ARP二期网上报销用户手册.pdf

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1、第一章引言1.1编写目的用户手册是软件使用帮助文档，用于详细阐述软件的功能、性能以及约束条件，是用户使用ARP系统的依据和参考文档。1.2整体功能介绍网上报销子系统是ARP综合财务系统的一个子系统，与人力资源、综合财务、科研项目、科研条件等业务系统紧密集成，实现了借款单填写、报销单填写、领导审批、财务审核、财务支付的网络化流程管理。网上报销系统以课题成本管理为核心，围绕财务审核流程，完成借款填写、报销填写、固定资产转固、领导审批、预算控制、财务审批、银行支付，自动生成记账凭证。员工借款报销和领导审批不受任何时间、地点的限制，同时将费用支出与预算管理子系统关联，实现

2、实时预算控制。网上报销系统主要包括借款单录入、报销单录入、固定资产审批及转固、领导审批、财务审核、财务支付、授权代理和基础设置等模块。其中，借款单录入和报销单录入是核心业务模块，也是信息流的出发点，用户通过网上报销系统填写并提交借款单或报销单，经由领导审批、财务审核、财务支付流程，最后将数据导入ARP财务模块生成记账凭证。其中领导审批和财务支付流程是可选流程，根据各单位管理需要在系统设置中设置是否启用此项流程。通过授权代理的功能，可实现代理借款报销业务。作为业务流程的数据平台，基础设置提供了与业务相关的基础数据，包括基础数据维护和基础类别维护。网上报销系统是基于I

3、nternet的借款报销管理流程，打破了传统的财务手工作业的局面，使费用报销流程统一化、简单化和透明化，加强了科研管理内部控制，在一定程度上提高了工作效率，节约了管理成本，加速了资金周转速度。第二章功能操作介绍2.1借款单录入借款单按照借款金额是否确定分为定额借款和限额借款。本模块主要功能是借款单录入和提交的管理，借款人通过此模块在网上报销系统填写借款单或者通过授权代理人，由代理人代为填写委托借款单并提交领导审批、提交财务审核。2.1.1新建借款单用户根据借款金额是否确定，选择定额借款单或限额借款单，填写定额/限额借款单；根据授权代理功能，代理他人填写委托借款单，

4、委托借款单分为委托定额借款单和委托限额借款单。新增借款单具体功能包括新建、编辑、删除、打印、查询、提交领导审批和提交财务审核等。2.1.1.1新建定额借款单路径：借款单录入>定额借款单>增加步骤：<1>借款信息列表页面点击“增加”按钮，进入定额借款单新建页面，如图2.1所示：<图2.1>借款管理<2>录入定额借款单相关的信息，定额借款单数据项如表1：序号项目名称说明1借款事由*借款的事由，必填2借款类别*列表选择，具体数据项由财务人员在基础类别中维护，必填3借款金额*借款的具体金额4支付方式*列表选择，按借款的支付方式选择，包括现金、支票、银行卡、汇款、汇票，借款

5、单只能选择一项支付方式只能填写一项，必填5账户名收款的单位名称，支付方式为“支票”、需要填写此项6开户行名称收款单位开户银行名称，支付方式为“支票”，需要填写此项7银行账号收款单位开户银行账号，支付方式为“支票”，需要填写此项8银行卡号银行卡号，支付方式为“银行卡”，需要填写此项9帐套*默认为科研事业账套10备注借款需要说明的其他信息11子课题号*选择借款归属的课题的编号，必填12核算部门借款人所在部门，根据个人信息维护的内容自动获取13电子邮件借款人电子邮件，根据个人信息维护的内容自动获取14联系电话借款人联系电话，根据个人信息维护的内容自动获取<表1>定额借款

6、单信息表借款单新增页面如图2.2所示：<图2.2>定额借款单<3>点击“保存”进行借款单数据保存，同时进行借款所属课题的可用资金检查。如果借款可用资金不足系统有如下信息提示：如果要继续保存数据请点击“确定”按钮，如果要修改数据请点击“取消按钮”，回到借款单录入页面，进行数据修改。2.1.1.2新建限额借款单路径：借款单录入>限额借款单>增加步骤：<1>借款信息列表页面点击“增加”按钮，进入限额借款单新建页面，如图2.3所示：<图2.3>限额借款单<2>录入限额借款单相关的信息，限额借款单数据项如表2所述：序号项目名称说明1借款事由*借款的事由，必填2借款类别*列表

7、选择，具体数据项由财务人员在基础类别中维护，必填3借款限额*借款的最大限额4支付方式*默认的支付方式为“支票”，限额借款的支付方式只能是支票5账户名收款的单位名称6开户行名称收款单位开户银行名称7银行账号收款单位开户银行账号8帐套*默认为科研事业账套9备注借款需要说明的其他信息10子课题号*选择借款归属的课题的编号，必填11核算部门借款人所在部门，根据个人信息维护的内容自动获取12电子邮件借款人电子邮件，根据个人信息维护的内容自动获取13联系电话借款人联系电话，根据个人信息维护的内容自动获取<表2>限额借款单借款单新增页面如图2.4所示：<图2.4>限额借款单<3

8、>点击“保