浅析历史档案数字化建设中存在的问题与对策

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1、浅析历史档案数字化建设中存在的问题与对策摘要档案信息资源建设是档案现代化管理的基础，是建立数字化档案馆（室）的支柱，加快档案信息资源建设就是利用数字化技术、网络技术，使档案管理从传统的纸质载体向数字化文件存储、查阅转变。笔者通过在历史档案数字化工作过程中发现问题、剖析问题，采取应对措施积极做好历史档案数字化工作。关键词档案数字化建设问题与对策企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分，企业档案工作是企业科研、生产、经营和管理活动的基础性管理工作，与企业生产经营与改革发展密切相关，不可或缺的。档案信

2、息资源建设是档案现代化管理的基础，是建立数字化档案馆（室）的支柱，国家电网公司早在2006年就提出，要加快档案信息资源建设，利用数字化技术、网络技术，使档案管理从传统的纸质载体向数字化文件存储、查阅转变，到“十一五”末，完成重要档案信息的数字化工作，提升档案工作的效率和价值，更好服务“一强三优”现代公司建设。按照国家电?W公司要求，湖北省电力公司将用五年左右时间，到2015年底，实现公司系统全部重要档案数字化的工作目标，档案数字化率不低于70%。2011年湖北省电力公司下发了《关于开展档案数字化工作的

3、实施意见》，统筹规划，统一标准，有序推进，安全高效实施公司档案数字化工作，确保“十二五”末完成历史档案数字化加工工作。国网黄冈供电公司作为湖北省电力公司第一批开展历史档案数字化加工的单位，数字化项目通过省电力公司招投标，确定福建亿榕信息技术有限公司为中标公司，于2012年10月正式启动了第一期历史档案数字化加工工作，亿榕公司严格遵循合同和技术规范，用一年半的时间完成了包括黄冈公司机关档案室在内的22家单位历史档案330万页数字化加工任务。2014年8月通过了省公司数字化项目的验收，数字化率达到70%的

4、目标。经过一期档案数字化项目的总结和分析，一期数字化工作中存在：文件页数漏扫、成品图像不清晰、倾斜、装订案卷不整齐、卷内文件顺序错乱，挂接档号不正确、数字化加工人员业务不熟练等问题。这些问题和有些关键环节必须要引起我们的重视和关注，为公司开展二期数字化项目积累宝贵的经验。一、必须做好档案数字化的前期准备工作，优选公司，根据工作流程制定详细的工作计划（一）在档案数字化加工前，要结合公司的实际情况，调查摸底历史档案数字化加工的档案门类、加工范围、案卷数量、文件页数、资金费用等，做好统计工作，申报招标计划，

5、通过招投标确定中标公司。成立数字化工作领导小组，明确组织分工与责任，制定实施方案、工作目标、进度、技术标准及验收要求，按工作计划节点有序安排各单位的工作任务。（二）按照合同约定公司提供档案数字化加工的场地，防火防盗措施完善，电源管理统一，有足够的利用空间（扫描工作间、案卷整理间、质检工作间），扫描工作间要同时满足纸质档案和科技档案图纸扫描及现场工作人员的工作要求。项目组根据扫描设备布置数字化加工的局域网，不与公司的内部网和英特网等网络相连，做好数字化工作人员上岗前的培训工作，内容包括：办公场所管理制度

6、、消防逃生设施、档案专业法律法规、保密要求、加工技能、工作标准和相关注意事项等。（三）根据《关于开展档案数字化工作的实施意见》文件要求和公司的统一部署，各单位在档案数字化加工前应对数字化加工范围的实体档案进行全面清理，列出协同办公档案管理系统里没有条目的档案，对其进行补录，补录的档案条目特别要注意档案系统生成的档号是否与实体档案的档号一致？如果不一致的话，要根据实体档案的分类方案与档案号来设置档案管理系统的分类方案，设置一致后才可以开始补录条目。（四）公司档案部门还必须与数字化项目组签订《档案数字化保

7、密协议》，明确双方各环节的工作、履行保密规定的责任，布置视频监控系统，以确保档案数字化的档案实体安全、数据安全和网络安全。（五）公司档案部门应根据数字化加工技术规范和纸质档案数字化的基本流程：档案出库（提卷）、编码整理、批量扫描、图像处理、目录建库、数据挂接、质量检验、数据存储（备份）、装订回库等环节对数字化项目组提出明确要求，以保证工作质量。二、必须做好档案数字化过程中的清点、登记、移交、回库等工作（一）做好档案案卷出库与交接档案数字化的过程包括案卷移交、拆卷、登记、扫描、图像合成等工作，档案人员和

8、项目组人员必须按操作流程共同完成、互相监督。移交登记工作细致，清晰与否直接关系到档案数字化的质量，不能因为工作量大，单调而敷衍了事。要细化每道工序，使每个工作环节渗透着质量监管的观念。移交前，档案人员应对形成时间长，纸张比较脆、薄的重要文件进行清理登记，扫描时对这类文件提出特殊要求，在接收时，项目组人员不仅要按照案卷目录交接核对，还要按照重要文件清单详细检查后才能接收，移交清单一式两份，移交工作要做到手续完备、记录清晰。（二）确定加工顺序、批量扫描和分辨