99学年度第2次总务会议纪录.doc

《99学年度第2次总务会议纪录.doc》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在教育资源-天天文库。

1、99學年度第2次總務會議紀錄壹、時間：100年6月15日（星期三）上午9時30分貳、地點：雲平大樓4樓第1會議室參、主席：黃總務長正亮記錄者：胡振揚肆、出、列席：如簽到表伍、上次(99.12.15)會議決議執行情形案號決議或說明事項執行情形第一案如何建立安全的校園環境，各系所、單位所轄空間，應自行進行安全檢視，有危險之虞的地方，如大樓的管道間，應予明顯標示。全校性的公共空間，因校園幅員廣大，總務處除將加強進行中之工程查核，及透過駐警隊平日校區之巡邏，盡力排除校園危險因子外，仍有賴全體教職員工生共同檢視，以求週延，並就各方所提建議，依管理程序(PD

2、CA)處理，以建立友善安全的校園環境。照案辦理。有關進行中營建工程之公共安全，除加強工程查核，並請行政院勞工委員會南區勞檢所協助稽查。另駐警隊同仁於夜間巡邏校園時，對於落單女性教職員工生，即予告知盡量結伴同行或予以保護。又學務處於4月份舉辦全校性搜尋校園安全死角活動，對於校園安全滿意度調查，僅15人上網提供意見，其中非常滿意者2人、滿意或普通者各6人、不滿意者1人，就提出改善意見部分，辦理情形如如下：1.勝利校區路燈已經檢修完畢，勝一至勝四中間道路及勝四北邊道路建議增設路燈，恐因照度太亮會影響住宿學生作息；勝六草皮廣場之路燈係太陽能路燈，校方將視

3、經費評估修復之可行性。2.光電所大門兩盞庭園燈，經查修係電線短路，已修復完成。3.有關格致堂前悠悠湖附近景觀照明，已辦理該區域改善技術服務廠商評審作業，將在後續納規劃設計作業作整體規劃。校園環境安全意見反映網頁，正由營繕組進行建構中，俟完成後，將可提供全體教職員工生一個共同檢視校園安全反應與處理的有效管道。15陸、主席報告一、建築及整修(一)已經完工的「防火科技大樓」，已於5月11日驗收完畢。(二)進行中的包括成功校區材料等三系館，還有「安南校區水產生技實驗及教學大樓新建工程」進度98.12%；另外「海洋生物及鯨豚研究中心新建工程」進度46.74

4、%。(三)目前在推動的工程有四個，計有勝利校區游泳池及球類場館、海工大樓、生科大樓、理學大樓，未來會持續地推動。二、節能減碳方面，總務處持續積極推動，除了汰換T8燈管外，就電梯部分加裝電子監控系統等等相關節能措施實施後，就去年與今年1~5月用電量作比較，今年較去年節省超過10%，計約265萬度。三、本校校園音樂撥放系統，已於3月31日完工，在兩週前召開記者會，反應非常好。四、有關採購方面，前已在推動頂尖大學計畫等相關會議說明，由於時程的壓力及年底案件的累積，需要進行財物或勞務招標之案件，務必於9月15日前向採購組提出。營繕工程部分，10萬元以上、

5、100萬元以下的案件，希望能在9月1日前送營繕組辦理；100萬元以上的，則須提早在8月1日前提出。五、校園環境美化方面，每一學期會辦理清潔競賽，本學期第1名是航太系；第2名是外文系；第3名有兩單位，分別為經濟系及製造所。六、在採購績效方面，積極推動綠色採購，99年度將近93%，比教育部指定90%之目標多了將近3%，獲教育部列為績優單位。柒、工作報告（詳見會議資料內各組、隊工作報告，如附錄）捌、提案討論（無）玖、臨時動議（無）拾、散會：上午9時50分。15附錄：各組工作報告一、文書組：文書組負責全校各單位教職員生(含學生宿舍)郵件之分發處理；校外來

6、文之總收、分文及學校對外發文之繕打、校對、用印與公務郵件之投遞寄送、公文稽催以及檔案管理等業務。概述如下：(一)郵件之分發、寄送處理：文書組「分信室」每天配合公、私郵車送信班次(約4~6班)，分發處理全校各單位郵件。本學期除數量龐大難計其數之普通函件外，掛號函件計約43,851件、快捷1,700件、Email6,455件；有關郵件查詢之電話、書面及E-mail回覆處理等約8仟多件。另寄發公務郵件8,849件，支用郵資200,980元。為配合節能減紙及簡化分發處理郵件時程，學生掛號郵件直接e-mail到電子信箱，而不再另發紙本通知單（催領仍發紙本通

7、知），並在櫃台增設一部電腦可以在現場查詢。　　　　　　同時為增進工作動向之流暢性及方便同學查詢掛號郵件，己妥善調整櫃台、工作桌之位置；並在門前裝設「公佈欄」，隨時將不明之掛號郵件、失物招領…等事項張貼公告。(二)公文e化處理：為配合本校公文線上簽核系統之建置及流程之管制，文書組於99年6月依「文書流程管理手冊」、「文書及檔案管理電腦化作業規範」及本校組織架構與行政程序等規定，整合本校原「公文處理」、「總收文」、「發文、繕打暨校對」及「歸檔」等作業標準，修訂併為「公文e化處理作業標準」，作為本校暢通內外公務溝通及提昇組織運作效率之公文處理規範。惟因

8、目前部分單位尚未同意配合使用自然人憑證線上簽核公文，多數校外來文(含約70%電子交換文及30%郵寄「紙本」來文等)及校函之創稿發文，仍需