浅议做好高职院校档案管理工作对策和措施

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1、浅议做好高职院校档案管理工作对策和措施摘要：本文主要论述了档案和档案工作的重要性，分析了高职院校档案管理工作的总体现状和存在的问题，并在此基础上，提出了改进和提升高职院校档案管理工作综合水平的对策与措施。关键词：高职院校档案管理对策措施中图分类号：G717文献标识码：CDOI:10.3969/j.issn.1672-8181.2013.13.134档案管理工作是高职院校重要的基础工作之一，在高职院校的整个发展过程中，具有不可替代的重要作用。当前，各高职院校正在进行新一轮改革，这也为档案事业的发展带来了新的挑战和契机。笔者认为，高职院校档案管理部

2、门应该抓住机遇，解放思想，更新观念，实施新的行之有效的对策与措施，提升档案管理综合水平，努力为学校的教学、科研、管理做好服务。1档案工作的内涵及其重要作用《高等学校档案管理办法》第二条指出：“本办法所称的高等学校档案，是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。”学校的档案真实地记录了学校教育教学工作中呈现的内容、方法、途径及效果，揭示了教育工作的全程，是衡量学校教学工作质态的标志。我们可以用学校档案信息，在促进教育教学深入改革、全面提升学生综合素养、有效推

3、动学校决策评估、充分发挥档案查询效能等方面，充分发挥档案得天独厚的资料作用。2高职院校档案管理工作的总体现状和存在问题针对目前高职院校是合并组建或者由中专学校直接升格而成的，内部情况比较复杂，而且建校时间较短的现状，笔者经过调查研究，认为存在以下几个方面的问题：2.1全员档案意识不强当前有少数高职院校对档案工作在学校整体工作中的地位认识不够，甚至在基本建设方面都没有充分的保障。比如没有专用档案库房，有的档案室狭窄、潮湿，更谈不上购置现代化档案管理设施设备。没有认识到做好档案服务性的重要作用，使档案工作处于十分尴尬的境地。2.2档案管理需要加强和

4、完善当前，很多高职院校设立综合档案室为档案管理部门，归属学校办公室领导，档案室配备一至二名专职或兼职档案工作人员。在实际工作中，办公室由于日常工作繁多，对档案工作难免有所“冷落”，而兼职档案员本身就是教学或者行政工作骨干人员，参与其他工作较多，在必要的档案工作方面精力就十分非常有限。众所周知，档案管理工作的政策性、专业性、技术性要求都是很高的，而现实工作中忽视档案人员力量的配备和提高却是常见的现象。2.3档案保护方面缺乏保护意识，弱化档案管理作用档案保护的要求是细致、细心，定期检查，随时反省，防患于未然，这是做好档案工作的必要条件。而目前高职院

5、校档案管理工作人员的工作比较被动，缺乏档案保护意识，出了问题相互推诿，界限不清。缺乏基本的工作要求，得过且过，不求工作质量。除此之外，随着档案管理现代化的发展，档案资料多采用硬盘、光盘，磁盘等现代化手段精心保管，新材料对保管条件也有了新的要求，比如紫外线、阳光对有些档案材料都有害，所以对不断发展的新情况都要及时学习，及时更新保管条件，定期复制，延长电子文件的寿命。使档案管理真正实现养兵千日，用兵一时，在关键时刻为教学、科研及社会服务。3改进和提升高职院校档案管理水平的对策与措施3.1加强对档案工作的宣传力度在实际工作中，多种形式加大档案宣传是提

6、高思想认识，形成全员重视档案工作的重要手段：①采用展览、会议、广播、撰写体会以及举办晚会等方式，大力宣传国家有关档案工作的法律法规及档案工作的相关知识。②利用简报和目录索引，通报档案室所藏档案内容，介绍多种检索途径和编撰研究成果。③选编档案利用效果实例，向社会展示利用档案所取得的社会效益和经济效益等等，以增强人们的档案意识，树立利用档案的观念。3.2创建高素质的档案管理队伍在人才入口关方面，引进有专业知识、专业技术、技能的人才充实到档案队伍。与此同时，加强档案在编人员继续教育，不但提高业务知识的学习，还要掌握现代新技术。当前高职院校的发展与改革

7、正处于快速发展时期，对档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战。档案管理人员要拓宽视野，及时了解高职院校档案工作的特点、现状及发展动态，不断提高自身素质，与时俱进。3.3严格执行档案管理制度首先，构建与完善各项规章制度，把档案工作制度建设作为完成档案工作任务的前提，这是做好学校档案工作的基础和保证，使学校档案工作有章可循，有据可依，照章办事。其次，在制定档案工作规章制度和相应的配套考核制度的同时，要把档案工作任务分解落实到人，明确规定档案工作人员职责。此外，创新档案管理模式，真正实现档案管理各环节的标准化、规范化。随着社会的进步和高职

8、院校的发展，传统的档案管理模式已经滞后，远远不能适应形势发展的需要，要根据实际情况不断调整和更新管理制度。3.4大力开发信息资源，提高档案开发利用率档