档案资料收集整理对采供血机构评审的作用

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1、档案资料收集整理对采供血机构评审的作用关键词：血站；档案管理；执业验收评审根据国家法规规定，釆供血机构需每三年实施一次执业技犬审查，审核合格后才可发放血站执业许可证。档案管理是血站质量管理体系的主要组成部分，完善档案管理规章制度,加强管理力度，持续提升血液质量，可有效保障血站系统的高效运行。验收评审工作的顺利开展与档案管理息息相关，档案资料的收集、整理是开展评审工作的基础和重点，通过有效规范的评审，剔除不适宜的体系，补充完善缺漏制度，以确保血站运行体系符合国家法律法规，满足质量体系标准要求

2、1・2］•本文旨在探讨档案资料的收

3、集、整理等环节对采供血机构评审的作用。1档案规范化、标准化管理《血站质量管理规范》［3］是血站质量管理的基本准则，它覆盖了所开展的采供血和相关服务的所有过程，要求血站必须建立和持续改进质量体系，并负责组织实施和严格监控。质量体系是开展管理工作的源头和基石，建立和持续改进质量体系关系到血站业务的正常开展和高效运行。现实工作中因血站工作流程长，部门与科室之间衔接坏节繁杂，各部门之间职责不明确,易造成记录不及时，归档分类不规范。因此实施标准化管理流程，设岗定位，明确站长及各类主管的职责，是质量体系文件的关键内容。血站站长负责传达国

4、家新近发布的程序文件及批准审核质量管理体系文件；质量管理科是血站管理体系最为重要的科室，主要负责质量管理体系文件的编写、修订，以确保文件内容符合本血站的工作要求；档案办公室则负责归档、收回、保管和销毁各类文件［4］.质量档案包括质量管理体系文件和质量记录。质量管理体系文件确定文件编写规则，制定血站业务档案归档范围（表1）和保管期限。程序文件、质量手册、管理性文件、技术性操作类文件及外来文件是血站常见质量管理体系文件,其存档期限依据文件性质而定。目前档案保存期限设为3年、10年和长期3种，操作性过程记录保存期限为3年；技术性结

5、果记录保存期限为10年；程序文件、质量手册、管理性操作类文件和技术性操作类文件是血站重点保存文件，其保存期限一般都设为长期。成立综合档案室，实现各种门类、载体档案的集中统一管理，是档案室星级验收的基本标准之一，也是做好档案工作的主要前提。血站工作中产生的档案种类繁杂，涉及到业务、财务、基建、人事等多种档案类型，且随着现代技术的发展，除了纸质档案，还有图文档案、声像档案、特种载体档案等现代化信息档案，只有实行规范化集中管理，做好档案的分门别类,才能有利于档案信息资源的综合开发利用，在验收评审时快捷准确地向决策层、管理层及评审人

6、员提供所需档案信息[5].2评审的重要性和常见问题2.1评审重要性档案管理是以文件形式列出有效、一体化的技术和管理方法，通过文件的形式来指导血站工作，协调设备和信息，从而降低运行成本，保障血液质量。随着现今社会和医疗技术的不断发展，技术的升级、设备的更新换代等与固有文件规范发生偏移，已不能满足血站日常工作的顺利开展，因此国家每年会根据实际情况岀台新的法律法规或标准来规范行业行为。《血站质量管理规范》明确指出应定期开展评审工作，列明文件的修改、发放以及存储清单，待评审合格方可发放血站执业许可证。档案管理是质量体系审核的重要凭证

7、，对血站体系的建立实施和改进具有明确的指导作用，因此作为评审重点开展，在评审过程中剔除文件中不适宜的标准和内容，补充不完善的方面，以确保满足血站工作运行需求，准确指导釆供血业务及相关服务。2.2评审常见问题尽管近年来不断加强血站评审工作，但仍存在以下几点常见问题：①形式性评审。形式性评审是由于评审人员对评审工作性质认识不足，工作态度消极，在评审时没有进行认真阅读和思考，使评审工作流于形式，不能够准确的评估和修改文件中的漏洞和不足。②缺乏全面的资料。评审的资料虽经档案室统一管理，但部分档案未履行相关手续，未保留作废文件，部分资

8、料并非原始资料，且缺乏行政和后勤相关档案资料，很难暴露真实的漏洞和不足。③缺乏质量体系相关知识。评审人员缺乏对质量体系的相关认知，对文件版本号的理解存在偏差，修改时仅限丁•评审到的文件，缺乏全面系统性的修改，导致修改后的文件不能正确指导血站运行。因此提高对评审工作的认识，加强培训，做好档案资料的收集和整理工作，真正做到评审规范化、体系化。3档案资料的收集整理是评审的关键3.1扎实做好FI常工作，全面完整收集归档材料根据《技术审查及执业验收标准》，档案管理人员必须科学、有效、完整地收集相关业务资料，分类整理归档，使档案资源能够

9、全面、真实、客观记录血站各项管理和业务工作,准确反映采供血工作全貌。档案室需有专职档案管理员负责综合档案室的管理，各科室应设有兼职档案员负责科室档案的收集、整理和移交[6].3.2规范业务记录的填写血站业务岗位工作记录需遵循5大原则，即字迹清楚、项目完整、内容真实、格式规范、记录及时。除以