会议活动策划者的职责

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1、会议活动策划者的职责:会议公司的服务项目包括联系酒店,预定航班,安排会议议程,组织宴会及娱乐活动,制定菜单和装饰用品,安排会议室,安装会议所需的音频视频设备和组织体育活动等等,就像某位仁兄打趣地那样,这种公司就是所谓的全职保姆.会议策划人—有时候也被称作重大活动调度员,全职负责组织公司的各种会议,宴会,研讨会和学术会,不管是国内会议还是国际会议,都在他的职责范围之内.会议的实质气氛和会议内容却是高级管理层的责任.股东年会:公司最重要的大会就算是小公司的ceo也看中年会，会把它看作是跟最重要的听众—公司所有者（股东们）直接交流的大好机会，股东年会也是管理层人员展现自身的才能，踏实和坚毅

2、的机会，以此告诉股东们自己是完全值得信任和值得花钱聘用的。有时候，深厚历史的企业需要使用一些“作秀”手段，比如说在会场入口处悬挂大型图片，播放一部短片，举行幻灯片展，甚至还有时装表演（如果该公司与服装贸易有关）。图像或者音频，视频展览如果做得很好的话，会给股东们留下深刻的印象。并且影响他们对企业的投资力度。年会的时间和地点通常会一年举行一次年会，一般定在春季，这是正值年终财务结算结束时，最常见在早晨或者下午的早些时候举行年会，以便媒体在次日报纸付印前有足够的时间进行全面的新闻采写。公司章程或者议事程序规定了年会的地点和时间，到时所有的股东都会收到邀请函。举行年会的场地可以选在任何地方

3、，比如总部办公楼，分厂，溜冰场，酒店宴会厅，也可以是足球场等。向会者交待会议时间，地点及安排大型股份公司的ceo至少要在年会开幕前提前三道四周通知每个股东，以便给对方充分时间作答复，与开会通知一并送出的是一份股东委托书（说明会议地点，时间以及讨论内容的文件）此外还要给无法到场的股东发送一张选举卡，股东填写好选举卡后立即记录下来，因为一般这些评论显示了股东对现任管理层的看法，从委托书还可以猜测出年会上可能遇到的麻烦，比如有人对公司政策持反对意见。会议秩序：以前，股份公司年会的唯一作用就是形式化的批准CEO的一系列决策，但现在情况已经大不一样了，当公众提出某个合理的问题时候，公司应该负责

4、的进行回答，而不是对此怀有敌意，年会并不是用来尔虞我诈的，CEO首先应该做出表率，他和股东们要尊重互相的观点。如果公司管理层组织有序，能很专业的处理好会议事务的话，现场就井然有序，如果有人想提问，应该在会议开始之前就提交，上交委托书也是在这个时候，这海洋可以让CEO有充分的时间准备合时的答案。股东的礼仪给股东发《会议指南》1．股东及投票委托人未经主席同意不得发表演说，在主席示意讨论前，与会者不得提出或者发表任何有关业务的问题及评论，其他方面的问题和评论可以在提问或者评论时间提出，发言时请站到过道处并使用话筒。2．对他人权利的尊重时本次会议与会者言行优劣的判断标准，为了举办一个公平，公

5、正的商务会议，我们要求与会者们互相尊重并互相理解。、3．希望您能配合本次会议的时间表，为公平起见，每个股东和投票委托人只能发表一次评论或提一个问题，如果时间允许，可以等其他发言人讲完后第二次发言，如果有必要，主席可以强制限定时间。会议议程：年度股东大会议程：（日期和具体时间）（城市，具体地点）1．宣布会议开幕2．介绍董事会成员，荣誉董事，公司高层管理人员及其他人。1．会议注意事项2．到场的股东及股东代理名单3．宣读股东寄回的委托书，代理声明书（这些辉占用会议不少的时间）4．宣布到场人数已达到法定限度5．秘书宣读上次股东年会的摘要6．某位董事示意可以省略宣读上次股东年会的摘要7．CEO

6、作报告8．播放新产品的宣传短片9．任命选举监察员10．清点选票后宣布当选董事11．某些决策的表决12．选举产生下一年度的审计员13．其他需要讨论的业务问题14．提问时间15．闭会董事会会议这是首席执行官职业生要中最重要的会议，该公司的董事会秘书会把材料寄出去，材料：会议的全部议程，包括日期，时间和地点会议报告内容（统一格式，其中最重要的是财务报告）前次董事会议的内容（如果没有任何错误的话，此次会议立即通过该项内容）关于公司政策，手续，预算或委员会报告的专门汇报委员会会议的全部内容预定会议场地和服务时的谈判成功的会议策划者不会听到第一个报价就拍板，他要么跟对方讨价还价，要么在这个价格上

7、争取得到更多的服务，如果你负责策划某个会议，就要以下各方面进行谈判：会议室租用费套房费用表演费用宴会场所娱乐设施的使用总支出中的小费比列如果主办方公司事先答应用现金支付所有与会议相关的费用（这样场地所有人九可以不用照百分比向信用卡发行银行支付巨额手续费，那就意味着主办方也可以省下一大笔支出，会议主办方可以根据向对方要求较为优惠的价格，不需要为此感到难为情，这就是所谓的生意经）一定要让酒店，旅游景点以及其他供应商根据谈妥的价格签订合同，包括从套房之送达会议室