台北市政府公文制作参考手册.doc

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1、臺北市政府公文製作參考手冊（第2版）臺北市政府秘書處編印中華民國95年1月145目次目次I壹、前言1貳、共同格式3一、公文用紙尺度3二、書寫方式3三、分項條列序號3四、用字用語4（一）正體字之使用4（二）常用國字正誤用詞5（三）一般公文用語12（四）專業用字用語16（五）法規用字用語17（六）外文之引用22（七）度量衡單位之表示22五、標點符號41六、數字使用原則46（一）阿拉伯數字書寫原則46（二）中文數字書寫原則50七、文稿蓋章53（一）來文53（二）發文稿56（三）簽、便箋、報告、簽稿會核單62叁、公文結構69肆、對外意思表示之公文71一、令7

2、1（一）發布法規令72（二）發布解釋性規定令73（三）發布裁量基準令74二、函75145（一）一段式函77（二）二段式函78（三）處分函79三、公告80四、書函82五、箋函84六、開會通知單85七、移文單87八、機密文書機密等級變更或註銷建議單89九、機密文書機密等級變更或註銷通知單91十、訴願書93（一）訴願之提起93（二）訴願書之填寫94十一、訴願、行政訴訟答辯書97十二、聘書100十三、獎狀101十四、說帖102伍、內部使用之公文107一、簽107二、便箋110（一）簡單案情便箋111（二）洽商或回復公務便箋112三、報告113（一）段落式報告

3、114（二）條列式報告115四、會議文書116（一）報告提案117（二）討論提案119（三）會議紀錄120五、公務電話紀錄121六、差假請示單122陸、研究報告123一、報告結構123145（一）封面123（二）摘要128（三）目次128（四）表圖目次128（五）辭彙或符號說明129（六）正文129二、標點符號131三、表與圖136四、參證部分138（一）參考書目139（二）附錄147五、送繳147145壹、前言一、臺北市政府（以下簡稱本府）為促進本府各機關學校（以下簡稱各機關）配合行政院推動橫書公文製作之標準化，特編訂本手冊，並自94年1月1日起使

4、用。二、公文應依其性質，使用適當的類別。本府常用之公文類別，可分為以下幾類：(一)令：公布法律、發布法規命令、解釋性規定與裁量基準之行政規則及及人事命令時用。(二)函：各機關處理公務有下列情形之一時使用：1.上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。2.下級機關對上級機關有所請求或報告時。3.同級機關或不相隸屬機關間行文時。4.民眾與機關間之申請及答復時。(三)公告：各機關就主管業務或依據法令規定，向公眾或特定之對象宣布週知時使用。(四)其他公文：其他因辦理公務需要之文書，例如：1.書函：(１)於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。(２)

5、代替過去之便函、備忘錄、簡便行文表，其適用範圍較函為廣泛，舉凡答復簡單案情，寄送普通文件、書刊，或為一般聯繫、查詢等事項行文時均可使用，其性質不如函之正式性。2.開會通知單：召集會議時使用。3.公務電話紀錄：凡公務上聯繫、洽詢、通知等可以電話簡單正確說明之事項，經通話後，發話人如認有必要，可將通話紀錄作成兩份並經發話人簽章，以一份送達受話人簽收，雙方附卷，以供查考。4.手令或手諭：機關長官對所屬有所指示或交辦時使用。5.簽：承辦人員就職掌事項，或下級機關首長對上級機關首長有所陳述、請示、請求、建議時使用。6.報告：公務用報告如調查報告、研究報告、評估

6、報告等；或機關所屬人員就個人事務有所陳請時使用。7.箋函或便箋：以個人或單位名義於洽商或回復公務時使用。8.聘書：聘用人員時使用。9.證明書：對人、事、物之證明時使用。10.證書或執照：對個人或團體依法令規定取得特定資格時使用。11.契約書：當事人雙方意思表示一致，成立契約關係時使用。1451.提案：對會議提出報告或討論事項時使用。2.紀錄：記錄會議經過、決議或結論時使用。3.節略：對上級人員略述事情之大要，亦稱綱要。起首用「敬陳者」，末署「職稱、姓名」。4.說帖：詳述機關掌理業務辦理情形，請相關機關或部門予以支持時使用。5.定型化表單。二、本手冊適

7、用於各機關承辦人員常用之公文書，包括對外意思表示之公文，如：令、函、公告、書函、箋函、開會通知單、移文單、機密文書機密等級變更或註銷建議單、機密文書機密等級變更或註銷通知單、訴願書、訴願及行政訴訟答辯書、聘書、獎狀、說帖等，及對內意思表示之簽、便箋、報告、會議文書、公務電話紀錄、差假請示單等。三、本手冊內容架構分為三部分：第一部分為共同格式，介紹公文用紙尺度、書寫方式、分項條列序號、用字用語、標點符號、數字使用原則、文稿蓋章、公文結構；第二部分介紹本府常用公文與作法舉例，第三部分為研究報告之撰寫格式。四、本次再版，除改正初版之錯漏處及部分參考範例之內

8、容外，亦重新修正了法定度量衡單位之書寫參考表、標點符號用法舉例表，並增加承辦與決行同為一人時之公文蓋章範例及