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时间:2019-02-04
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1、第五讲张弛有道把握PPT的节奏今天,我给大家讲一个故事。说的是一个警察,有天打死了一个坏蛋,坏蛋在死之前打死了一个好人,好人在死之前救了另一个好人,另一个好人刚好就是那个警察。这故事有趣吗?我国古代的诗文写作讲究“起、承、转、合”,这个理念后来又被延伸到志怪小说当中,大体上就是要求讲故事的人必须注意节奏,不能从头到尾都平铺直叙,也不能从头到尾都是高潮。我刚才讲的那个故事,如果编成香港电影,完全可以拍成四段刺激的枪战,可我相信不会有人喜欢,因为这个故事实在不动听——从头打到尾,还让不让观众喘气啦!你一定已经想到了这一讲的
2、主题,没错,就是PPT的节奏问题。我们在讲述一件事的时候,为了让对方听明白,就必须控制表达的节奏,过快,对方听不清,过慢,人家不耐烦。既然制作PPT就是制作沟通,那么PPT的节奏问题就必须得到重视。事实上,做PPT和讲故事一样,都需要按照一定的节奏去交代其中的信息,否则就难以实现充分而有效的沟通。如果说你看完了《谁会做PPT》的前四讲,还觉得自己是个刚入门的初学者的话,相信这一讲的内容会帮你到达一个新的层次。许多刚刚开始写方案的朋友都会问,方案应该怎么写才算“对”?比如,他知道制订一个计划前要有目标,很多时候还得在目标
3、之前分析一下背景信息,至于其他“应该有”的东西,他并不清楚,所以总是在问:“这页写完了,下面该写什么了?”其实,用PPT做方案,绝对不是去按照既定的模式去填充内容,就像你和人聊天的时候不会去想“这句说完了,下句说什么才对”一样。很多不知道“下面该怎么写”的人,往往不是因为脑子里没有形成思路,而是不清楚如何把头脑中繁杂的想法一步一步地表现出来。这种分步骤表达自己所想,即“把握节奏”的能力,在PPT制作当中是最难养成的,也是最珍贵的一种能力。●从跳跃思维到直线思维我们必须把脑子里的复杂构思转换成“PPT语言”,才能让别人看
4、懂。但你知道“PPT语言”的特点是什么吗?仔细观察一下PowerPoint主界面左侧的一串PPT缩略图,N个PPT页面组成了一条清晰的直线,这条直线恰好表现出了PPT语言的最大特点,即“直线思维”。以中国传统文化为代表的东方智慧擅长跳跃思维。我们从小就接受“举一反三”、“窥一斑而知全豹”的教育,所以中国人普遍思维敏捷,善于联想;相比之下,西方人的思维讲求严谨和实证,是一种直线思维。对待同样的问题时,直线思维走出一步的时间,跳跃思维可以走出三五步甚至更远。但我们不要忘了,就算你的思维跳得再快,如果不能准确地传递给沟通对象
5、,反而会降低沟通效率。这就是为什么很多人做出了自己非常满意的PPT方案,却不能令别人看懂——其实他的思路没有问题,只是PPT写得过于跳跃,别人又不知道他是怎么想的,能听懂反倒不正常了。所以,在制作PPT尤其是做方案时,无论你的跳跃思维能力如何海阔天空,不管你妙手偶得了多少惊人的创意,在表达时还是得回到直线思维,按照严谨的逻辑,一步一步地解释给读者,这样才能实现精准、高效的沟通。●直线思维下的逻辑问题在直线思维模式下,各个PPT页面之间的逻辑问题变得非常重要。这一点有些类似于我们常说的“承上启下”,也就是说,每一页的内容
6、不仅要对自己这一页负责,还要照顾到上一页和下一页的连贯性,让读者在阅读时不会产生迷惑。要理解这一点,我们还需要一个例子。某数码厂商推出了一代全新的MP4播放器,由于采用了更先进的解决方案,生产成本可以压得非常低。于是,厂商的市场部人员在策划推广方案时做出了这样的PPT页面:产品特色:黑白时尚色彩设计、售价仅为大厂产品的50%;因此,广告推广应主要面向18~30岁的年轻人。我们从整个PPT方案中节选这两页出来,乍看之下好像顺理成章,“时尚MP4,好用不贵”,本来就应该卖给年轻人,难道这也有问题?是的,虽然方案本身没有错,
7、但那两页方案在逻辑上并不完整。比如,黑白时尚的色彩设计和18~30岁的年轻人有何关联?为什么“售价仅为大厂产品的50%”会吸引年轻人关注?这两个问题如果不说清楚,就无法得出“主要面向18~30岁的年轻人”的结论。直线思维要求PPT制作者必须能够环环相扣、自圆其说,否则,每一个“被跳过”的重点,都可能变成受人质疑的对象。其实,这两页PPT稍加改动就可以变得更严谨:产品特色:黑白时尚色彩设计、售价仅为大厂产品的50%;列举市场上热卖的MP4产品,进一步说明这些产品都以年轻人为主要顾客群;提供调查数据,说明18~30岁的年轻
8、人对MP4的购买力情况与新品价格相符;因此,广告推广应主要面向18~30岁的年轻人。事实上,在许多现代企业中,直线思维已经成为日常沟通的思维模式,在三星、LG、东芝等企业中,这一点尤为明显。任何人说话、办事都应该符合直接、明显的逻辑,这种方式表面上有点烦琐,却能给员工更强的责任感,也就是所谓的“beresonable”。●站在读者
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