【优品制度】大型上市集团总部文件管理制度.docx

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1、【优品制度】大型上市集团总部文件管理制度【优品制度】大型上市集团总部文件管理制度一、文件管理概述1、目的：为了规范文件下发、传达，提高管理效率，结合公司的实际情况，特制订本制度。2、适用范围：公司的各类文件，包括综合管理类、人事任免类，以及制度颁布、修订类。二、制度内容★文件发布1、公司级文件：政策类、大型项目（需跨部门执行）类事项必须以公司文件形式下发，发布部门为总经办。2、公司日常运营管理工作中，有关各部门内部的工作安排部署、传达上级指示等事项，由主管部门OA通知执行。★文件分类标准及编号规则1、公司级文件下发主要包括以下四类：A类――综合管理类：公司级事项通知、通报以及短期政策(

2、包括奖罚通报、短期管理政策等)。B类――人事任免类：公司的各类人事任免书。C类――制度颁布、修订类：各类制度颁布和修订的通知。各类文件按编号规则单独编号并使用独立的流水号。★文件的格式文件一般由标题、发文编号、签发人、密级、紧急程度、正文、附表、发文【优品制度】大型上市集团总部文件管理制度【优品制度】大型上市集团总部文件管理制度时间、主送单位（部门）、抄送单位（部门）等部分组成。★发文的程序1、拟文需发文部门负责起草文件，文稿拟好后，拟稿人应在OA上填写《发文审批表》（附表一）。2、核稿拟发文部门须在《发文审批表》（附表一）“申请部门总监意见”处签字，签字人为部门总监；无部门总监的，由

3、分管副总直接签字，签字人对文稿内容和质量负责。3、会签拟稿确定后需要会签，由部门总监或分管副总决定相关会签部门；会签前先以OA发送电子版文件到各会签部门负责人，各会签部门负责人应当在1个工作日(24h)内进行审阅并回复意见。4、审批文稿审核、会签后，送呈总经理批准。5、下发总经理批准后交由总经理办统一编号下发。6、传阅文件下发后要求各部门有针对性地开展相关培训，传达文件的内容。★文件的归档各类文件统一由行政部专人登记、存档（包括文件原件及审批表），各发文部门同时自行登记、留存副本。各部门指定专人（原则上由助理/内勤兼任）负【优品制度】大型上市集团总部文件管理制度【优品制度】大型上市集团

4、总部文件管理制度责接收各类文件，并于第一时间向部门经理汇报，同时负责接收文件的归类、存档。★文件的密级1、文件的密级由发文部门确定。2、文件的密级程度由低到高依次为“公开”、“秘密”、“机密”。3、“公开”级别为对全公司发布的文件。4、“秘密”级别为向公司内部一定范围和层级人员发布的文件密级，禁止在指定发放范围外传播，严禁流出公司范围。5、“机密”级别为向公司特定人员发布的高等级文件密级，严禁在特定发送人员名单之外传播和谈论。★文件的有效期任何文件都必须在文件正文和审批表中注明文件适用的有效期限。行政制度模版及参考标准一、公文模板（一）公文模板一文件编号：C002-DHJY-[2014

5、]1019-A（编号位于页眉处，左对齐）关于XX的通知（文件标题统一采用宋体三号字，加黑，字符缩放为80%）根据XXXX，通知如下：【优品制度】大型上市集团总部文件管理制度【优品制度】大型上市集团总部文件管理制度一、XX1、2、二、XX三、XX（通知内容正文统一采用宋体五号字）XXYYSS有限公司二零年月日发文部门：部经理办签发人：主送单位（部门）：抄送单位（部门）：发文方式：OA发文日期：201年月日密级：（二）公文模板二【优品制度】大型上市集团总部文件管理制度【优品制度】大型上市集团总部文件管理制度文件编号：C002-DHJY-[2014]1019-A（编号位于页眉处，左对齐）任免

6、书（文件标题统一采用宋体三号字，加黑，字符缩放为80%）任命：XX为XXYYSS有限公司XXXXX免去：XX为XXYYSS有限公司XX职务XXYYSS有限公司二零年月发文部门：总经办签发人：主送单位（部门）：抄送单位（部门）：发文方式：OA发文日期：201年月日密级：【优品制度】大型上市集团总部文件管理制度【优品制度】大型上市集团总部文件管理制度（三）公文模板三文件编号：C002-DHJY-[2014]1019-A（编号位于页眉处，左对齐）关于下发（修订）XXXX制度的通知（文件标题统一采用宋体三号字，加黑字，符缩放为80%）根据XXXX，通知如下：一、制度下发（修订）的目的二、制度适

7、用范围（新发制度时填写）三、制度修订内容（修订时填写）四、其他（通知内容正文统一采用宋体五号字）XXYYSS有限公司二零年月日发文部门：总经办签发人：主送单位（部门）：【优品制度】大型上市集团总部文件管理制度【优品制度】大型上市集团总部文件管理制度抄送单位（部门）：发文方式：OA发文日期：201年月日密级：（四）对外公函模板中国XXXXXXXRoad,DadaoXXXCo.,LTDXXX路XX号XXXX,邮编：XXXXPost:XXXX电话：X