emspd007_文件和资料控制程序

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1、海洋紙品印刷有限公司文件編號EMSPD007/WG-P-001版本2.0文件名稱文件與資料控制程序頁次1/61.0目的本程序文件對系統文件、資料的控制和維持予以適當規範,以確保各相關場所及時得到並使用有效版本.2.0範圍本程序文件適用於公司管理系統所使用的手冊、程序文件及支持性文件(包括技術性文件).3.0定義3.1外來文件:指顧客或供方所提供的圖面、規格書、檢驗標准以及法律、法規、標准等文件與資料.3.2非控制文件:只發放作參考,蓋有“僅供參考”印章,在文件變更時不須回收和更新.非控制文件不能用來指導生產.3.3控制文件:蓋有“控制文件”印章的文件,控制文件若

2、有新版本發出,將會被更新.4.0職責4.1文件編制者:確保其發出之文件內容的準確及適當性.4.2文件批核者:批核發出之文件成為有效之通用文件.4.3部門經理/主管:負責確保分發給其部門的控制文件在適當的使用地方正確的存檔且避免損壞及遺失.4.4文件控制員:負責按本程序文件的要求,執行及維持公司的文件控制系統.5.0內容5.1文件制定5.1.1為使文件的統一及避免遺漏,制定文件時,依照下列格式編制:5.1.1.1手冊格式封面頁目錄發布令文件修訂履歷內容頁附錄頁WG-F-001-0.0海洋紙品印刷有限公司文件編號EMSPD007/WG-P-001版本2.0文件名稱文

3、件與資料控制程序頁次2/61.1.1.1程序文件格式封面頁文件修訂履歷內容頁附件頁1.1.1.2作業指導書、操作說明書、檢驗規範等格式不做統一規定,但需明確編號、名稱、版本號、頁次、審核人、核准人、生效日期等項目.1.1.1.3程序文件內容頁結構目的范圍定義職責內容記錄相關文件附件1.1.2文件的制定流程由制定文件部門擬定初稿,部門主管參與審核,將經核准后的文件送至文控中心,確定文件分發部門與份數.1.2文件審核1.2.1若文件涉及多部門之作業,應會同相關單位與文件所提及的各單位主管共同審核,參與審核單位可通知文件制作單位召開會議協商討論.1.2.2文件審查、核

4、準單位有權調閱有關的背景資料.1.2.3管理手冊:由管理代表審查后召開會審.1.2.4管理手冊、程序文件及涉及多部門作業的文件,應由總經理核準.1.2.5支持文件:僅供部門內部使用的文件,由部門主管核準.1.2.6技術文件:須經營業部或品質部主管予以審核,批準后發行實施.1.3會簽:一、二階文件和部分行政文件經相關單位主管審核,總經理或經理(廠長)批準.WG-F-001-0.0海洋紙品印刷有限公司文件編號EMSPD007/WG-P-001版本2.0文件名稱文件與資料控制程序頁次3/61.1文件登錄、編碼及版本的控制.1.1.1文控中心收到已批準的文件后,將文件名

5、稱、版本、發行日期、受文單位及發行單位登錄于《文件發放、回收記錄表》(附件一).1.1.2營業部收到經批准後的外來文件,視其類別進行編碼、登錄.1.1.3對已登錄文件視其類別、部門、版本進行編碼.1.1.3.1編碼方法為:a.質量體系文件:部門代碼+類別代碼+流水號例:合同評審程序(YY-P-001)“YY”為營業部的部門代碼;“P”為質量體系程序文件代碼;“001”為文件流水號.b.環境體系文件:EMS+類別代碼+流水號例:環境因素的識別與評價程序(EMSPD002)“EMS”表示此文件為環境管理體系文件;“PD”表示為環境體系程序文件代碼;“002”為文件流

6、水號.c.質量體系和環境體系共用文件:環境體系文件編號/質量體系文件編號例:文件與資料控制程序(EMSPD007/WG-P-001)“EMSPD007”為環境體系文件編號;“WG-P-001”為質量體系文件編號.1.1.3.2部門代碼:部門代碼為公司內部各部門名稱漢語拼音縮寫,各部門名稱縮寫如下:總經理ZJ管理代表GD經理JL紙箱部ZX人事部RS紙板部ZB品質部PZ財務部CW總務部ZW營業部YY儲運部CY文控中心WG1.1.3.3類別代碼a.質量體系文件類別代碼:品質手冊M程序文件P作業標准W技術文件D表單F行政文件X外部文件OWG-F-001-0.0海洋紙品印

7、刷有限公司文件編號EMSPD007/WG-P-001版本2.0文件名稱文件與資料控制程序頁次4/6b.環境體系文件類別代碼:環境手冊M作業標準WI程序文件PD1.1文件的發行1.1.1文件發行一、二、三階文件與跨部門文件由文件控制中心發行與回收;分發相關方的文件由總務分發.1.1.2標准化文件須在封面頁加蓋紅色“控制文件發行章”.1.1.3凡文件上的“控制文件發行章”是以影印方式復制的,均視為非控制文件,不具文件效力.1.1.4各有關部門負責人或指定收件人需在《文件發放、回收記錄表》上簽署確認收妥控制文件副本,並將文件受控副本分發給其部門各有關使用者.1.1.5

8、部門申請補發文件或申請向