浅议档案数据库在档案管理中作用

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1、浅议档案数据库在档案管理中作用摘要：随着信息技术的不断变化与发展，人们对于信息的不断完善与强化，使其应用于各个行业之中，档案数据库的建立正式对于信息化需求的完美体现，如何有效的加强档案数据库的建设，以便更好的在档案管理中发挥重要作用，成为了当今档案管理中亟待解决的问题之一，档案信息的发展不仅仅要充分考虑档案信息的资源化，还要考虑到档案对于自身的管理，数据库的安全设立是保证档案管理正常运行的首要条件，也是基础条件。对此文章主要针对档案数据库存在的一些问题进行简要的分析与总结，并提出相应的解决措施。关键词：档案数据库；档案分类；研究分析档案数据库是以档案的本体管理为基础

2、，兼顾数据库设计和应用发展的需要，将包括档案实体信息、管理信息、应用环境信息在内的各种类型数据按照特定数据模型进行组织的数据集合。在长期实践中，数据库以其独特的优点已经证明它是信息资源组织、管理、共享的最佳方法，在数据冗余度、管理效率、数据完整性控制等方面都有良好的表现。事实上，档案数据库是各类档案信息系统正常运行的核心组件，是档案信息化不可或缺的基础工作之一。1档案分类理论对档案数据库的建设起着导向作用档案管理是针对于档案分类而言，进行的一种管理方式，其主要目的就是为了档案信息的管理规范化，流程分类的有序化。档案管理的形式多样且复杂多变，所以在进行管理过程中要尤其

3、注意档案的分类，划分。将不同的档案按照一定的原则进行分类，可以从大的方向向小的方向逐渐分类区分，再从小的方向进行细致的分类，这样做的主要目的不仅仅能够将庞大的档案进行有效的划分和管理，还能够为日后的查询奠定基础。传统意义上将档案进行分类的过程中主要是依据标准进行的，并没有一个清晰准确的概念和界定。也有一种方法是将档案按照时间，保存时间的长久进行有效的合理分类，这种分类方式可以有效的针对事件存储的时间对档案有一个整体的宏观把握。强调的是一种以现实为基准的生态分析，更加贴近于事实的本身。现实来讲，这种分类方式是一种归于全宗形式的原则分类，有助于了解档案的整体发展内容，这

4、也是有别于数据库管理分类的一个重要特征，所以某种程度上将，传统的分类方式与现代的分类方式所说不同，但两者之间也是相互独立存在的，不能被取而代之。2数据库在档案管理中应用的现状与不足随着各个行业的不断发展壮大，传统的档案管理方式已经很难适应时代社会发展的需要，对此必须加强改革。利用现代化信息技术手段完善档案数据的管理。计算机作为未来发展建设的主流，在整个信息化时代起到了至关重要的推动作用，档案信息化的出现更加说明了数据库建设在档案中的作用。原有的档案信息管理都是通过纸质媒介进行记载，这在很大程度上存在着一定的缺陷，档案管理人员很容易因自己的失误而出现档案登记错误等现象

5、，这将严重影响档案的使用。不仅仅工作效率差，而且还容易浪费大量的人力，物力，财力，这就说明在进行档案数据管理的同时，也要针对档案人员进行合理的培训，丰富他们的专业知识以及计算机的使用能力。避免因操作人员失误而出现的各种问题，影响档案的发展。在未来的发展过程中，信息化将占据主导地位,档案将越来越规范化。数据化技术将在档案管理中起到越来越重要的作用，对此，必须建立完善的数据库管理体系，促进档案事业的发展。促进经济建设中对于档案管理的重视。3全宗原则及其理论发展对档案数据库建设发挥指导作用首先，全宗原则是档案实体分类的基本方法，是人们经过理论分析和实证研究之后得出的宝贵经

6、验。以全宗为基本单位建设档案数据库，数据库内容反映的是一个现实的实体单位的历史记录，保证了档案数据具有一个坚实可靠的立足点，这是单纯地依靠逻辑分类方法所达不到的。其次，采用全宗原则指导建设档案数据库，能够最大限度地维护档案的原始记录性。因为全宗作为一个独立组织或个人形成档案的全部，是一个不可分散、不可打乱混淆的有机整体，这样能够最大限度地维护和保持档案的本质特性一一原始记录性，这也是档案信息在管理组织上独树一帜、不同于图书、资料、情报等文献的根本原因。档案数据库作为档案信息管理的重要工具和手段，必须服从这一更高的管理目的。良好的数据库设计可以将全宗原则的诸多思想在档

7、案数据库建设中实现，包括全宗内部管理层次、管理联系等。像文书立卷工作中要求的“保持文件之间的历史联系”、科技档案管理中的“成套性原则”等思想都可以通过数据库的设计得以体现。4依据全宗理论进行档案数据库建设，有利于数据库的建设与维护工作全宗理论是在档案集中管理过程中产生的，是随档案工作的发展而不断完善的。全宗理论的确立，对档案室、档案馆档案的管理，有重要的组织作用。全宗理论发展的历史，是与档案整理的不同原则联系在一起的。在数据不断变化发展的同时，按照一定的顺序，可以将全宗理念应用于其中，这样不仅仅能够促进数据库的发展，而且对于管理者来讲也将是一种很好的管理，数据的