【5A文】机关公文写作与处理.ppt

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1、机关公文写作与处理2004年3月15日机关公文写作与处理的主要法律法规依据1．中国共产党机关公文处理条例2．人大机关公文处理办法3．国家行政机关公文处理办法4．关于实施《国家行政机关公文处理办法》涉及的几个具体问题的处理意见5．国家行政机关公文格式（GB/T9704-1999）6．中国人民解放军机关公文处理条例7．中共中央办公厅公文主题词表8．国务院公文主题词表9．中华人民共和国国家通用语言文字法10．标点符号用法（GB/T15834－1995）11．出版物上数字用法的规定（GB/T15835－1995）机关公文写作

2、机关公文处理机关公文写作一、公文的功能二、公文的文体、结构、格式与稿本三、常用公文文种及其选用四、公文写作的基本要求五、行文规则六、公文写作的语言运用一、公文的功能（一）公文的涵义与特点公务文书，又叫公务文件，简称公文，是法定机关与社会组织在公务活动中为行使职权、实施管理而制作的具有法定效用和规范体式的书面文字材料（包括电报，下同），是传达和贯彻党和国家的路线、方针和政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，指示答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。公文分类按公务文书的自身性质及使用范围，可以把

3、我国现行的公务文书分为两大类：1．通用文书（1）法定公文（2）事务文书2．专用文书财经文书、司法文书、科技文书、军事文书等等公文的主要特点：1．法定性2．政策性3．实用性4．时效性5．规范性（二）公文的作用（功能）1．决策与领导作用（最主要的作用）2．强制执行和处理的作用3．依据和凭证作用4．公务联系与沟通作用5．宣传与教育作用二、公文的文体、结构、格式与稿本（一）公文的文体公文的文体是指公文的表达方式。属应用文体，但它又不同于一般的应用文，具有自身的特殊属性：1．公文被规定以现代汉语的书面形式（即白话文）作为必须使

4、用的符号系统。2．公文兼用说明、叙述、议论三种表达方式。（二）公文的结构公文的结构是指公文的组织结构，具有规范性和相对确定性。公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。（三）公文的格式（重点内容）公文的格式是指组成公文的各部分文字符号在载体（纸张等）上排列的规定。1．公文用纸主要技术指标公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2～80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85%～90

5、%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值为7.5～9.5。2．公文用纸幅面及版面尺寸（1）公文用纸幅面尺寸：公文用纸一般采用国际标准Ａ4型（210mm×297mm）。（2）公文页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）A4型公文用纸页边及版心尺寸3．公文中图文的颜色未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。4．排版规格与印制装订要求（1）排版规格：文字符号从上至下、自左而右依次横写横排。正文用3号仿宋字，一般每

6、面排22行，每行排28个字。（2）制版要求：版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。（3）印刷要求：双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。（4）装订要求：公文应左侧装订，不掉页。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1／4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm。5．公文中各要素标识规则组成公文的各要素分为眉首、主体、版记三部分。（1）眉首公文份数序号：用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。秘密等级和保密期限：

7、标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字下行、平行公文首页格式上报公文首页版式紧急程度：紧急文件有“特急”、“急件”，紧急电报有“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1行；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。发文机关标识：由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25m

8、m（信函为30mm，命令为20mm）。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。行政