枸杞食品公司文件和资料控制程序

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1、文件和资料控制程序1目的保证质量管理体系有效运行的所有场所都使用适用文件的有效版本。1.2使文件标准化，并得到持续改进。2范围适用于公司所有文件，包括生产经营所需的内部文件和外來文件。2丄公司质量方针和质量目标。2.2标准：管理标准。2.3规范：安全操作规范、行为规范。2.4外来文件：适用的各类国家法律、法规、标准，来自上级部门、供方或顾客等同级单位的文件。2.5对外文件：红头文件、商函等对外报送的所有文字资料。3定义3.1规范：阐明要求的文件。3.2技术标准：包括采购产品标准、过程制品标准、成品标准。3.3操作规范：工艺/安全/设备操作规程、检化

2、验操作规程、各种质量控制计划、各种检化验计划等。3.4行为规范：考勤管理、上岗证管理等员工行为管理规定。3.5管理标准：第一个PDCA（P策划、D实施、C检查、A处置）过程的详细描述。3.6外來文件：非本公司内部编制的，来自于公司以外组织的适用的文件。3.7文件评审：为确定文件主题事项达到规定日标的适宜性、充分性和有效性所进行的活动。3.8字（word）：标识文件屮横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。3.9行（line）：标识文件中纵向距离的长度单位。4职责4.1办公室负责文件的标准化。4.2各职能部门负责木部门职责范围内管理文件的编制。

3、4.3办公室负责程序文件、管理文件的编制。5管理内容和方法公司内部各类文件无特殊要求一律双面打印。5.1文件格式5.1.1纸型：文件用纸统一采用A4型，其幅面尺寸为：210mmX297mmo5.1.2页面设置：5.1.2.1装订时的页边距：上2.0cm,下2.0cm,左3.0cm,右2.0cm；如设有页眉和页脚时，其高度分别为1.5cm,并将天头改设为0.5cmo5.1.2.2非装订时的页边距：上、下、左、右均设为2.5cmo5.1.3图文颜色：未作特殊说明，文件中图文颜色均为黑色。5丄4排版规格：正文用小四号宋体字（红头文件用4号字），标准字符间

4、距，行距为26磅固定值（红头文件为标准单倍行距），排版要求版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心（页边距内的部分）不斜，误差不超过1mm。5.1.5页眉5.1.5.1对内行政文件：左边顶格为大小合适的“正源”标识，接着是“宁夏正源吴忠清真食品有限公司”，排列方式为左对齐。下面为一条1磅粗的黑色反线，线随字走，字无则线止，具体样式见版式5.1.5.2对外行政文件：左边顶格为2cmX2cm"正源”标识。第一行居中为公司中文全称，采用小二号加粗黑体，标准字符间距；第二、三行居中为公司英文大写全称，采用四号加粗倾斜宋体标准字符间距；第四行为公司英文

5、网址，采用四号加粗倾斜宋体标准字符间距。下面为一条1磅粗的黑色反线，线长与版心同宽,具体样式见版式2。5.1.6文件标题：页眉下空一行，用小二号黑体标准字符间距，一行或多行居中排布，回行时，要做到词意完整、排列对称，间距恰当。5.1.7红头文件的发文字号及标题：其红头部分由办公室统一设计。红头下空一行，用小四号体字，居中排布发文字号。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，写在六角括号“[]”内，序号不编虚位（即1不编为001）,不加“第”字。对于以情况简报形式下发的红头文件，其发文号以“第XXX期”代之，并在发文件号同行左侧标主办部门。发文号下

6、面为一红色反线（随红头设计），反线与版心同宽。红色反线下空一行，标文件的标题。5.1.8正文：无条款标题号（如X.X.X）的文件，每自然段首行缩进2个字，数字、年份不能回行，具体按5丄4排版规格的要求排布；带条款标题的文件，标题号及标题用标准字符间距小四号（红头文件用4号）黑体字排布，标题后加冒号，标题号与标题间空一个字符。5丄9附件：文件如有附件，在正文下空一行、左空2个字用小四号（红头文件用4号）宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.XXXXX"）：附件名称后不加标点符号，附件应与文件正文一起装订，并

7、在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号，附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与文件正文不能一起装订，行政文件应在附件左上角第1行顶格标识文件的发文字号并在其后标识附件（或带序号），其他文件应在附件左上角第1行顶格标识文件的名称并在其后标识附件（或带序号）。5丄10文件的成文吋间：正文右下方用汉字标注年、月、日，“零”写为字母“0”,成文时间的标识位置为右空四个字。5丄文件生效标识（印章）5.1.11.1单一行文：单一部门制发的文件在落款处不置发文机关名称，只标识成文时间。加盖印章应上距正文2〜4mm,端正、居中下压成文时间。一一当印

8、章下弧无文字吋，采用下套方式，即仅以下弧压在成文吋间上；—一当印章下弧有文吋，采用中套方式，即印章中心线压在成文吋间上。5