桃園縣立興南國民中學文書處理及檔案管理作業規定

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1、桃園縣立興南國民中學文書處理及檔案管理作業規定節錄自行政院秘書處編印「文書處理及檔案管理手冊」（87年8月版）一、文書處理，係指文書自收文或交辦起至發文、歸檔止之全部流程。二、公文製作：(一)本校常用公文類別及說明：1.令：發布行政規章，發表人事任免、遷調、獎懲時使用。2.函：行政機關之一般公文以「函」為主，如於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時則使用書函。3.公告：各機關就主管業務，向公眾或特定之對象宣布週知時使用。4.開會通知單：召集會議時使用。5.其他：定型化處理之公文、簽、報告、聘書、證明書．．等。

2、(二)公文製作要領：1.文字敘述應儘量使用明白曉暢，詞意清晰之文字，以達到公文程式條例第八條所規定「簡、淺、明、確」之要求。2. 函的結構，通常採用「主旨」、「說明」、「辦法」三段式，「主旨」為全文精要，以說明行文目的與期望，應力求具體扼要。「說明」當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之敘述，無法於「主旨」內容納入時，用本段說明。「辦法」向受文者提出之具體要求無法在「主旨」內簡述時，用本段列舉。（書函文字用語比照「函」之規定。）3.公告之結構分為「主旨」、「依據」、「公告事項」（或說明）三段。「主旨」應扼要敘

3、述，公告之目的和要求。「依據」應將公告事件之原由敘明，引據有關法規及條文名稱或機關來函。「公告事項」（或說明）應將公告內容，分項條列，冠以數字，另行低格書寫。使層次分明，清晰醒目。公告如另有附件、附表、簡章、簡則等文件時，僅註明參閱「某某文件」，公告事項內容內不必重複敘述。一般工程招標或標購物品等公告，得用表格處理，免用三段式。公告張貼於機關佈告欄時，必須蓋用機關印信，於公告兩字下闢出空白位置蓋印，以免字跡模糊不清。4.其他定型化公文格式由各機關自行訂定。(三)公文用語規定如下：1.期望及目的用語，得視需要酌用

4、「請」、「希」、「查照」、「鑒核」或「核示」、「備查」、「照辦」、「辦理見復」、「轉行照辦」等。2.直接稱謂用語：(1)有隸屬關係之機關：上級對下級稱「貴」；下級對上級稱「鈞」；自稱「本」。(2)對無隸屬關係之機關：上級稱「大」；平行稱「貴」；自稱「本」。(3)對機關首長間：上級對下級稱「貴」；自稱「本」；下級對上級稱「鈞長」，自稱「本」。(4)機關（或首長）對屬員稱「台端」。(5)機關對人民稱「先生」、「女士」或通稱「君」、「台端」；對團體稱「貴」，自稱「本」。(6)行文數機關或單位時，如於文內同時提及，可通

5、稱為「貴機關」或「貴單位」。3.間接稱謂用語：(1)對機關、團體稱「全銜」或「簡銜」，如一再提及，必要時得稱「該」；對職員稱「職稱」。(2)對個人一律稱「先生」「女士」或「君」。三、簽稿之撰擬：(一)簽稿之性質：1.簽為幕僚處理公務表達意見，以供上級瞭解案情、並作抉擇之依據，分為兩種：(1)機關內部單位簽辦案件：依分層授權規定核決，簽末不必敘明陳某某長官字樣。(2)具有幕僚性質的機關首長對直屬上級機關首長之「簽」，文末得用「右陳○○長」字樣。2.「稿」為公文之草本，依各機關規定程序核判後發出。(二)擬辦方式：1

6、.先簽後稿：性質重要必須先行簽請核定之案件。2.簽稿併陳：須限時辦發不及先行請示之案件。3.以稿代簽：一般案情簡單或例行承轉之案件。(三)簽之撰擬：1.先簽後稿：簽應按「主旨」、「說明」、「擬辦」三段式辦理。2.簽稿併陳：視情形使用「簽」，如案情簡單，可使用便條紙，不分段，以條列式簽擬。3.一般存參或案情簡單之文件，得於原件文中空白處簽擬。(四)簽之撰擬要領：1.「主旨」：扼要敘述，概括「簽」之整個目的與擬辦，不分項，一段完成。2.「說明」：對案情來源、經過與有關法規或前案，以及處理方法之分析等，作簡要之敘述，

7、並視需要分項條列。3.「擬辦」：為「簽」之重點所在，應針對案情，提出具體處理意見，或解決問題之方案。意見較多時分項條列。(五)稿之撰擬：1.草擬公文按文別應採之結構撰擬。2.「函」之正文，除按規定結構撰擬外，並請注意左列事項：(1)訂有辦理或復文期限者，請在「主旨」內敘明。(2)承轉公文，請摘敘來文要點。(3)概括之期望語「請核示」、「請查照」、「請照辦」等，列入「主旨」。(4)「說明」、「辦法」分項條列時，每項表達一意。(5)文末首長簽署、敘稿時，為簡化起見，首長職銜之下可僅書「姓」，名字則以「○○」表示。(

8、6)須以副本分行者，請在「副本」項下列明；如要求副本收受者作為時，則請在「說明」段內列明。(7)如有附件，請在「說明」段內敘述附件名稱及份數。(六)處理程序：1.文書處理，應以隨到隨辦、隨辦隨送，不得積壓。2.任何文書均須記載年、月、日、時；文書中記載年份，一律以中華民國紀元為準，惟外文或譯件，得採用西元紀年。3.文書處理過程中之有關人員，均應於文面適當位置蓋章或簽名，並註明時間以明責