文件和资料控制[青岛某电器公司质量环境管理程序文件]

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1、青岛营上电器有限公司质量/环境管理程序文件编号：WHLGA1001A第1页共5页第0次修改生效期：主题：文件和资料控制1.目的：加强公司对文件和资料的控制工作，确保相关部门及时得到并使用有效版本。2.范围：适用于质量/环境管理体系有关的各类文件和资料的控制。3.职责分工：3.1管理者代表（公司总经理）负责手册的审核，并将手册报董事长批准；各部门主管负责程序文件的审核，由办公室汇总报管理者代表（兼质量负责人）批准，并确保加贴强制性认证标志的产品符合认证标准的要求。3.2SBU办负责程序文件的发放、回收、销

2、毁、原稿的保存及做好相关记录，并对现有体系文件在管理评审时进行评审。3.3各部门负责相关程序文件的编制工作，并将审核会签后的程序文件报SBU办。4.工作流程：文件修订审核、批准改进提高正常管理文件实施文件受控发放5.程序说明：5.1文件和资料的分类：体系文件：质量/环境体系手册、程序文件和文件附表及相关作业指导书。技术文件：技术标准、图纸、工艺文件、操作指导书、检验/检测和计量文件等。外来文件：国家/国际标准、法律法规、集团内相关部门及政府部门文件等。其他文件：组织机构、培训计划、管理方案等。5.2文件

3、的控制：5.2.1文件编号：a．手册编号为WHLGSC；手册包含文件编号为WHLG+文件序号(详见文件：WHLG05)。b．程序文件编号为WHLGCX；程序文件包含的文件编号为9位数WHLG+文件编制部门编号+文件序号。全套文件换版，则在每个文件部门编号前加B、C……，若某个文件换版，则在该文件编号后加A、B、C……；文件附表的编号是在该文件制定人：秦巍巍审核人：王宣华批准人：韩孝和武汉海尔冷柜事业部质量/环境管理程序文件编号：WHLGA1001A第2页共5页第1次修改生效期：2006.02.07编号后

4、顺次加F01、F02……，其中01、02……是附表的顺序号，附表更改后在附表编号后加A、B、C……。例如：WHLGB1001B表示全套文件第1次换版，编号为WHLGB1001的文件第2次更改。WHLGC0602F01B表示全套文件第2次换版，编号为WHLGC0602文件的第1张附表第2次更改。c．部门二级程序文件（不包括工艺文件）的编号为5位数A＋文件编制部门编号＋文件序号。文件修改换版，则版本号A更换为B、C、D……；文件附表的编号是在该文件编号后顺次加F01、F02……，其中01、02……是附表的顺

5、序号，附表更改后在附表编号后加A、B、C……。例如：A0602表示质管处的第2个二级程序文件。B0101表示综合办的第1个二级程序文件第1次换版。B0503F03B表示检验处第3个二级程序文件第1次换版，此文件的第3张附表第2次更改。d．工艺文件的编号为产品型号＋工艺文件特征号＋工序代号＋细分号(详见文件A0601)。5.2.2体系文件的编制、审批：a.手册由SBU办编写，管理者代表(兼质量负责人)审核，事业部长批准。b.程序文件由相关部门按照职责分工进行编写，部门负责人审核，管理者代表(兼质量负责人)

6、批准。c.其他体系文件由相关部门编写，部门负责人审核，分管部长批准。质量/环境体系一级程序文件根据需要，由SBU办分配相关部门起草，原则上在部门职能未发生重大变化情况下，修改文件的工作由原文件起草部门执行，对一级程序文件的起草或修改应经该部门负责人审核后，送交SBU办初审，初审无误后，由SBU办附《程序文件会签表》，并列出需会签的部门明细，退回原相关部门落实会签意见。如有异议，起草部门应与之协商达成一致后，送交SBU办再审，审核无误后报管理者代表(兼质量负责人)批准。武汉海尔冷柜事业部质量/环境管理程序

7、文件编号：WHLGA1001A第3页共5页第1次修改生效期：2006.02.075.2.3体系文件的发放：体系文件经批准后转SBU办，由SBU办编制《文件和资料发放清单》，报管理者代表（兼质量负责人）批准后，将文件按清单复印相等份数，盖红色“受控”印章，并注明分发号进行统一发放，同时收回旧文件。文件领用部门在《文件和资料发放回收记录表》上签收。5.2.4体系文件的更改由文件更改申请者填写《文件更改申请单》，经原审批程序批准后进行更改。若原审批人员有变动，则由其继任者或授权人进行审批后，将更改后的正稿和相

8、应的《文件更改申请单》交SBU办，由SBU办按原发放清单进行发放，同时回收相应作废文件，并在《文件和资料发放回收记录表》及文件目录中做相应记录。文件的更改一般采用整份换版的方式，如需采用换页、局部修改、划改、刮改等方式修改时，需在《文件更改申请单》中特别注明具体的更改方法。5.2.5体系文件的领用：因文件和资料丢失、严重破损或其他情况（如提供给顾客、认证机构等）而需领用时，由申请领用者填写《文件和资料领用申请单》，经部门负责人审核、管理者代