入、对象、文本框、图片众所周知，Office组件中的Word、EXceI、Powerpoint、Access是我们办公自动化软件的主力军。可以说当今的办公室己经离不开它们了。在它们中Word主要侧重于图文混排，尤其以排版和绘图见长；EXceI以电子表格和数据图表化为特色，其表格数据的自动化计算是其它软件

2、无法比拟的；Powerpoint则是制作幻灯片的专用图l软件；Access则是关系型数据库管理软件。怎样巧妙地运用好它们！从而更进一步的提高办公自动化质量？这是值得探讨的问题。笔者在多年的教学和实际应用中总结了几个小巧门愿意在此表述出来与大家分享。图3一!Word!Excel!Powerpoint!Ac-cess文件内容的互用图2在充分发挥各组件特长的同时，通过测览…按钮，找到由EXceI能使它们的数据信息互相利用，做到建立的文件，在链接到文件单选按钮数据的高度共享，从而提高自动化办中打“"”，按确定即可。图3即是在公效率。例如：有一Word文档需要用Word中插入的由EXceI创建的图和到表

3、格数据及由它产生的图表，而这表。用类似的方法可分别在Word、图4些内容己由EXceI建立，这时在用EXceI、Powerpoint中互相借用到不是Word编辑的文档中作如下操作即可：本软件建立的内容。图4即是在或EXceI的表格数据导入Access的表利用主菜单中的插入!对象（O）Word中插入的一张幻灯片。中：在Access中选中文件-新建，弹出…调出如下对话框（图l），如果希望利用Access超强的数如图5的对话框，点确定弹出如图6选中由文件创建（F）选项，在弹据库管理功能对表格数据进行维护、的对话框，在图6中点第二排的新出的对话框中（图2）检索等操作。可用如下方法将Word建，在弹出的

4、对话框中选导入表，弹办公自动化杂志·35·!5!l0!8插入文本框并输入内容后，选中该文本框并使鼠标置于其边框上击右键弹出（如下图8）菜单，选取设置文本框格式（D）…，弹出如图9的对话框，!6选取左上角的颜色和线条选项，将填充颜色和线条颜色都设置成无，并选取版式选项，设置成浮于文字上方。这样一个无边框可以由你任意拖动!ll的文本框就生成了。用此方法在Word绘图中也可进行较复杂的标总之，巧妙灵活地应用文本框大注。使Word的绘图功能发挥出来。即有文章可做，这里因篇幅所限不能一可画出较复杂又美观的各种图，又避一列出。免了使用大型绘图软件画的图形的三!在幻灯片中插入小动画图形导入而给Word的编辑

5、排版带来的麻!7烦。还可将文本框填充设置成半透幻灯片以它的简洁直观且能使明，选中一种颜色在底图上遮罩达到内容清晰明了而被大量应用于课件出如图7的对话框，选中被导入的美化效果。制作上。而一张优秀的幻灯片单用Word或ExceI表格文件，按导入按Powerpoint是难以达到效果的，如上钮，然后再按屏幕提示继续操作完成图4即是一张添加了动画“J星星”即可。这样既减少了Access原始数据的幻灯片。操作方法如下：在幻灯片录入工作又增强了表格数据的数据中击插入-图片-来自于文件（如下图库管理功能，从而大大提高了办公自l0），弹出如图ll的对话框，选中要插动化质量和效率。入的动画图片，击插入按钮即可。二

6、!巧用文本框总之，巧妙地运用好Office各组件的功能，以达到数据高度的共享，文本框以它的灵活多样倍受使从而提高我们的办公自动化质量是用者喜爱，在图文混排和图片处理中现代办公族所追求的目标。希望本文巧妙地使用它则可收到意想不到的能起到抛砖引玉的作用，不尽之处尽效果。本文图片中图l、图2、图3等的请指正。标注都是利用的文本框。方法如下：!9·36·办公自动化杂志巧用Office组件提高办公自动化质量作者：沈双娥作者单位：湖北,孝感市工业学校刊名：办公自动化英文刊名：OFFICEAUTOMATION年，卷(期)：2005(6)本文链接：http://d.g.wanfangdata.com.cn/P

7、eriodical_bangzdh200506027.aspx