【6A版】档案管理制度.doc

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1、7A版优质实用文档档案管理制度第一条　目的规范档案编号、分类、整理及借阅工作，为加强对公司档案的管理，有效利用和共享各类档案，根据《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）和《中华人民共和国档案法实施办法》（以下简称《档案法实施办法》）以及有关法律、法规的规定，结合本公司实际，制定本项制度。第二条　适用范围本办法适用于公司各部门、项目部对工程、文书、声像、实物等各类档案的管理，包括各类档案的收集、整理、立卷、归档、保管等。第三条　职责1.综合管理部负责对公司的各类档案实行统一监督管理和公司文书档案、影像档案、实物档案的直接管理；监督、检查本办法的施行情况，

2、对各职能部门负责档案资料的工作人员进行业务指导和培训。2.综合管理部负责对公司人事档案的直接管理。3.销售管理中心负责销售档案、客户档案的管理。第四条　程序1.档案的分类公司档案包括：文书档案、人事档案、会计档案、项目档案、影像档案、实物档案、电子（拷贝）档案、经营档案。2.立卷、归档2.1综合管理部及各职能部门应定期或不定期的进行档案的收集。2.2立卷归档的时间2.2.1有保留价值的各类法规、政府文件等外来文件，各部门、销售部在收到或取回文件后，原件必须在5个工作日内送交综合管理部，进行统一管理。47A版优质实用文档7A版优质实用文档2.2.2各类文书文件由

3、综合管理部办理结案后归档。2.2.3规章制度类文件在成稿后由综合管理部负责归档。2.2.4凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在当月内立卷归档。2.3.立卷归档的要求2.3.1归档文件要齐全、完整，要按照文件材料形成的规律进行科学的分类、立卷，要保持文件之间的历史联系。2.3.2案卷要求(1)归档案卷封面的各个项目均应填写清楚，标题简明，保管期限准确，装订整齐。(2)归档文件要按次序系统排列，编制案卷顺序号，案卷目录一式两份。(3)卷内文件排列要有顺序，便于保管和查找。(4)填写案卷一律用黑色钢笔（或签字笔），禁止用圆珠笔或铅笔，字迹清晰。2.4各种

4、实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须使用原件。2.5影像档案摄录必须记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。2.6　各种文件、资料的电子文本拷贝3.档案交接3.1交接的资料必须完整、准确，做到文、图、物相符，签字手续完备。3.2归档资料必须为原件，如遇特殊情况需总经理批准。3.3交接的资料如有缺卷、缺页、破损或不符合归档要求的，无法完善的由移交部门形成书面说明材料报总经理审批方可归档。47A版优质实用文档7A版优质实用文档3.4交接资料时必须当面清点，核对确认无误后，由经手人和负责人签

5、字。3.5对工程资料档案的特殊要求：3.5.1工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续要完备。3.5.2不同幅面的工程图纸应统一折叠成A4幅面，图标栏要露在外面。3.5.3所有竣工图均应加盖竣工图章。3.5.4文字材料应按事项、专业顺序排列，既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。4.档案的保管4.1档案资料要按门类和载体进行科学的分类、排列和编号。4.2按照“八防”（防火、防盗、防潮、防鼠、防虫蛀、防强光、防过度干燥、防失密）的要求做好档案的技术保护并定期检查档案保管情况。4.3综合管理部定期（每季度）对各类档案的归档、保管情况进行检

6、查。5.档案借阅5.1需要外借的档案，借阅人应办理借阅审批和登记手续。5.2职能部门工作人员可直接查阅属于本业务工作范围的档案资料。如需查阅其他重要文件和有密级的档案，须经综合管理部批准，方可借阅。5.3借阅档案必须按期归还。不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借、涂改和私自复印。6.档案鉴定和移交6.1综合管理部应按照档案保管期限的规定，定期对档案进行鉴定，确定档案的存毁。6.2档案的鉴定工作应在综合管理部经理的指导下，由有关业务人员鉴定。失去保存价值的档案，须由鉴定人员提出意见并登记造册，经总经理批准后方可销毁。47A版优质实用文档7A版优质实

7、用文档第五条　附则　本制度附《档案借用登记表》本制度由综合管理部负责修订、解释，并监督检查执行情况47A版优质实用文档