查新报告审核中的关键问题探讨

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1、图书情报工作网刊·研究论文·2010年3月查新报告审核中的关键问题探讨毛莉菊陈蓉蓉唐惠燕南京农业大学图书馆信息咨询部南京210095[摘要]目前，随着科技查新机构的不断增加及查新业务的不断扩大，科技查新报告撰写规范及质量控制已成为科研管理部门及查新机构关注的焦点。结合查新工作实际，从查新审核员角度出发，围绕查新报告撰写规范及质量控制，探讨查新报告审核过程中应着重注意的若干关键问题。[关键词]科技查新报告查新审核质量控制[分类号]G353科技查新报告是查新机构根据查新项目的查新点与所查数据库等范围内的文献

2、信息进行比较分析，对查新点作出新颖性判别，并以书面形式撰写的具有客观性、公正性的技术文件，其目的是为科研立项、成果评定、新产品鉴定、奖励申报等提[1]供客观的文献依据。随着我国自主创新机制的不断推进，科技查新已成为科研管理部门评价科技创新不可或缺的一个重要工具，科技查新报告的质量也日益受到科研管理部门及专家们的重视，国家科技部、教育部都相继颁发了科技查新规范和查[2-3]新报告撰写规范。而要保证一份查新报告的高质量，除与查新员的业务素质、专业背景及工作责任心等方面密切相关外，与审核员的审核工作也是密不可

3、分的。1科技查新审核查新审核是指审核员通过查新员所完成的查新报告，审查查新员所进行的查新程序是否规范；查新员确定的检索工具、数据库选择范围是否合适；选择的检索词及分类栏目是否恰当；检出的文献是否为同类研究文献；可比文献是否恰当；查新员收集到的相关文献是否齐全；对提出的文献判读是否正确；查新结论是否客观和准确；查新报告是否规范，并向查新员提[3]出审查意见。[4]查新审核是把控查新报告质量的最后环节，也是一个重要环节。因为在实际查新工作中，查新任务一般相对集中，查新人员在繁重的任务中难免会出差错，或一些新

4、的查新员不太熟悉查新业务、业务能力较差、专业背景欠缺、查新质量难以保证，这时，就要求审核员认真履行审核职责，依照审核员行为规范，对查新报告进行实质性审核，使查新审核在查新质量控制中发挥应有的作用，切忌审核过程流于形式。本文根据多年工作经验，围绕查新报告撰写规范及质量控制，就查新报告审核过程中应着重注意的若干关键问题进行分析探讨，以供同行参考。2查新报告中可能存在的问题●没有提炼出项目的真正创新性，导致查新点不具新颖性。●科学技术要点和查新点表述不清楚，甚至倒置。●检索策略错误，导致密切相关文献漏检，或由

5、于对项目创新点理解出现偏差，导致相关文献筛选不正确。●文献分析对比不到位，语言表达不准确、精炼，对新颖性判定的表达不严谨。●相关文献内容著录不规范。●报告排版混乱等。3注重查新审核中的关键问题，把控查新质量3.1深入理解查新项目内容，把握查新点查新点即项目的创新点，它是整个查新过程的主脉，是查新质量控制的首要环节。查新工作中检索策略的制定、相关文献的筛选、查新结论的表述都是围绕查新点展开。在审核中发现有的委托方由于对科技查新不太了解，在填写查新委托书时，1·研究论文·图书情报工作网刊2010年3月并不能

6、很好地把自已课题的创新点列出来，所列查新点都是些缺乏新颖性的基本研究内容，而查新员由于专业背景及查新经验的欠缺，常不能及时发现这一问题，就照委托方提供的查新点去查，很少会有新颖性结果。还有委托方为了使项目能获得通过或使成果得到较高评价，有意无意地误导查新人员，将查新点扩大或缩小至课题范围之外，或有意使用生僻过时的词汇及自行定义的概念，干扰查新员对查新点新颖性的判定。这就要求审核员平时注重专业知识的积累，在审核过程中，有敏锐的洞察力和专业感知能力，能很快把握查新内容的实质，从而对委托方或查新员所拟定的查新

7、点是否正确合理、是否存在新颖性作出正确判定。如果根据委托方提供的资料及查新员的报告还不能明确判定查新点的正确合理性，则可与查新员或委托方进行交流或咨询相关专家。同时查新人员在查新过程中，也要保持与审核人员的沟通，及时避免工作的盲目性、减少重复性劳动、提高工作效率、保证查新质量。3.2严格规范技术要点及查新点科学技术要点必须集中反映查新项目的主题，简述项目研究技术背景、要解决的问题及解决问题采用的方案、所要达到的目的等，包含一些主要的技术特征、技术指标、产品参数等。而查新点是指需要查证的体现查新项目新颖性

8、的技术创新点，查新点的表述要简明扼要，有多个查新点时应逐条列出。在查新审核中常发现以下问题：①科学技术要点常常只简单拷贝委托方填写的内容，存在空泛叙述及修饰性、广告性词语或是缺乏具体的研究内容，只罗列一些技术特征或指标；②查新结论中进行比对的具体内容在科学技术要点中没有表述；③查新点表述冗长啰嗦，有的甚至将一些技术指标、参数也罗列在上面；④查新点与科学技术要点基本重复或倒置。笔者以为，科学技术要点必须是对委托项目的技术背景、要解决的问题及解