高效会议的“八项原则”-牛津时间管理.pdf

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1、高效会议的“八项原则”-牛津时间管理开会，是管理工作的一种重要方法。他对集思广益，消除误解，做出决策，有其重要意义。但现在，许多会议成为了一种形式，一种“累赘”。有的会议议题繁多，只议不决；有的会议拖拉严重，形成了效率低下的“大尾巴会”。有的会议，参加人数众多，无多大关系“陪绑”的现象严重。有的会议成为了领导“一言堂”，失去了会议的意义------总之，低效的会议，无用的会议，拖拉的会议，陪绑的会议，既浪费了大家的时间，又制造了“文山会海”，已成了许多公司效率低下、成本增大的重要环节。如何才会开好高效的会议？我认为要坚持一

2、下八点：------主题要唯一。一次会议，就有一个主题，最好。可以集中时间和精力，集中有关人员，高效解决问题。综合性会议，最多也不要超过三个议题为好。议题越多，参加人员越多，陪绑的也越多，效率也就越低下，成本也就越高。------人员要相关。参加会议的人员，一是要坚持“少而精”的原则。与会议议题直接关联的单位，派员参加。协办的单位，不要派人陪绑。二要坚持“有效性”的原则。具体的议题，让主责人员直接汇报，不要让领导代为汇报，避免“一问三不知”的现象出现。三要坚持“决策权”的原则。参加会议的人员，一定要有决策权，主管领导有事派

3、员参加，也要赋予相应的权利。否则因做不了主造成议而不决，是最大人员成本的浪费！------事先要通报。要想会议高效，事先告知很重要。不要到会场才知什么议题，没经深思熟虑作出决策，导致决策有误。重大议题应提前一天告知，让大家各广泛征求意见，充分作好准备，开会各抒己见，迅速作出决策，提高会议效率。会议议题、提供有关资料、发言次序都在会议通知中告知为好。------程序要准确。会议的程序很重要，关系到会议是否民主，有效。一是不要领导主持会。应该是会议议题单位主持，或办公室主持。二是不要领导先讲话。避免有的人“话里听音”拍马屁，失

4、去民主按领导意见办。三是该议的时候议，该决的的时候决，该举手的时候举手，该签字的时候签字，尽可能会上形成决议，不要事后补办，切实提高会议效率。------时间要紧凑。要事先规定会议时间，一个议题的会议一般会议时间不应超过一个小时。超过一个小时还形成不了决议，说明分歧较大，可以回去准备，二次在议，做出准确决策。人是有生物钟的，开会时间长了，大脑反映迟钝了，决策慢了且容易出错。当然，11点会议，容易提高会议效率，但也应避免仓促决策。------记录要完整。会议记录一定要完整、规范。从签到、讨论记录，到会议决议、表决情况，都要进

5、行详细记录，以观备查。可采用专用记录格式、卡片，做到规范、准确、可查，避免事后不认账。------纪要要及时。会议召开后，应在两日内，下发会议纪要。会议纪要要做到完成目标的时间、要求、方法、执行部门四落实。拖泥带水是企业执行力的大忌。所以，要及时贯彻会议精神，一是增强会议时效性，发挥会议的作用；二是可以乘热打铁，取得事半功倍的效果；三是避免节外生枝，导致不必要的麻烦。四是提高会议的效益，增强执行力。------决策要检查。会议决策情况的跟踪检查，非常重要。首先是检查要及时。在会后的几天里，要检查有关部门对会议决议的贯彻落实

6、方案。其次是定期查落实。对会议的贯彻，制定及各节点，每个节点都要进行检查。三是决策完成期限要进行及时的总结，好的表扬，错的处罚，确保会议有效性的贯彻落实。总之，企业管理离不开会议。开好会，也会提高生产力。会议开好了，贯彻落实抓好了，管理工作就成功了一半。最近和一位企业家交流，谈到他公司在人力资源管理中遇到的困惑。他知道我在理光有过兼任人力资源总监近十年的经历（我在理光的主业是生产管理），想从我这里获得一些建设性的意见。他两年前，从外部招聘了一位颇有思想和经验的人力资源总监，好像还做过人力资源方面的顾问。这位总监来了之后，做

7、了许多他期望做的事情，特别是各类人力资源管理标准制度建设方面取得了重大进展。看起来，一个良好的人力资源管理闭环业已形成，照理说，企业管理绩效应该提高，员工应该开心才是，但是结果却正好相反。不知问题出在哪里？要知道问题在哪里，还得让我们一起来看一看，这位总监两年来做了些什么？他做的第一件事，就是导入绩效考核制度，对公司所有员工进行“精密”的绩效考核。为此，各个部门和员工需要为此填写和制作许多报表。为了督促被考核者重视考核，甚至把上报考核资料等项目也作为考核内容。光有考核，不把考核结果用起来，显然不能体现绩效考核的意义。因此，

8、导入与绩效考核相对应的奖惩制度水到渠成。奖惩制度出台并实施之后，问题发生了，部门和员工抱怨考核与奖惩结果不公平，缺乏客观的依据。特别有人指出，做得多错的多罚的多；而无所事事的人却悠哉游哉拿奖金。总监想到了采用“职务描述”对员工的工作进行细化。一段时间之后，这位总监又漂亮地交出了答卷，把公司内数百种不同岗