归档文件整理操作程序

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1、归档文件整理操作程序主讲：王瑞旦一、几个概念1、机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。2、归档文件是指立档单位是指在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。科技、会计等专业（专门）档案和声像、电子等特殊载体档案，一般不适用于归档文件整理操作规则。3、归档文件整理是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。4、件归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与

2、被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。二、整理原则与要求1、整理原则20遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。具体按国家档案局2006年第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》实施。2、质量要求（1）归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。（2）整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。三、整理方法和程序1、加强收集档案收集是档案工作的起点和第一个环节。档案员必须要做到二点

3、：（1）一要平时归档；（2）二要集中收集：在整理档案前一个月内，要按照分类大纲将本单位年度内形成的反映本单位实际工作活动的具有保存价值的文件材料全部收集，杜绝机关本年度文件整理归档后还有遗漏、散失文件材料的现象存在。（3）剔除不归档的文件2、分清年度（1）几个时间的文件：一份文件有多个时间的，比如有成文日期，有签发日期、有批准日期、有公布日期，统一以签发日期（即落款日期）为准。20（2）工作跨年度的文件：跨年度的会议文件，放闭幕年；跨年度的请示与批复，放批复年；跨年度的计划，放第一年；跨年度的总结，放最后一年；跨

4、年度的案件材料，放结案年；跨年度的法规性文件，放公布年。（3）两件相关联文件为一件的文件：有正本和附件的以正本日期为准，有转发文和被转发文的以转发文日期为准，有请示和批复的以批复文日期为准。（4）无落款日期的文件：要考证文件日期，不能不写日期。3、确定分类方案归档文件分类可以采用年度—机构（问题）—保管期限或保管期限—年度—机构（问题）等复式分类方法进行分类。采用年度—机构（问题）—保管期限进行分类，优点是按年度上架，无需预留空位；缺点是同一保管期限不便于编流水号，也不便于接收。采用保管期限—年度—机构（问题）进

5、行分类，优点是同一保管期限便于编流水号上架，也便于接收；缺点是要分柜存放，要预留空位。我县采用较多的是保管期限—年度—机构（问题）的分类方法。同一全宗应保持分类方案的稳定。分类方案确定以后，要形成文字并制表，存放在全宗卷备考。（1）保管期限—年度—机构进行分类：20要严格按编委核定的机构来进行文件归档，不能以年度形成的文件材料多少来随意确定机构的存亡。临时机构可视为内设机构，如果能挂靠其它科（股）室的也可随挂靠，但必须在编写归档说明时注明。如：安化县委政法委，二00二年安化县编委核定其内设机构有办公室、政工室、稳

6、定办、执法监督室、综治办五个室办，属临时机构的“严打办”可挂靠稳定办。机构分类时要注意三点：①是以哪个机构名义发的文就归入哪个机构中②是由几个机构共同办理的，应归入主办机构③以机关名义发的文，但这个文纯属于业务部门的文件，应归入业务部门类中。按机构分类一般于适应较大的机关。（2）保管期限—年度—问题进行分类：首先问题要明确：不能甲问题文件与乙问题文件混淆，分类设置的问题一般是：综合类、人事劳资类、业务类。有些单位还有计财类等，视各单位具体情况设定。其次要注意三点：①不要分成文件类和材料类；②不要按文件名称分类。不

7、能出现通知类、会议记录类、通报类等；③不要随意变更问题。问题一旦设定，就必须保持连续性，不能随意增减。20按问题分类一般于适应单位较小、内设机构不稳定、分工不太明确的立档单位。（3）按保管期限—年度进行分类：对个别归档文件数量少的基层单位可采用此方法，便于操作，如林业站、移民站等。设置的问题可填一个“综合类”，也可不填。附件1：乡镇大全宗的分类方法及归档范围1、综合类：计划、总结、工作汇报、会议记录、领导讲话、年鉴、大事记、目标管理考核、扶贫、安全生产等文件材料；2、党务工作类：组织、纪检、宣传、统战工作计划、总

8、结、汇报典型等文件材料；3、人事劳资类：机构设置、启用、任免、奖惩、招工、招干、转正、定级、离退体、干职工、公务员名册、年服及工资福利等文件材料；4、人大政协类：人大、政协工作计划、总结、提案答复、代表视察、典型介绍等文件材料；5、群众团体类：工会、团委、妇联、科协工作计划、总结、会议记录、典型材料、会议材料、领导讲话等文件材料；6、武装政法类：武装、民兵工作、综合治理、