浅论高校财务档案管理工作

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1、浅论高校财务档案管理工作摘要：在阐述高校财务档案管理特征的基础上，对高校财务档案管理的现状进行了分析，并提出了加强高校财务档案管理的四项措施。关键词：财务档案管理高校一、高校财务档案管理的特征1.档案内容的专业性高校日常财务活动有两根收支主线，与之相对应的财务档案包含两个内容：一是财务收支票据类，如学生学费收据、助学金和奖学金发放清单、科研和教学经费支出单据、办公支出单据、服务业统一收据、行政事业单位往来款票据等；二是财务核算专业凭据，如工资奖金福利津贴发放表、单据账表类、银行对账单、银行存款余额调节表以及财务档案保管、移交、销毁清

2、册等。财务档案完整地反映了高校经济活动过程和财务状况。2•存储载体的多样性高校财务档案采用纸质实物和电子媒介两种形式保管，纸质档案和电子档案同步归档。计算机技术的运用，使财务档案的存储不再局限于传统的纸质数据文件，还拓展到以光盘、U盘等形式存储的电子数据文件。电子文件可随时传输和读取、内存空间小，保存期长、解决了大量财务档案难以保存和利用的问题，但同时也带来了信息安全隐患。3.管理过程的政策性财务档案管理的政策性强。高校财务档案的管理从档案的收集、整理、归档乃至查阅、销毁等全过程，都必须依照财务工作和财务档案管理工作的各项政策规定严

3、格执行，比如档案管理人员的操作权限、存档内容、存档方式、移交时间、借阅手续、保管期限、销毁监控等。如果因管理不善造成财务档案信息泄密或毁损，给学校带来损失的，必须按规定从严追究相关人员的责任。4.综合办学水平的体现作为高校日常管理的基础性工作，财务档案管理是反映高校经济活动的重要信息资源，其管理水平决定了财务档案工作的成效，并直接影响到学校的综合管理水平。高校财务档案是学校办学规模、经济业务、教学科研活动、社会活动等发展历程的重要见证，直接体现学校的综合办学水平。二、高校财务档案管理的现状1.重纸质档案轻电子档案财务档案管理中纸质档

4、案和电子档案应同步归档。但有些高校财务档案的管理仍依赖传统的手工操作，财务信息资源习惯以纸质介质保管，电子档案管理意识淡薄，对财务数据文件没有以电子文档的形式及时备份和归档，造成财务信息资源的散失和毁损。1.重行为习惯轻制度规范高校财务档案管理人员大多不是科班出身，也没有进行过专门的业务培训，因而他们不具备财务方面的知识结构、档案管理水平较低、对档案管理软件的运用能力不够，仅凭过去的经验或习惯进行日常财务档案的管理，没有将电子档案纳入其管理的范畴，对财务档案信息载体中的电子文档、程序文件等无法采取相应的保护措施。2.重后续管理轻前期

5、基础原始凭证和记账凭证的填制和审核、财务报表的编制等前期工作是否及时、真实和完整直接决定财务档案管理的质量。有些高校由于档案管理人手不足，只重视财务档案移交的后续管理，忽视财务档案的前期基础管理，过程控制意识淡薄，认为原始财务凭证的整理、归档工作是可有可无的，不重视对日常财务信息资料的收集处理、归档、传递和控制等，财务档案的真实性和完整性难以保证。3.重保管轻利用管理好财务档案是为了更好的利用财务档案。通过对财务数据信息的分析，可以把握高校财务活动的特点，了解高校办学规模、办学水平、教学科研状况及不足之处，有利于学校的健康持续发展。

6、但有些高校对财务档案重保管轻利用。财务档案的管理只停留在收集、整理和归档等工作上，忽视了档案信息资源的开发利用，缺乏多元化的信息资源开发利用和服务的功能，开发利用程度有待提高。三、加强高校财务档案管理的措施1.健全规章制度完善财务档案的内控制度，做到安全可靠、保密严格；规范财务档案的保管制度，做到专人专管、职责分明、权限清晰，防止财务档案资料分散保管、归属不明的现象发生；完善财务档案的调阅和移交制度，做到程序合法、手续严格、监管到位，实物档案原件原则上不得外借，电子文件未经批准严禁擅自复制，防止财务档案资料的流失和损坏；健全财务档案

7、的销毁制度，做到事先造册、先审批后销毁。2•重视手工会计计算机技术的应用大大提高了财务工作效率和财务档案管理水平，但这并不等于可以因此摒弃手工会计工作，因为手工会计是财务会计的最基本最严密的形式，是已经成熟的严格的管理制度。计算机技术环境下财务档案的管理采取人机分工，合理规定哪些流程由人工完成，哪些程序由计算机操作、哪些过程应在操作人员的干预下由计算机完成、哪些手工操作方式应凭借信息技术得以体现。3.夯实硬件和软件基础硬件设施和软件设施是财务档案管理工作的基础，是提升财务档案利用效率的保证。硬件设施主要包括档案库房、计算机房以及各种

8、现代化办公设备等。大部分高校财务档案库房、计算机房设备简陋，有些甚至没有专门的财务档案库房，软件设施档次低。为此要逐步加大财务档案管理的硬件投入，配置档次高的专门的财务档案库房和计算机房，及时更新硬件设备，保障财务档案规范化管理的硬件