档案管理基础工作在现代档案管理中的作用王登辉

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1、档案管理基础工作在现代档案管理中的作用王登辉黑龙江省黑河市第二人民医院摘要：档案管理工作是各行各业都必不可少的一项文案工作。档案管理基础工作虽然细小，但却发挥着非同凡响的作用。笔者综合自身实际工作经验和调查研究，总结了档案管理基础工作在档案管理工作中的作用，乂进一步阐述了档案管理基础工作在档案管理过程中的体现。木次研宄在一定程度上肯定了档案管理基础工作的重要作用个，对于档案管理工作人员的工作思路具有一定的启示作用。关键词：档案管理；基础工作；信息查阅!/•■、—、刖目目前，不论是哪个行业都涉及到相关资料的归档管理，概括来说就是档案的管理。档案管理能够保存单位的工作记录、活动记录、会议记录等重

2、要信息，是一项非常重要的工作。档案管理基础工作在现代档案管理过程中意义非凡。在木次研究过程中，笔者首先阐述了档案管理基础工作在现代档案管理工作中的重要作用，然后探讨了档案管理基础工作在现代档案管理工作中的意义体现。通过此次研宄，笔者希望档案管理基础工作能够越来越受到人们的重视。二、档案管理基础工作的作用档案管理中的基础工作比较细小、繁琐，通常指的是对档案的分类、装订以及登记、查询和注销。档案管理基础工作是做好档案管理工作的重要前提和有效保证。具体说来，档案的分类要求有一定的规矩可循，可以根据档案的出处或者档案的内容进行归类分析；档案的装订相对简单，通常采取三点一线的方法；档案的登记方式有多种

3、，包括使用册、表和单等，记录的内容范围也是比较广泛的，包括档案的出处是哪里，要将档案按照怎样的方式进行整理，怎么进行档案日后的保存等等。档案所记录的内容属于档案最为原始的一手资料，详细而全面的登记信息有利于保证档案的安全性以及完整性。档案管理基础工作的不断开展，为档案的使用提供了很多便捷，也能够节约大量吋间和人力资源。档案的内容多是企业的重要事件或者是单位活动的重要记录，因此，档案具有时效性、独特性和重要性的特征。可以这样说，档案管理的基础工作，在一定程度上能够更加确切地为用户提供价值。所以，一方面，要对档案进行有效且有序的整理，进行详细的分类和明确的归档。这不单单是一项基础性的工作，更是评

4、价现代化档案管理水平高低的标准之一，是归水平的真实体现。另一方面，随着科学技术的不断发展，计算机的应用范围逐渐扩大，计算机在档案的管理工作中也是必不可少，所以，做好档案的基础工作能够为曰后的工作提供深入的可能，从一定程度上能够方便档案信息的检索，防止在检索中出现问题，从而提高档案检索的效率。三、档案管理基础工作的意义体现档案管理基础工作在档案管理过程中发挥中重要的作用，其蕴含的意义内容丰富，笔者列举了以下四点，希望广大档案管理工作人员能够通过以下四点了解档案管理基础工作的重要性，提高对档案管理基础工作的重视程度。1.提高档案管理的标准化和规范化正所谓没有规矩不成方圆，在档案管理工作当中也是不

5、例外的。现代档案管理工作有着更加严格的要求，苏中最为重要的要求是一定要标准化和规范化。档案管理工作的发展速度迅速，一些从事档案管理工作的相关人员不能够及吋提升专业素质，.其工作水平很难满足现代档案管理的要求。所以，一定要做好相关工作人员的教育工作，首先在意识上受到重视，然后才能指导工作人员在具体的工作过程中重视学习，在做好自身工作的同时，认识到提升档案管理基础工作的重要性。单位也可以定期组织工作人员参与培训，有针对性的提升业务水平。在选择管理人员的时候，要依据择优录取的原则。对于选拔出来的档案管理人员一定要不断的进行培养和塑造，不断提高工作人员的业务素质，让他们在开展具体档案管理基础工作的过

6、程中，将一些没有价值的信息删除，将原有的档案资料进行有效的整合。通过各种渠道来提升档案管理的工作效率，逐步完善档案管理的规范化和标准化。管理人员主观工作态度对于管理水平的影响巨大，所以，要加强相关工作人员工作态度的洞察，对于工作重心动摇的同志及时予以纠正。1.全面普查，去除杂乱档案管理基础工作的开展对于档案内容的意义也是不容忽视的。具体说来，在档案管理过程中，经常会发现一些材料的信息比较杂乱，或者出现组卷过厚和没冇编码等想象。对于这些问题，在档案管理过程中要对档案资料的信息按照实际情况进行合情合理的重组，加大力度清除档案资料中组卷过厚的现象,对于资料信息内容混杂的想象也要及吋处理，对于那些没

7、有编页码、案卷号、类别号、项0号、件号、目录、标题或标题不完整等的档案资料进行重新填写和情况备注。通过对档案的全面普查，档案管理人员能够确保适当的递增容量，与此同吋，对档案内容的全面普查也能够确保档案的可扩展性，并能够让馆藏的科学化和规范化在一定程度上得到提升。对于档案管理人员来说，这将是一项工作量比较大的工程，是档案管理过程中最为繁重的工作之一，但是这项工作是不容许省略和偷懒的，如果工作人员在检查过程中有一