外贸部门工作流程和职责

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1、外贸部工作流程和制度1．客户的询盘，一般在下订单之前，都会有相关的询盘给业务员。在收到客户询盘后，需在第一时间里回复，若有客户需求具体提供报价或需找样的询盘，需在收到询盘后马上发函于客户，告知客户会在什么时候报价，何时能够提供样品，原则上应在半小时内报价，最迟不能迟于下半个工作日，找样最迟不低于一天时间，以此高效服务才能赢得客户。2．对于客户需求打样的，要按具体要求，制出书面打样单，打样单上严厉清楚概括，货号，原料，颜色搭配和做法，打样单由外贸部经理签字后，方能布置打样。样品完成后需细心审核样品，寄出前，必需摄影存入电脑档案。若

2、是新客户，样品能否向客户收费，收多少，快递费是预付照样到付，需请示经理，由经理决议。总的原则是：若是少数样品，样品免费，运费到付。如样品数目较多，应思索样品收费，运费到付。3．严厉掌握核价单，准备地报出美金卖价，需制作一份报价单，详细列明布料的规格递交业务部核算坯布价格，报价单为一式二份，业务，外贸部各存底一份以备订单签署后作为与业务核算依据。美金卖价确定后，准则上必需经外贸部经理审核后，方能对外报价，单个客户提出佣金要求的，业务员必需把工作前因后果向直属总经理汇报请示清晰，由总经理决义可否操作。4．积极主动与客户坚持联络，促使

3、客户及早下订单，样品寄给客户之后，应在快递网页上查阅客户是否收到样品，确认客户收到样品后，应立刻发信给客户，十分谦让的讯问客户对样品的评价，讯问客户能否有下订单的意愿。5．确定付款方式：汇付，托收和信用证三种。如果是T/T付款，要确认定金已经到账，要坚持30%预付定金的原则，如果是放帐或通过银行D/P，D/A等方式收汇等，需公司领导确认同意，在考虑是有长久贸易伙伴可以实行。如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后业务员应该仔细审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其它可能的问题，如

4、有问题应立即请客户改证。采用LC收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付，采用TT收汇的，在取得提单后马上传真给国外买方付款，确认收到余款后再将提单正本及其它文件寄给国外买方。如果TT收汇的，要求收全款才能做装箱，要等收款后再安排装箱，拿到提单后可立即寄正本提单给国外客户。1．外贸部收到订单后，首先要做出业务核表，按出口合同审核表的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明，合同审批需附上客户认单件。审核表由业务员签名，部门经理审批，再交总经理审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金

5、等条款的，要经总经理与外贸部洽谈审批后才行。合同审批后制成销售订单，交给跟单员跟进。业务人员在收到及确认预付订金到款后方可下达生产通知，通知生产部门排产。2．业务员应一直树立“订单就是敕令的企业理念，客户下单后，业务员应在第一时间整理出订单，并立刻下发到有关部门。组织安排货源和跟踪生产进度，及时汇报给客户生产进度，产前色样最终与客户核对，由客户签字后发放于染厂。若有客户交待不清的，应立刻发电子邮件与客户书面确认。3．对于客户的款项安排，严格要求控制在30%及30%预付定金，以减少不必要的风险，客户的货款必是在收到已扣除银行手续费

6、的货款，在客户汇款前需跟客户阐明。4．验货：在交货期前一周，通知跟单员验货，如客人自行验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知仓库。如果客户指定由第三方验货公司验货的，在交货两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货前安排好时间。1．进出仓：货物到达公司仓库前，通知仓管到货时间和递交送货清单，仓管员凭送货清单核对商品点数进仓，并由仓管指示并协助搬运工按已定的位置将商品逐一摆放好。货物出仓前递交仓库一式二分发货清单，并同仓管协助安排搬运工及点数。货物装卸完毕后，由仓管开具放行单，放行单上注明货总数量，出仓时间和发往

7、地，注明装柜柜号，司机姓名和联系方式，必要时需要司机签字。2．应在出货前一个星期内，制备基本文件，装箱资料，制作出口合同，商业发票，装箱单等文件，如果没有收完货款，经有总经理与客户商量批准后方可出货，在做商检之前，需与总经理协商该批货物的单价，米数和金额，以求最大化的取得出口货物的价值。3．租船订仓：如果跟客户签订的是FOB条款，通常由客户指定运输代理公司或船公司，应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，确认工厂的交货能否早于开船期至少三天以前，以及船期能否达到客户要求的交货期。应在交货期一周之前向货

8、运公司发出书面定仓通知，通常在开船三天前可拿到定仓纸。4．如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人，如客人不同意时要另选客人认可的船公司，开船前两周书面定仓，