【5A版】档案管理培训(上、下).ppt

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1、青海新乐物业新乐花园物业管理处2018年3月5日档案管理基础知识培训（上）目录Content01.02.03.04.05.06.什么是档案档案种类档案管理企业档案管理档案大致分类感谢篇为什么要做档案？档案作为一种信息资源，作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。规范化、科学化的档案管理，是企业必须做好的一项基础性工作，在企业发展的同时档案工作不被削弱，建立一套适应本公司业务特点、体现公司规范化、科学管理水平的档案体系，使得档案工作的发展不置后于企

2、业发展速度，它将为公司各项综合业务的开展创造必要条件，对规避和抵御各种风险起到一定的必备作用。一、什么是档案简单的说：就是记录某个对象发展历程的各种信息。对象人类国家个人某个事项等等载体骨头竹简锦帛纸胶片等等一、什么是档案档案概念有百余种：法语国家认为文件（文书）一旦形成就叫做档案英语国家认为文件进入档案馆后才叫做档案国内有人认为只有经过专门整理和鉴定的归档文件才能称作档案；有人认为只有档案机关收藏的无现行作用的文件才能称之为档案……一、什么是档案档案的最新定义组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息二、

3、档案的种类按照档案来源、时间、内容和形式特征的异同点，档案可以有很多层次的划分。（一）依据档案的形成分根据档案形成者可分为国家机构档案、党派团体档案、企业单位档案、事业单位档案、名人档案等。二、档案的种类（二）根据档案内容性质分根据档案内容性质可分为立法档案、行政档案、诉讼档案、军事档案、外交档案、经济档案、科学技术档案、艺术档案、宗教档案等等。上述每种档案，又可具体细分二、档案的种类（三）根据档案的载体形式分根据档案的载体形式可分为石刻档案、泥板档案、甲骨档案、金文档案、简牍档案、锦帛档案、纸质档案、纸草档案、羊皮档案、蜡板档案、棕榈叶档案、桦树

4、皮档案、胶片档案、磁带档案等等多种新型的载体二、档案的种类（四）按照记录信息方式分按照记录信息方式可分为文字档案、图形档案、声像档案。声像档案又分为照片、录音、录像、影片档案。二、档案的种类（五）根据档案所有权形式分根据档案所有权形式可分为国家所有档案、集体所有档案和个人所有档案。在外国通常分为公共档案和私人档案。二、档案的种类（六）其他常见档案种类划分还有在中国，常见的档案种类划分尚有把档案划分为文书档案、科学技术档案和专门档案。二、档案的种类档案分类是多种角度、多层次的分类系统，分类方法比较复杂，一直存在多种意见，是档案学研究的主要内容之一。分

5、散、零乱、质杂、量大、孤本等特点集中、系统、优质、专指、广泛应用三、档案管理档案管理亦称档案工作。是直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称。档案管理的对象是档案，服务对象是档案利用者。档案管理包括哪些内容：档案收集档案整理档案价值鉴定档案保管档案编目档案检索档案统计档案编辑和研究档案提供利用档案管理的意义：档案管理是整个社会发展系统的组成部分之一，在构成整个社会的科学能力中占有重要地位，成为社会信息系统的基石。档案管理不仅对局部单位或个人的工作和生产有意义，对整个社会也有意义，不仅具有当前的、现实的意义，也具有长远的、历

6、史的意义。四、企业档案管理企业档案：是指企业在日常工作中从事企业管理、生产、经营、销售、经济核算及科学研究等活动中直接形成的有保存价值的真实记录。主要包括文字、图表、音像等。（一）企业档案通常包括的内容1.由政府机构发至公司的文件；2.公司业务往来的资料；3.以公司或董事长/总经理名义对内、对外发布的文件，各部门发文；4.各部门制度与程序、人事资料、财务报表、技术资料等；5.公司会议纪要；6.公司经营活动中所订立的合同、协议及契约书；7.公司经营所需的各种证照资料；8.公司重大活动的录像、光碟与图片等；9.其它涉及公司商业机密的资料等。（二）企业档

7、案分类按载体分1、纸质档案2、电子档案(需要借助计算机阅读的档案)3、音像档案4、图片档案（二）企业档案分类按档案内容分1、营业证照类、申报批复类、政府通知类、对外往来函、会议记录类、管理制度类2、经营合同类、固定资产类、宣传资料类、内部发文类、报告计划类3、人事资料类、财务资料类、技术资料类、生产资料类、行业资料类、客户资料类（三）企业档案管理企业档案的管理通常按照职能部门划分，以部门为单位进行分管。行政（办公室）部门负有指导和监督各部门档案管理的责任；各部门的档案由专人负责收集、整理与保管；（三）企业档案管理档案资料应收集完整、齐全，建立目录，

8、并及时更新；档案管理员日常收到待建档资料后，须根据不同类别进行存放归档，并确保档案资料的安全与完整（防潮、防尘防火及保密性