《文件编写标准》doc版

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1、人本集团上海轴承有限公司制定部门人本上轴发放号作业指导书文件编号XS110-ZD-32-001版次1.0标题文件编写标准制定日期2009-09-08页次1一、目的：为规范本公司质量管理体系相关文件的格式，加强文件一致性、美观性，便于文件的使用和控管，将各类受控文件的编写方式与细节要求予以详细规定。二、范围：1、本规定适用于质量管理体系各类文件，及公司内其它各类受控文件。2、一阶文件和二阶文件，必须严格遵照本规定编写。三阶文件格式不拘，可参照本标准编写。三、职责：1.上轴总经办：制定并修改文件编写标准。2.各区域公司总经办：提出对标准的修改意见或建议。四、工作程序：（受控文件的封

2、面、修改发行记录与内页格式规定）。1、封面格式：参见本标准之附件一。（1）本公司名称：任何受控管文件皆须于封面上标注“公司名称”（公司名称必须是全称）。（2）文件名称：编排的字体、位置，如附件所示。（3）文件编号：见（五、文件编号规定）。（4）制定部门：记载文件制定部门。（5）总页数：为避免日后修订时，每改动一页须整本修订之问题；内文不注记“总页数”；封面处注记本文件“总页数”资料，便于控管。此方法提供一个可以弹性编排“页码”的功能，当修订将增加若干页数时，为免扩大变更范围，可允许原页码“n”后加延伸码“-n”(页“n-n”，表示“几之几”的形式)来表示。（6）审核签署：A、制

3、定：由权责部门或主要起草制定人签名。B、审核：由该规章制度之指定人员，于审核确认后，签名。如需要时，可采用复式审核，由主要权责部门主管1人或多人正式签署之。C、核准：由该规章制度适合的主管签署，赋予该规章制度正式权威，赋予规范各相关部门遵照实施的权力。D、关于会签部门，因机动性大，在＜文件制定/修订/废止申请表＞记载。若该文件须由多个部门共同签署，则可视实际情况，扩大“审核”栏目内的签署人员。封面签名只显示制定人签名(文件主要起草人)→审核（制定部门相关主管）→核准（该文件适合之主管签署）。相关会签部门人员，于＜文件制定/修订/废止申请表＞记载。人本集团上海轴承有限公司制定部门

4、人本上轴发放号作业指导书文件编号XS110-ZD-32-001版次1.0标题文件编写标准制定日期2009-09-08页次22、<文件修订履历表>：见附件六（1）如附件格式所示，重要的栏目：A、序号B、修订日期C、页次D、版次E、修订说明：简要陈述本次修订的主旨，参见＜文件制定/修订/废止申请表＞F、备注：必须将<文件制定/修订/废止申请表>的“单号”详实注记。（2）以上各个栏目的内容，必须在发行修订版文件时，由文管中心详实登录，连同新版文件一起发行。各区域总公司在发行修订版文件时，须到人本上轴文管中心详实登记，连同新版文件一起对人本上轴发行。具体见《文管中心作业规定》。（3）文

5、件单页控管栏：记载本文件各页的页次及版次。A、页次，基本顺序编排。遇有删除1页时，可跳号不补，遇有增修加页时，可允许原页次码“n”后加延伸码“-n”(页“n-n”的形式)来表示。B、页次栏目只编排至正式文件内容最后一页。属本文件但非正文(如：附表、附图、附件等),不计入顺序编码，以“附表一”、“附图一”等形式记录。C、若所附表单属小型表格形式，允许一张A4规格的附表页内并贴数张表单格式。D、文件正文页数及附表、附件、附图页数，全计入“总页数”内（但封面和修订履历页不计入总页数内），以确保对完整的文件内容的控管，防止脱页问题发生，同时可使文件修订工作不致造成太大的浪费(改1页换整

6、本)，以鼓励文件作经常修订。E、版本及版次：a、文件版本：试运行版本为0码，正式文件版本为1码（从数字1开始）“1”表示发行第一版。版本变更即第1版升级为2版，以此类推。b、文件版次：本栏目内的版次，是对该页次的版本的宣告。版次码在第2码，第一码为文件版本码，第二码为该页文件的版次码(从数字0开始)，中间以“.”区隔，记录于每页文件内。格式示例：1.0，即表示该页文件为第一版文件的第0次修改。文件版次修订时须对文件页内版次作修改。格式示例1.1，即表示该页文件为第一版文件的第1次修改。c、文件修改时，究竟是版本的变更或只是版次的修订，由申请人视修订的幅度和修订内容决定。凡属细节

7、修订，无关该文件结构者，视为版次修订，凡修订为更改该文件结构者，则视之为版本变更。当历经9次版次变更后，亦自动视为版本变更。人本集团上海轴承有限公司制定部门人本上轴发放号作业指导书文件编号XS110-ZD-32-001版次1.0标题文件编写标准制定日期2009-09-08页次33、内页格式：（1）关键要素有：A、公司名称。B、文件名称。C、文件编号。D、制定部门。E、该页版次。F、修订日期。G、页次。（2）上述各要素的主要功能，是为了确保文件发生散落时，任何一页文件上所具备的讯息，可以非常明