院内文字材料格式规范-商洛职业技术学院

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1、商职院发〔2017〕14号商洛职业技术学院关于规范院内文字材料格式的通知各处室、系部、职教中心、附属医院：为规范学院公文、党委会、院务会使用材料处理程序，提高文字材料制作水平和处理效率，根据《国家行政机关公文处理办法》等有关要求，结合学院实际，现将规范院内文字材料要求如下：一、 适用范围院内文字材料，包括但不限于党委会、院务会等会议材料；各类调研、检查汇报及支撑材料；计划、总结、工作方案、请示、报告、工作信息报送等。二、 用纸格式采用国际标准A4型纸。三、 书面格式文字材料一般由标题、正文、附件说明、部门署名、成文日期

2、、印章、附件和页码组成。（一）标题标题应完整、准确、简要；方正小标宋简体、二号、居中；分一行或两行居中排列；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜。（二）正文仿宋GB2312、三号，编排于正文下空一行，每个自然段左空二字，回行顶格；结构层次序数，第一层用“一、”，第二层用“（一）”，第三层用“1.”，第四层用“（1）”；小标题可加粗；一般第一层用黑体字，第二层用楷体字，第三层和第四层用仿宋体字标注。层次序数可以越级使用。行距一般为30磅，特殊情况可稍作调整。（三）附件如有附件，在正文下空一行，左空二字编排“附件”二

3、字，后标冒号和附件名称；如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXXX”），序号上下行对齐;附件名称后不加标点符号；附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。附件一般另面编排，与材料正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用三号黑体字第一行顶格编排；附件标题居中编排在第三行。附件顺序编号和附件标题要和附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。（四）部门署名、成文日期和印章部门署名一般位于正文后空一行，右空四字编排；成文日期在部门署名下方，以部门署名为准居中编排成文日期；如成文日期长于部门

4、署名，应当使成文日期右空四字编排，并相应增加部门署名右空字数。成文日期中的数字用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。印章用红色，端正、居中下压部门署名和成文日期。（五）页码一般用四号宋体阿拉伯数字，在页面底端外侧编排,形状为“”；附件页码与正文连续编排。四、其他说明（一）材料中引用公文的，应注明发文时间、单位、标题和文号。引用上级指示，使用人名、地名、数字和有关材料，要核对准确，时间、出处要写具体、清楚。（二）使用简称时，先用全称，并加以说明。（三）应当使用国家法定计量单位和规范字

5、。标点符号、数字的使用要符合国家标准GB/T15834-2011和GB/T15835-2011。（四）公文中的数字，除部分结构、层次序数和作为词素的数字必须使用汉字外，其他应当使用阿拉伯数字。同一公文中，数字的使用应前后一致。（五）上报文字材料中涉及表格、表单类文档，原则上参照以上要求执行。必要时可根据实际需要，适当调整字体、格式，但要求排版整齐、美观、节约。五、相关要求1.规范学院公文和会议使用材料，提高文字材料制作水平和处理效率，既是内部质量“诊改”工作要求，也是建立健全制度标准的要求。因此，各部门要高度重视，组织

6、所辖教职工认真学习，对照要求，逐步规范公文材料格式。2.严格按照格式要求准备材料，如没有特殊要求，所有公文、材料均要采用双面打印。3.严格公文材料审批程序。所有上报、印发、公开发布的文字材料要经部门负责人审核后，报分管院级领导审定，然后按照《商洛职业技术学院公文处理办法》办理，其中工作信息报送由宣传统战部审核后发布。4.原《商洛职业技术学院公文处理办法》中公文格式与本通知意见不符的，以本通知为准。5.从即日起，各部门所有上报、下发的公文材料，凡不符合以上格式要求的，将不予受理，给予退回。附件：1.党委会、院务会等汇报材

7、料格式示例2.学院文件格式示例3.会议纪要格式示例商洛职业技术学院2017年6月5日附件1党委会、院务会等汇报材料格式示例关于xxxxx的汇报〔标题〕Xxxx〔汇报单位〕（年月日）〔汇报时间〕〔空一行〕党委会（院务会）：Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx。Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

8、xxxxxxxxxxxxx。Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx。Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx