科技档案管理实施细则

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1、科技档案管理实施细则二0一二年六月目录-I-1范围12归档资料的内容12.1投标项目的有效资料12.2研发项目的有效资料12.3客户项目的有效资料12.4综合性技术基础资料23归档时间、归档执行者及归档资料的质量要求24归档资料的管理24.1归档资料交接和整理24.2归档资料的入库保管34.3纸质文档的借阅和电子文档的领用（拷贝）34.4归档资料的发放44.5归档资料的更改44.6归档资料的状态鉴定和销毁55附件55.1附件1“投标项目”主要有效资料汇总表55.2附件2“研发项目”主要有效资料汇总表55.3附件3“客户项目”主要有效资料汇总表55.4附件4“综合性技术基

2、础资料”汇总表5-2-1范围本细则规定了公司技术口各业务部门在进行项目投标、项目研发、项目实施过程中所形成的一切有效资料及公司技术口各业务部门编制的综合性技术基础资料的归档和管理方法。本细则适用于公司技术口各业务部门在进行项目投标、项目研发、项目实施过程中所形成的一切有效资料及公司技术口各业务部门编制的综合性技术基础资料的的归档和管理。2归档资料的内容2.1投标项目的有效资料这类资料主要有：项目通知单、招标文件、答疑文件、招标方各种变更文件、投标文件（含技术和商务）、合作供应商承诺书（技术指标和商务报价）等（见附件1）。2.2研发项目的有效资料研发项目在研发过程中形成的

3、有效资料主要有：项目通知单、项目设计计划表、可行性研究报告、产品技术调研报告、技术经济分析报告、技术研究报告、机电设计图纸（试制）、技术设计说明书、设计评审报告、技术条件、试验规范、外购件（设备和另部件及器件）的随机资料、更改通知单、技术联络单、反馈信息、使用说明书、研究试验报告、试用报告、机电设计图纸（定型）、实物图片及视频资料、专利申报资料、专利证书、鉴定资料等（见附件2）。2.3客户项目的有效资料客户项目在实施过程中形成的有效资料主要有：设计输入资料如“甲、乙双方已签署的技术协议（内含项目总体工艺平面方案设计图）”、“方案设计说明书”、“项目合同文本”、“甲方发来

4、的要求更改、变动内容的传真、邮件”、“甲方提供的且确认准确无误的项目土建工程图纸（应含门洞、窗口、反光体位置及尺寸，水、汽、气、消防设施位置及尺寸，梁、柱、墙体结构尺寸，采暖、通风布设位置及尺寸，中控室、供电点、接地点位置等）”、“乙方要求变更内容的甲方回复文本”、“载体最终的结构型式和尺寸及颜色”、“甲方留用的搬运、运输装备的型号和相关结构尺寸”、“甲方供应链信息”、“甲方未来几年的发展规划”、“甲方联系人”等；欧迈公司项目通知单、欧迈公司项目技术设计计划表、-12-技术设计说明书、技术任务书、整机产品设计图纸、产品标牌设计图纸、电路图册、系统设计图册、设计评审报告、

5、整机产品技术条件、各种汇总表、明细表、、验收规范、使用说明书（整机产品和电控及系统）、控制程序清单、软件、安装调试手册、接口协议、外购件（设备和另部件及器件）的随机资料、更改通知单、技术联络单、包装图、装箱单、合格证、质量保证书、调试记录、设计整改资料、整机产品设计图纸（定型）、电路图册（定型）、系统设计图册（竣工）、控制程序清单（竣工）、软件（竣工）、资料发送（向用户）交割单（用户签字）、用户反馈信息（传真或电子邮件打印件或电话记录）、技术服务记录表、现场实物图片及视频资料、技术研究报告、试用报告、专利证书、鉴定资料等（见附件3）。2.4综合性技术基础资料这类资料主要

6、有：技术文件编制技术任务书、本公司的基础标准、产品标准、设计规范、验收规范、指导性技术文件等，其他公司的基础标准、产品标准、产品样本、设计规范、验收规范、指导性技术文件等（见附件4）。3归档时间、归档执行者及归档资料的质量要求1）技术口各业务部门在每一阶段的工作任务完成之后，应将一切有效资料及时归档，归档的有效资料必须是最新的最终版本，必须准确、完整、有效。2）项目（投标项目、客户项目、研发项目）有效资料归档的第一执行者是技术口各业务部门指定负责该项目的负责人；综合性技术基础资料归档的第一执行者是总师办负责人。3）归档的有效资料应符合国标、部标和企业标准的规定，做到书写

7、材料优良，字迹工整，图纸按规格绘制；归档的有效资料一般以电子文档为主（重要电子文档应刻录成光盘），如果无电子文档，则以原件归档，但铅笔或原子笔书写的资料及复写纸打印的资料不允许归档。4归档资料的管理4.1归档资料交接和整理1）在移交有效资料时，交接双方应按规定办理交接手续，签字归档备查。凡不符合组卷要求或技术文件资料不全的，管理人员有权拒绝接收。2）对于与项目挂钩的归档资料，应按项目类型和项目所处的阶段（如设计前阶段、设计阶段、制造阶段、安调阶段、试用阶段、交验阶段、售后服务阶段等）、设计定型阶段、鉴定阶段等分类，同项目类型和同阶段-12