浅谈档案管理基础工作在现代档案管理中的作用

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1、浅谈档案管理基础工作在现代档案管理中的作用摘要：当今社会是一个信息高度发达的时代，因此各行业工作中，档案工作的重要性日益凸显了出来。随着计算机信息技术的不断发展，档案管理基础工作是现代档案管理的重要环节，档案的统计、编号、归档等基础工作对档案管理水平有着重要影响。本文着重探讨了其在现代化档案管理中的重要性，并就档案管理基础工作现状分析，提出了其相关应对措施。关键词：档案管理；基础工作；作用中图分类号：G271文献标识码：A前言近些年来，随着国民经济和人们生活水平的飞速发展，人际之间的交流和交往也变得越来越密切。与此同时，档案的重要性也逐渐现象了出

2、来，成为企业工作的种种之中。档案管理工作的优劣直接关系着企业工作的进度，同时也关系到每一个群体的基本信息和参考数据。就目前企业发展而言档案工作直接决定着一个员工的工作业绩、奖金和职位的提升等。但是由于交往的密切性，使得目前档案管理工作数据信息量庞大、工作系数难度高和管理人员现代化管理理念的完善。基于此，在目前档案管理管理工作越来越受到人们的重视，其基础管理也得到了人们的关注。一、档案管理基础工作在现代档案管理中的作用现代档案管理中做好档案管理基础工作是提高档案管理效率和管理水平的前提，档案管理基础工作直接影响现代档案管理的标准化和规范化，因此需要

3、进一步完善档案管理基础工作，提高现代档案管理工作水平。(1)、提高档案管理的规范化和标准化现代档案管理的规范化和标准化是衡量档案管理水平的重要指标，档案管理基础工作需要将档案进行分卷整理，归档，将档案进行分类管理。一些部门由于对档案管理工作重视不足，一定程度上存在一些无用的档案，通过档案管理工作可以将这些档案剔除，将现有的档案进行重新组合，提高档案管理的工作效率。档案管理的规范化和标准化很大程度上取决于档案查找的效率以及档案的完整性，档案基础管理工作将档案进行标题分类管理，对档案的页码和信息进行了归类和管理，提高了现代档案管理的规范化水平。(2)

4、、确保档案检索的准确性档案管理基础工作其中重要的一项内容就是进行档案信息的输人和档案的归类，便于今后档案的查找和管理。做好档案管理基础工作可以方便档案的检索，随着信息技术的应用，档案管理也逐渐采用信息技术，将档案信息输人信息库，方便档案的检索和使用。要想及时准确地找到档案信息这需要在档案管理中正确将档案分类，准确输人信息，如果其中一个环节出现问题，都难以找到准确找到档案。(1)、提高档案的利用率档案管理基础工作水平的提高有助于提高档案的利用效率，在档案管理基础工作中会对档案按照轻重缓急进行分类，对于一些比较重要的档案信息优先加工，一些不重要的档案

5、信息可以稍后加工，这样可以挑选出一些比较有价值的档案，提高档案的使用率。另外在档案信息输人信息库中可以对档案的检索进行完善，比如可以检索关键词或者主题词，这样可以提高检索效率，更快更准地找到所需档案信息。二、档案管理基础工作现状分析(1)、缺少高素质的档案管理人员当前大多数单位的档案信息管理人员年龄偏大，这种不合理的人员结构一定程度上影响了档案信息管理水平。一方面年龄比较大的档案管理人员对于新的档案管理知识以及档案管理系统并不熟悉，并且这些工作人员的学习这些新的知识存在一定的困难，影响档案管理水平。另一方面缺少掌握先进管理知识和管理理念的档案管理

6、人员，在信息时代，档案管理也逐渐采用信息化管理，档案的存档和档案的检索都可以借助信息系统，由于缺少掌握信息系统的工作人员，一定程度上影响了档案管理信息化水平的提高。(1)、档案管理工作不规范档案的档号是进行档案基础工作的重要途径，而在我国目前的档案管理工作中，由于管理员的重视程度不够、专业基础不扎实等原因，往往导致档案管理不规范，例如：缺少目录号、出现一卷多册等情况、档号的命名不规范，导致出现重名等现象，从而影响了档案的唯一性，以及相关档案的及时查找；档案标题不能准确全面地反映档案基本内容，不利于档案的定位和价值鉴定；还有一些档案没有卷内目录和索

7、引，仅靠标题查找，给档案管理和检索带来极大难度；档案管理不够仔细，很多案卷出现缺页、少页、断面等情况，尤其是一些存放时间较长的文档，此类问题更加严重。(2)、档案管理现代化程度不高目前，我国企业档案还没有完全具备实现计算机管理的充分条件，传统的以人工整理和归档的现象普遍存在，档案管理的现代化程度还不高。计算机信息技术在档案管理，尤其是信息检索方面的应用还不够普及，尤其是一些小型的档案存放馆，普及度更低，这一定程度上影响了档案管理基础工作的效率，也不利于档案和资料的及时、准确、全面查找。(3)、档案案宗不科学在档案管理工作中，案宗是最为关键的一部分

8、，但是由于在目前档案管理体系中，我们对于档案案宗的认识不够，造成了档案管理工作中还存在着诸多的问题与缺陷，在应用的过程中对于整个馆藏内容