浅议档案管理变革及发展

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1、浅议档案管理变革及发展摘要：档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究、档案提供利用。在现代信息技术飞速发展、人类社会全面进步的今天，现金技术和先进管理理念的广泛引入，为现代档案管理开创了大好前景。本文现就档案管理的变革与发展做简单讨论。关键词：档案管理信息化实践性操作性文件信息化是一场革命，信息化带来了档案管理的变革。档案工作是一项实践性和操作性很强的管理工作，现代信息技术的发展和应用对文件和档案管理领域的影响异常全面且深刻。它就像一把双刃剑，一方面使文件与档

2、案工作效率大大提高，使档案信息的获取与利用更加方便快捷；另一方面,诸多前所未有的、严峻的挑战层出不穷，管理对象的数字化、管理手段的现代化、管理模式的多样化，使档案管理的理念、对象与方法需要全面更新。一、档案管理对象、方法与手段的全面更新1、管理对象的更新。随着现代信息技术的广泛应用，电子文件大量产生，其重要性和利用的方便性日益凸现。电子文件归档后形成的数字档案在档案管理中所占的地位和比重也迅速上升。电子文件作为一种新型的记录形式，异于传统的纸质文件。它是在数字化环境中以二进制数字代码的形式生成、传输和处理的文件。这决定了电子文件既具有与其他种类文件一样的本质属性，

3、又具有截然不同的技术特性，如对网络与信息系统的依赖性、文件内容的易改性和不安全性、文件信息与特定载体的可分离性、载体的不稳定性等。一份完整的电子文件，不仅包括内容信息，还包括元数据和北京信息。可见，信息时代背景下文件与档案工作管理对象发生了巨大变化，管理对象呈现出数字化的新特征。2、管理手段的变革。档案管理对象的数字化必然要求其管理手段的相应变革。采用网络化、信息化和数字化等管理手段，是电子文件获得有效管理和安全控制的重要保障之一。档案管理领域中现代化管理手段主要体现在：利用计算机技术有效处理电子文件，利用网络和数字通信技术快速传输电子文件，采用现代数据库有效存储

4、海量电子文件，运用数字化技术对传统载体文件进行数字化处理，应用现代信息检索技术方便快捷地查询、浏览和检索电子文件，利用诸如身份证技术、数据加密技术、防火墙技术、数字签名技术、数据备份技术等信息安全管理技术确保电子文件和网络信息系统安全等。3、管理方法的革新。随着电子文件的大量产生与归档，文件和档案管理方法也因此而发生重大变革。毋庸置疑，传统的档案管理方法在管理传统载体档案方面是可行的、有效的，确保了传统档案的安全完整、真实可靠和有效利用。然而，在电子文件时代，要确保电子文件的安全可靠、真实完整、长期可读，如果完全沿用传统的档案管理方法已经很难行得通了。随着现代信息

5、技术的运用，在档案管理方法上，改变了传统的文件与档案管理工作流程，依据电子文件和档案管理工作的业务流程的变化、管理洗洗系统的特点对传统的档案管理业务流程进行重组，某些工作环节需要提前监控，某些重复性的工作焊接需要撤销合并等。例如，著录需要在电子文件生成时就开展起来，贯穿与文件和档案管理的各个阶段，并且前期著录陈国能够为后期档案管理所利用等。二、现代档案管理理念的全面革新仅有信息化技术和手段是远远不够的，重要的是需要档案管理理念、方法和思路的全面革新。面对电子文件的技术特性和管理手段的变化引起，传统的档案管理理念和方法的变革势在必行，只有采用科学的现代管理思想，才能

6、充分发挥现代信息技术的优势，管理好电子文档。在电子文档时代,前端控制和全程管理理念显得比纸质文件时代更加重要。所谓“前端控制”，是指档案工作者不能再想传统文件和档案管理时代那样静坐等待，二是需要在电子文件形成之时甚至生成之前，即在电子文件管理系统设计时就积极介入其中，把电子文件（包括归档电子文件）的管理要求融入系统功能设计之中。例如：鉴于电子文件数量巨大、"稍纵即逝”等特点，要求在电子文件管理系统中预先设置归档范围、保管期限等功能，在文件生成或收到之时即进行实时归档和前端鉴定。在电子环境中，如果胆敢人员不积极借入文件的形式和保管过程，文件将可能不存在，或至少可能不

7、被鉴定、保存、编目和提高利用。所谓“全程管理”，是指对电子文件从产生到最终销毁或永久保存进行全过程的监控和管理。在电子文件时代，电子文件从产生到最终销毁或永久保存是一个完整的运动过程，而且个个运动阶段之间的界限不再像纸质文件那样明显、容易区分，这就更加需要对电子文件从生成、运转到保管、利用和销毁的整个生命过程实行实时能够，以确保电子文件的完整性、真实性、可靠性、安全性和可读性。时代在发展，社会在进步，科学发展观与现代管理理念呼唤档案管理理论的全面创新。过去，档案界在实践的基础上，探索总结出的包括来源原则以及档案管理和档案工作的所有原则与方法在内的一整套管理理论，如

8、今面临着新