会议纪录 会议名称96学年度总务处第1次处务会议.doc

《会议纪录 会议名称96学年度总务处第1次处务会议.doc》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在教育资源-天天文库。

1、會議紀錄會議名稱：96學年度總務處第1次處務會議時間：96.10.04上午9時30分地點：圖書館八樓總務長室主席：張新立總務長出席：戴淑欣、呂昆明、葉智萍、鄒永興、王旭斌(趙振國代理)、柯慶昆、林梅綉、劉富正記錄：許麗珍壹、報告事項一、主席報告：1.希望各組面對校內外的抱怨電話能積極處理，作為各組進步的原動力。2.馬上辦中心每月承辦的案件請作成報表呈給校長。3.校內裁員的政策目前不實施，但精簡人員的政策應會持續，所以各組組長對於同仁的考核應持續進行。4.各組於未來所提的專案，如「購買自動繳費機暨成績單列印系統」、「南北及博愛校區

2、停車收費暨車牌辨識系統」，都應注重其成本效益分析，作為是否採行的依據。5.各組對於人員的管理請儘量採取人性化、合理的方式。二、各組組長報告（一）文書組1.有關9月18日中正堂因颱風侵襲，下大雨，導致中正堂各單位淹水。本組經同仁們合力清理及查檢後，除了屋頂漏水有些受損之外，在財物方面並沒有很大的損失。而屋頂受淹漬部分，營繕組已派員修繕完畢。2.8有關前案，因正值開學期間，故平日代管學生的包裹數量很多，有些放置於地面的包裹受到淹漬。有位學生因係棉被及書籍受到損害，曾提出要求賠償。經洽詢會計室及人事室結果，認為此案理賠於法無據。因此已

3、向學生及其家長解釋，並獲得家長認同。但家長及學生皆反應本校應於收到學生包裹後，應儘速送交學生本人，而不應留在文書組代為保管，清大及台大皆有此服務。是否可提案要求住宿組之宿舍管理員能協助將學生之包裹帶回轉交給學生較為妥當？1.國立基隆海洋博物館籌備處於9月20日上午派員至本校參訪本校檔案庫房及公文管理系統，已圓滿完成。2.國立清華大學於9月20日下午由該校孫瀛副總務長帶領其文書組及營繕組人員共9員至本校參觀檔案管理業務及庫房，本校周副總務長亦出席主持參訪活動，並在營繕組王組長及本組同仁們的協助下，已圓滿完成。3.本校榮獲「第五屆機

4、關檔案管理金檔獎」，行政院於9月27日在台北台泥大樓舉行頒獎典禮，本校由許副校長代表領獎，並由會計室葉甫文主任帶領總務處人員呂昆明組長、鄒永興組長及文書組同仁們共7員出席觀禮，形塑了本校對檔案管理的重視及校內同仁們團結合作的形象。4.本校公文流程管理暨電子表單管理系統已與廠商進行中止協商會議。本組負責檢討公文系統方面已完成及未完成之各項功能，提交給計網中心彙總。請事務組及保管組也能就電子表單部分提出檢討報告，以方便計網中心與廠商談中止事宜。5.人事室將於10月18～19日舉辦新進行政人員研習會，請各組組長能鼓勵所屬同仁們參加，以

5、提升同仁們對本校行政業務的處理效能。（二）事務組1.為建立總務處同仁關心校園環境事務，擬自10月起發起美化校園活動，活動時間為每星期五8:30～9:30。本組已規劃8組認識區域，詳如附圖，敬請本處同仁踴躍參加。2.8.9月二次颱風來襲，本處緊急應變小組成員皆非常盡職，於颱風來襲當日隨時掌握狀況並隨機處理。惟一可惜是中正堂淹水未能及時發現，有關這次淹水最主要原因已於9/25中秋節前施作完成，嗣後應不會再發生。3.檢附「重要工作管制表」（詳附件一）。（三）出納組1.96學年度學雜（分）費繳費事宜：(1)第一階段學雜費繳費情形：96學

6、年度第一學期學雜費應繳人數14,600人，應收金額338,436,064元，截至10月1日8已繳人數12,416人，共收取學雜費計290,010,972元（不含助學貸款人數1,220人及金額46,423,253元）。(1)第二階段學分費繳費日期：96年10月19日～10月29日。1.「網路收款系統」之開發：(1)收費對象：初期主要針對研討會報名費及推廣教育班（含學分班、非學分班）學員學費。(2)使用單位：相關承辦人員。(3)使用方式：學員以ATM（或匯款）將報名費（或學費）轉入系統給定的虛擬帳號。(4)詳細步驟：a：使用單位上網

7、登錄資料，並列印申請書。b：將申請書送權責單位核完章後，正本送出納組憑辦（出納組會以E-Mail通知承辦人員，給予虛擬帳號前六碼、系統帳號及密碼）。c：承辦人員上網登錄，系統產生對應的虛擬帳號給每位學員。d：承辦人員通知所有學員，以被指定的虛擬帳號進行ATM（或匯款）繳費。e：銀行傳送繳費電子檔給出納組。f：出納組以E-Mail通知承辦人員已繳費學員之銀行匯款資料。g：承辦人員確認匯款資料無誤後，通知出納組進入系統擷取該批資料，進行銷帳作業，並列印收據由承辦單位轉交繳費學員。(5)優點：多元化繳款方式、減輕收取現金風險、減輕行政

8、工作流程、便於收據管理。(6)進度：出納組測試中。2.檢附「重要工作管制表」（詳附件二）。（二）保管組1.過去使用之空間管理系統，由於架構簡單功能不足，不符現實需求。目前已由本組陳玉萍小姐重新自行開發，不久應可上線。同時本組對全校空間資料的核對也加快腳步在處理，