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1、企业年会：年会策划者如何控制年会活动策划成本明阳天下会议服务年会策划者如何控制年会活动策划成本:一、交通将年会安排在临近的区域范围内.随着汽油价格上涨,交通费用在不断增加.为了将交通费用降低到最低点,要尽可能将年会安排在距离大多数参会代表住宿地点比较近的地方,或者尽可能找一个参会代表可以步行到会场的年会中心去开会.引导同城的参会代表乘坐公共交通工具到年会现场,特别是年会中心正好有停靠站的.通常情况下,乘坐公共交通工具比安排专车穿城接送速度要快,比乘坐出租车价格要低.将迎送服务改为报销机场班车、公交车或地铁发票.在与酒店、度假村商谈的时候,要求他们免费为嘉宾提供来去酒店的专车服务,
2、而且要预留免费的停车位.要求当地的出租车公司为参会代表到展览现场、餐馆以及景点提供打折服务.使用航空公司的贵宾休息室为年会团队提供迎送服务.旅行要错过高峰期(一大早或晚上).问一问酒店是否提供机场免费接送服务.让年会中心为参会代表在转移时提供一些必要的暂时休息场所.让赞助商支付班车费用,作为交换,可以在酒店班车的宣传牌、年会中心的班车停靠站以及班车上为他们做广告.搞清楚需要多少台客车,预订恰当的座位容量.如果你的大部分团队成员体力比较好的话,可以将酒店订在年会中心附近步行的范围内,无需提供接送服务.如果这样做的话,一定在你的注册材料中写清楚,让参会代表都知道.如果你的参会代表中有
3、许多残疾人,尽量将他们安排在一个或相近的几个酒店中,以便于集中安排残疾人车辆.二、会务组成员雇佣现场注册和服务人员,不用为会务组成员付交通费.了解当地的加班限制和规定.安排会务组成员在正常工作时间内开展工作,避免加班.按天为会务组成员提供差旅补助,精确地规划出他们在餐饮和交通费用方面的许可范围.尽可能多用实习生和志愿者.三、演讲人与娱乐请会员或当地人作演讲人.对于任何领域的任何协会来说,会员名单中总是会有一些重量级的专家可以作演讲人.如果可能的话,以减免注册费的方式邀请会员到会演讲.也可以邀请当地的演讲人,以节省旅行费用.对于那些需要旅行到年会举办地的演讲人,给他们准备好旅行指南
4、,这样就不用另付大巴、五星级酒店以及头等舱机票费用.如果考虑邀请知名的天才演出团体为你进行一个晚上演出的话,就与当地的教堂团体、青年团体或学校团体联系,来满足你的音乐和娱乐方面的需求.很多城市通常都有一些颇具天赋的演出人才,而且几乎没有什么费用.另外,如果他们是一个非盈利组织的话,你可以把演出费用捐给他们的组织,这不能不算是一件好事.开始行动吧!演讲人和娱乐费用通常每年都上涨.锁定今年的费用.放弃分项计算的方法,谈一个一揽子费用方案.将演讲人和娱乐团队安排在同一家酒店或同一个城市.在年会中经常与多面手合作.了解演出团队的组合规则,以最大限度地减少所需的音乐家数量.寻找一个在你的年
5、会举办时间前后在当地巡回演出的团队.如果你预订了一个已经在该地区演出的团队,你可以节省机票费用,没准儿还能省下音响费用.让你的演讲人在年会现场销售他的或她的图书、CD或其它产品,以换取他们在演讲费用方面的让步.四、配置与搭建了解一下在同一个酒店还有什么团队在你的年会前后举办年会,与他们一起购买搭建所需的物品.这样可以节省材料及拆建费用.如果你的会期超过两天,年会室的配置与搭建不要有变化.现场办公用带裙边的餐桌就行,不必租用专用的办公桌.减少储备用房,节省视听与配置费用.使用酒店里具有两种配置功能的空间,比如一个空间既可以开会也可以用餐.可以用幕帘或植物把空间隔开.使用一个户外场所
6、以减少装饰费用.使用公共场所开会,如图书馆、公园、植物园、博物馆等.这些地方费用很低,因为有时候你可以到外面订餐.开发一些可以重复使用的年会标牌.不用自己购买标牌,可以用酒店的.五、印刷把年会资料刻在CD上,或放在网上供大家下载.这样做不单有降低成本方面的意义,对有环保意识的参会代表也很有吸引力.对于同等信息量的资料,纸质印刷品要比CD光盘成本高很多.如果参会代表喜欢纸质材料,他们可以在办公室打印出他们所需要的那一部分,其它的可以通过电脑观看.年会策划者尽量通过电子邮件开展年会营销工作,这样可以节省邮寄费用和印刷费用.请一些高质量的印刷商为你提供报价.每一项印刷工作都有不同要求,
7、每一个印刷商都有不同的设备、停工期和成本标准.学习一些专业术语.你越了解你的图文设计和印刷需求,印刷商就越可能准确地向你提供你所需要的东西.使用标准表格,表格中规定了所有的变量(放量、背面使用情况、数量、油墨颜色、纸张厚度、周期、交货等).这样做你就不会忘掉印刷事务中的一些重要细节.要与新的技术保持一致.经常问一问你的印刷商,看他们是否有更简单、更快速或者更便宜的方法.如果你的印刷材料必较多,考虑请一名印刷顾问.通常情况下,印刷顾问可以为你的年会印刷打包业务找到最佳的供应商.在年
