外贸部工作流程

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1、外贸部工作流程1.交易的磋商：交易的磋商包含有询盘、报盘、还盘及接盘四个环节。在这四个环节中我们应该做到：1）做客户档案(客户编号、客户编码、客户档案编号、客户基本信息,处于供应链中的位置,年采购能力,销售区域等;以及所询问产品的规格、质量要求、数量及我司是否能够生产)，记录并存档。2）以统一的格式对外报价（见附件）。所有的报价单由各区业务员整理，经区域及部门经理确认后方可对外统一报价；特殊价格或特殊付款方式需得到总经理书面批准后，方可对外报价。3）做询盘的回复时，原则上，在24小时内给予客户答复；特殊情况需要商量的，在

2、24小时内不能提供准确信息的，需向客户说明我们会在什么时间内给予回复。4）在正式接盘之前，必须要明确货物的品名、型号、数量、交货期、起运港、到达港、包装要求、付款方式、质量要求及柜型等。5）形式发票编号规则：（1）自营部分：公司代码（ZT）+年份的后两位数+-+公司自营部分总订单数+客户代码+月份两位数+此客户今年的订单总数。如：25第25页共25页6/2/2007外贸部工作流程ZT08-083HBG1104，其中ZT代表浙江中台工具有限公司，08代表2008年，083代表自营部分第83票订单，客户代码为HBG，11代表

3、11月份订购的，04代表HBG今年订购的第四票订单。（2）代理部分：代理公司代码（HW）+年份的后两位数+-+公司代理部分总订单数+客户代码+月份两位数+此客户今年的订单总数。如：HW08-049MUR0906，其中HW代表台州海外责任有限公司（如有客户指定的代理公司则编指定，08代表2008年，049代表代理部分第49票订单，客户代码为MUR，09代表9月份订购的，06代表MUR今年订购的第六票订单。1.业务审核：1）业务员收到客人的订单后，填写信息订单记录或特殊合同评审表（见附件）。2）对信息订单记录或评审表上的项目

4、如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。3）合同审批需附上客人的订单的COPY件及客人对产品的详细要求。4）对产品的品名、型号、规格、数量、价格、金额、装箱尺寸、毛净重、交货期、产品的颜色要求、相关零部件要求、客户的特殊要求及付款方式进行审核，并在《合同评审一览表》台帐中给予记录。由业务员签字后交由部门负责人审批，并交至财务审批。5）常规产品交货期：30~45天，如采用信用证的交货期延长至60天；25第25页共25页6/2/2007外贸部工作流程特殊产品或不常规或不经常做的产品的交期：60天。1）如订单金额较大；有佣金或折

5、扣等条款的，要经总经理批准后执行。2.评审时间要求：常规合同，自接到合同起24小时内审核完毕。特殊合同，填写《特殊合同评审》记录，交由相关部门进行评审，期限为三天。3.对已评审的合同，由业务员在合同上签字并盖上浙江中台工具有限公司合同章，以传真或E-mail的形式发给客户以示确认。对于客户要求以正本确认的合同，评审人员必须将正本合同寄给客户。并在《快件发送记录》中予以记录。4.明确生产要求：各业务员收按销售订单的要求将生产要求明确，在确定了具体船期并满足下列情况方可下达生产任务通知单。1）L/C：通常在交货期之前一个月确

6、认L/C已经收到，收到L/C后应由业务员和单证员分别审核信用证，检查是否存在错误，交货期是否接受，是否存在软条款，是否有特殊要求及其它问题，如有疑问，业务员应立即和客人联络，需要改证的请客人立即改证；填写信用证审核记录表。2）T/T：采用30%预付的客户，必须确认客人的订金已经收到。记录收款金额、时间及责任人。3）D/P，D/A或后T/T：采用此种方式的客户，必须由部门负责人或总经理同意并签字确认。5.业务交接：业务员将销售订单及信息订单记录或产品要求评审表25第25页共25页6/2/2007外贸部工作流程在客人确认以后

7、交给跟单员。填写《合同交接情况一览表》记录。双方人员签字确认。同时将销售订单各COPY一份给单证、内务（作销售统计）、财务。1.下生产任务通知单：制单员将按照已评审的合同编制《生产任务通知单》。将编制好的《生产任务通知单》交由相关业务员及部门经理审核及复核。将已复核完毕的《生产任务通知单》打印，交至计划部门审核。填写《生产任务通知单交接情况一览表》记录。双方人员签字确认。2.计划部审批：计划部按照要求对生产任务通知单进行审核。期限为自接到《生产任务通知单》起8小时内审核完毕，将准确的生产日期填写在《生产任务通知单》上，并

8、返回至销售部。3.返回销售部：制单员接到计划部返回的《生产任务通知单》后，检查《生产任务通知单》上的各项要求是否可以满足，并将相应的结果通知各业务员。A、按期完成生产的，由制单员填写《合同执行情况一览表》，由业务员和制单员共同对生产部生产进度进行监督；B、不能按期生产的，制单员填写《生产任务通知单变更》记录，交给业务