高效会议管理——主持人技巧

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1、高效会议管理一一主持人技巧会议在管理工作中起着十分重要的作用，它是决策的重要方式，也是沟通信息的主要手段。企业为了开展必要的商务活动经常会召开各种类型的会议。目前我们的会议存在许多问题，或者过于繁荣，或者过于冗长，或考流于形式，既浪费了时间，又达不到预期的目的。会议开得好坏、效率高低，直接关系到管理效能的高低。主持人会议的有效与否很大程度上取决于会议中的角色，对小组会议影响最大的就是会议的主持人。会议主持人的作用包括三个方而：一是引导；二是激励；三是控制。其主要职责包括：1、会前，明确会议的目的、起草议程、决定参加会议的人员、会议举行的时间和地点以及准备

2、分发的材料。2、会议期间。营造合适氛围、宣布会议开始、控制会议进程、鼓励与会者发言、作出决策、确认行动和职责以及宣布会议结束。3、会后。重新检查会议记录、评估会议成果以及使所有成员都明确会议结果。不论开会的原因是什么，营造一种适宜的、开放的、宽松的氛围对于主持人来说都是非常重要的，因为这样的氛围能够确保每个人都拥有一种轻松的心情，使所有与会者能够积极参与并各抒己见。作为一名优秀的会议主持人一定要掌握管理会议的技巧。一、倾听的技巧倾听是暂时忘掉自我的思想、期待、成见和愿望。全神贯注的理解谈话者的内容，与他一起去体验，感受整个过程。这是一种管理技巧，可以通过

3、学习和锻炼得到提高。在倾听时我们要注意三个礼节：听听别人的故事；听听别人完整的故事；先听听别人完整的故事。（一）倾听时我们要掌握几个技巧：1、点头且微笑2、眼神的接触3、发出倾听的声音4、身体向前倾5、重复和总结6、必要时做记录（二）在倾听的过程中，我们一定要避免几个误区：1、别人说话时你在想你自己的事2、边听边与自己的不同观点比较3、经常打断别人的谈话4、为演讲者结束他的演讲5、忽略过程只要结果6、仅听自己想听或愿听的东西7、精力不集中，易被其他东西干扰二、主持人在倾听时经常运用表达感受的两句话1、我也有过相同的经历2、如果我是你，我跟你感觉一样三、主

4、持人在会议中遇到意外情况，根据不同的类型运用不同的办法提高会议的效率1、遇到像“蝉”一样的参与者，他们会讲与会议主题无关的故事，很长时间之后才进入角色，而且讲的模糊没有具体实例，拒绝倾听別人的主要观点。对待这样的参与者，有以下解决办法：（1）可用话语或非语言的暗示（2）事先提醒关于会议的程序和时间限制（3）用总结的方式结束2、遇到像“鲨鱼”一样的参与者，他们通常有攻击别人的倾向，并且，总是给予消极的、否定的意见。对待这样的情况我们可以:（1）非语言性打断（2）重申会议规范（3）反问法3、遇到像“驴”一样的参与者，他们过于敏感，防卫性很强，心中有面墙，不能

5、站在别人的立场想问题。对于这样的，主持人可以:（1）点名发言，委婉的打断他的讲话（2）重复我们需要讨论解决的问题（3）从侧面突出他的贡献4、遇到“兔子”般的追踪，他们会质疑正在使用的程序或者总是提出不同的程序和建议。对于此类情况，主持人可以：（1）肯定他的贡献（2）重申可以试用现在的程序5、与“螃蟹”相遇，这类的跑题者，开会的时候会同时做其他工作、私自进行小团体讨论、时常打电话、打瞌睡、用笔敲桌或者四处张望别处显出不耐烦的样子。出现这种情况，主持人可以：(1)强调时间压力(2)重申会议规范(3)带入别人(4)短暂沉默四、主持人在参加会议时应当遵守的守则与

6、承担的责任1、营造和谐气氛2、按照议程进行3、正确讨论总结内容4、引导发言者解释使人困惑的发言5、帮助参会者理清不假思索的想法6、尊重别人，避免会中意见一边倒的情况7、减少与议题无关的争辩和讨论8、保证中立态度一个会议成功与否取决于会议主持人、与会者以及会议秘书的共同努力，其中以主持人最为重要。一个有效的会议，应该能使与会者心情舒畅并积极参与，让大家通过通过有效的方式得以沟通，从而获取有用的信息或达成一致的合作协议。