文书档案培训讲稿.doc

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1、文书档案归档操作技能培训讲稿2013年4月17日牟德洪同志们：今天，讲在具体工作中文书档案如何收集，归档和不归档范围,如何划分保管期限，如何按照《归档文件整理规则》进行整理：首先，我要为大家介绍的是文书档案整理方式的历史变革情况，让大家了解、掌握：第一，整理方式的历史演变：1、按“卷”整理的方式的时间界限、依据：2002年以前的文书档案按“卷”进行整理。按“卷”整理，是指按照一事一卷的原则，对归档文件进行分类、组卷、编号、编目、装订的过程。1987年12月，国家档案局颁布了《机关档案工作业务建设规范》，正式将立卷作为机关档案室归档文件的规范整理方法确定下

2、来，并在全国范围内加以普及。1988年9月，随之配套的国家标准《文书档案案卷格式》（GB/T9705—2008）由国家质量技术监督局颁布实施，这种以“卷”为整理单位的方式，我市一直执行到2002年。2008年11月，《文书档案案卷格式》重新修订颁布，并于2009年5月1日起实施，仍然适用于按立卷方法整理档案。2、按“件”整理的方式的时间界限、依据：2003年以后的文书档案按“件”进行整理。按“件”整理，就是指以“件”38为单位，将归档文件进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒的过程。2000年12月，国家档案局颁布了行业标准《归档文件整理规则》（DA/T

3、22—2000），要求自2001年1月1日起施行。根据达州市档案局《关于施行〈归档文件整理规则〉的几点意见》（达市档发[2003]19号），我市规定，“凡属市档案馆接收范围的市级机关、团体和其他社会组织（包括企事业单位），均应从2003年1月1日起执行《规则》，2002年以前的文书档案仍采用文书立卷归档方法整理归档；尚未推行《规则》的县、市（区）最迟在2004年度执行；中央、省属驻达单位，其档案移交省上有关单位的，按照省档案局规定的时间执行《规则》，其余的均应从2003年1月1日起执行《规则》。”第二，划分保管期限的历史变革：1、执行永久、长期、短期保管

4、期限的时间界限、依据：2006年以前的文书档案执行永久、长期、短期三种保管期限。1987年12月，国家档案局以“国档发[1987]27号”印发了《机关档案工作业务建设规范》、《关于机关档案保管期限的规定》、《文书档案保管期限表》和《机关文件材料归档和不归档范围》（后两者为一个文件）这三个文件，正式确定了文书档案的保管期限分为永久、长期、短期三种形式，长期为16年至50年左右，短期为15年以下。这种保管期限的划分，我市一直执行到2006年，这其中既有按“卷”整理的方式，也有后面几年按“件”整理的方式。2、执行永久、30年、10年保管期限的时间界限、依据：2

5、007年以后的文书档案执行永久、30年、10年三种保管期限。382006年12月，国家档案局发布了第8号令（即：《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》）根据达州市档案局《关于印发〈机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定实施意见〉的通知》（达市档发[2007]70号），我市决定：“1、市级各单位统一于2008年整理2007年度档案时开始执行新的文件材料归档范围和文书档案保管期限表。2006年以前的文书档案归档范围和文书档案保管期限，仍按原规定执行。2、各单位在执行文书档案新的保管期限时，文书档案按照永久、30年、10年分别进行排列和编目（保管期

6、限为永久的档案，接续原永久档案排列；保管期限为30年、10年的档案，重新起头排列）。会计、基建、照片等其它专门档案，仍按原有规定进行排列和编目。”其次，企业如何界定哪些属于文书档案？如何整理文书档案？今天，也要给大家讲明白，形成统一思想。一是根据《工业企业档案分类试行规则》（国档发[1991]20号）和《企业档案工作规范》（DA/T42—2009）的规定，企业档案中的前四大类（即：“经营管理类、生产管理类、行政管理类、党群管理类”）为文书档案，从这一点可以看出，企业文书档案的构成和机关文书档案的构成是大同小异的。二是根据《机关档案工作业务建设规范》、《文

7、书档案案卷格式》、四川省档案局《关于企业参照执行〈归档文件整理规则〉的意见》（川档发[2003]15号）的相关精神，企业文书档案的整理同机关单位的整理方式是相同的。三是根据1987年12月印发的《文书档案保管期限表》、2006年12月颁布的国家档案局第8号令（即：《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》）、2012年12月颁布的国家档案局第10号令（即：38《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》），企业文书档案保管期限同样执行的是永久、长期、短期和永久、30年、10年。所以企业文书档案的整理方式和保管期限的划分与机关是相一致的。综上所述，一是整

8、理方法介于执行《规则》有十余年，前几年个别单位需按“卷”整理的文书档案也整理的差