档案管理规范.doc

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1、临沂职业学院档案管理规范临沂职业学院综合档案室二〇一二年三月目录68第一章总则2第二章机构设置与人员配备2第三章档案管理3第四章档案的利用与公布6第五章条件保障7第六章奖励与处罚8第七章附则9临沂职业学院档案工作领导小组职责9临沂职业学院档案工作制度10一、临沂职业学院档案档案库房管理制度10二、临沂职业学院档案档案室保管制度10三、临沂职业学院档案借阅制度11四、临沂职业学院档案保密制度12五、临沂职业学院档案统计制度13六、临沂职业学院档案销毁制度14七、临沂职业学院档案设备维护使用制度14八、临沂职业

2、学院文件材料的整理归档制度15临沂职业学院档案工作职责16一、临沂职业学院综合档案室的职责16二、临沂职业学院档案管理员职责16三、临沂职业学院档案管理员安全岗位职责17四、临沂职业学院兼职档案员职责18临沂职业学院档案归档范围19一、临沂职业学院档案归档时间19二、临沂职业学院档案归档范围及归档案卷质量要求19临沂职业学院档案分类方案及保管期限表20一、临沂职业学院全宗档案体系结构20二、临沂职业学院档案保管期限21三、临沂职业学院全宗档案分类方案及保管期限21附件1：临沂职业学院档案工作管理机构54附件

3、2：临沂职业学院各部门56应移交综合档案室的档案资料56附件3：临沂职业学院立卷归档工作流程7068临沂职业学院档案管理暂行办法第一章总则第一条为规范我院档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，依据《中华人民共和国档案法》及其实施办法，特制定本办法。第二条临沂职业学院档案是指学院从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。第三条学院档案工作是学院重要的基础性工作，学院应加强管理，纳入学院整体发展规划。第四条学院档案工作由院长

4、领导，其主要职责是：（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学院其他工作同步发展；（三）建立健全与办学规模相适应的学院档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；（四）研究决定学院档案工作的奖惩和其他问题。分管档案工作的院领导协助院长负责档案工作。第二章机构设置与人员配备第五条学院档案机构包括学院综合档案室和各单位管理的档案室。第六条68档案库房和管理设施。需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一

5、定独立性的档案，可以根据实际需要设立分室单独保管。第七条学院档案机构的管理职责是：（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学院档案工作；（二）拟定学院档案规章制度，并负责贯彻落实；（三）负责接收、整理、鉴定、统计、报送学院的各类档案及有关资料；（四）编制检索工具，编研、，开发档案信息资源；（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；（六）开展档案的开放和利用工作；（七）开展学院档案工作人员的业务培训；（八）开展档案学术研究和交流活动。第八条学院应当为综合档案室配备专职档案工作人员，其

6、人数由学院根据本院档案机构的档案数量和工作任务确定。第九条学院档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。第十条专职档案工作人员实行专业技术职务聘任制，享受学院教学、科研和管理人员同等待遇。第十一条档案工作人员如在工作中接触有毒有害物质，学院应按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施。第三章档案管理第十二条建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学院档案管理水平。68第十三条学院档

7、案材料的归档范围是：（一）党群类：主要包括学院党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学院关于党群管理的文件材料。（二）行政类：主要包括学院行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要；上级机关与学院关于人事管理、行政管理的材料。（三）学生类：主要包括学院培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。（四）教学类：主要包括反应教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按教办字［1987］016号

8、文件的相关规定执行。（五）科研类按国档发［1987］6号文《科学技术研究档案管理暂行规定》的相关规定执行。（六）基本建设类：按国档发［1988］4号文《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。（七）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备的全套随机技术文件以及接收、使用、维修改进工作中产生的文件材料。（八）产品生产类：主要包括学院在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。（九