浅议高校教学档案精细化管理

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1、浅议高校教学档案精细化管理精细化管理是建立在常规管理的基础上，将社会分工和服务质量精细化，并将常规管理引向深入的思想和管理模式，是一种以最大限度地减少管理所占用的资源和降低管理成本为主要目标的管理方式，是现代管理的必然要求。教学档案管理作为院校教学活动的重要组成部分，其管理的实质就是将各类在教学活动中形成的原始的、分散的教学档案，通过管理过程使其实现有序化、标准化要求，从而提供科学、准确、高效的利用服务。因此将精细化的管理理念和手段引入高校教学档案管理工作中，有着十分重要的现实意义，是现代管理发展的必然趋势。一、精细

2、化管理概述（一）精细化管理的内涵。精细化管理是一种管理理念,一种管理文化，以“精、准、细、严”为基本原则。“精”是指做精，求精，追求最佳、最优。“准”是指准确、准时。“细”是指做细，具体是把工作做细，管理做细，流程管细。"严”是指执行，主要体现对管理制度和流程的执行与控制。精心是态度，精细是过程，精品是成绩。（二）精细化管理的基本特征就是重细节、重过程、重落实、重质量、重效果，讲究专注地做好每一件事，在每一个细节上精益求精、力争最佳。（三）精细化管理的方法。精细化管理是一种管理技术,是通过规则的系统化和细化，运用程序

3、化、标准化、数据化和信息化的手段，使组织管理各单元精确、高效、协调和持续运行。即把复杂的事情简单化；把简单的事情流程化；把流程化的事情定量化；把定量的事情信息化。二、高校教学档案精细化管理应该注意的问题（一）强化细节意识，明确管理标准，细化工作流程。教学档案管理工作的目标是通过对教学活动中产生的各类文件资料进行分类、编码、录入、装盒、上柜等一系列环节的整理、加工，为人们提供高效、便捷的档案利用服务，实现档案资源共享。因此必须建立一套科学的管理标准作为教学档案精细化管理的标杆。要避免受“模糊文化”的影响，按照“细化、量

4、化、标准化、系统化、信息化、适时化”的要求，制定各个环节管理所要达到的要求。其中，量化管理是精细化管理的核心，能够量化的环节要尽量科学制定数据标准以供考量，便于检查监督过程中进行“对标”。同时还要细化各个工作流程，加大监督力度，以最大限度的保证各个环节都能达到预定标准。（二）强化规则意识，完善规章制度，保证教学档案工作的高效运行。健全各规章制度，是实施精细化管理的起点,合理的、严格的规章制度是各项工作顺利进行的保证。依据上级关于教学档案管理的相关规定，结合本单位的教学状况，制定《教学档案管理细则》和《专业系教学档案资

5、料建设规范》、《教学档案分类表》、《教学档案管理工作流程图》、《教学档案借阅规定》和《教学档案管理员职责》等一系列规定八从制度上保证教学档案工作的有效运行，提高其规范化的程度。（三）强化服务意识，加强业务培训和激励机制，促进专业人才队伍建设，使精细化管理逐步内化。精细化管理是一种新兴的现代管理理论，必须让大家都懂得什么是精细化管理、如何实施和自觉配合。对于教学档案管理人员，首先要进行岗前业务培训，除了教学档案管理的基本理论和技术操作两个方面外，还应当加强精细化管理理论和管理方法的教育与指导，使其牢固树立精细化管理理念

6、。其次，要定期组织业务培训，根据教学档案管理实践，不断提高业务管理水平，增强理论研究能力，强化创新意识，探索新的管理方法，不断将精细化管理落实到实处。再次，要建立激励约束机制，将精细化管理内化为个人的自觉行动。每一个管理者在精细化管理中，都必须始终把人的发展作为院校发展的出发点和归宿，才能使其更加自觉地接受制度的约束和规范。因此，建立有效的奖惩、公平的考核评价机制可以促使管理人员将精细化管理的理念与方法转化为自觉的工作习惯，从而促进教学档案管理工作的发展。