《文书档案业务培训》ppt课件

《《文书档案业务培训》ppt课件》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在教育资源-天天文库。

1、档案业务培训7/15/20211培训的主题和内容主题：如何做好机关（居委会、村委会、企业等）档案的整理归档。内容：本次培训的内容分几个主题：1、文书档案；2、基建档案；3、会计档案；4、特殊载体档案。整理归档的具体做法及其中注意事项。每个主题约需要花费的时间为：30到40分钟7/15/20212文书单件归档方法介绍定义：单件归档整理方法就是将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、装盒，使之有序化的过程。以件为单位整理，是指整理的对象与整理的结果都是件，以件代替案卷作为档案的基本管理单位。用此方法的前提条件是必须在电脑上安装使用档案局推荐的优秀档案管理软件来管理档案。分两个方面解

2、释：1、推行文书单件归档方法改革的意义；2、文书档案立卷改革的做法及注意事项7/15/20213推行文书单件归档方法改革的意义国家颁发了国家标准《归档文件整理规则》DA/T22—2000）。广东省于2000年2月26日印发了《广东省文件材料归档方法改革方案》并在全省推开。这两份标准性文件的颁布说明文件材料归档方法改革已进入全面实行、积极推广阶段。1、实现文件材料随办随归，实现文档一体化管理，保证档案材料齐全完整2、充分发挥计算机信息存储量大及处理信息速度快的优势，使档案管理模式现代化，提高档案管理效率。3、新文书单件归档方法可以使档案员避免传统立卷方法中因人为因素造成的分类整理的错误，减少

3、档案员劳动量，提高工作效率。7/15/20214文书档案立卷改革的做法及注意事项1、收集。归档单位在每年的年初由各部门将上年度处理完的文件移交档案室。（1）收集范围：领导和各部门上年度处理完毕的文件材料；（2）收集时间：每年的1，2月份，由档案室发通知，明确收集范围；（3）收集要求：对照本单位收发文登记本及单位制定的《文件材料归档范围及保管期限表》进行，保证收集齐全、完整。7/15/20215文书档案立卷改革的做法及注意事项1、收集。（4）应注意的问题：a、严格文件登记制度，便于掌握文件去向，收集时容易收回;b、将办理完毕的文件，随即收集归档。c、对办完的文件进行检查，有否残缺或不全的，如

4、有应及时追回。d、注意“账外”文件的归档：*领导人及有关人员外出开会的会议文件和参加公务活动形成的与本单位有关的文件材料;*外单位直接发到文件承办部门的文件材料;*本单位形成的党组、行政、业务会议记录；*本单位形成的各种规章制度；*本单位各种图表、花名册、本单位出版的书刊;*需要本单位贯彻落实的会议文件。7/15/20216文书档案立卷改革的做法及注意事项2、归档判断。决定文件是否归档。对照《文件材料归档范围》，需归档文件转入下一流程；不需归档的剔除。以单件文件为归档单位。就是充分尊重文件的自然形成状况，以“件”作为归档的基本单位。注意：（1）单份文件，一份文件为一件；（2）各种报表、名册

5、、图册、书刊等，一册（本）为一件；（3）文件的正本与定稿、正件与附件、转发件与被转发件、原文本与译文本为一件；（4）情况通报、简报、报刊涉及到本单位的要归入长期保管；（5）本单位代上级机关起草的文件归入永久保管。7/15/20217文书档案立卷改革的做法及注意事项3、分类。就是依照单位归档的实际情况，对归档文件材料划分年度、机构、保管期限等。分类一般有两种类型：全宗单位档案室集中统一归档的按年度——保管期限法进行分类；全宗单位内各部门分别归档的则按年度——机构——保管期限进行分类。分类必须准确，标准应稳定、统一。分年度：将应归档的文件材料按其所属年份分开（按文件落款时间划分），相同年度为一

6、类。分机构：将文件依据其形成或承办部门的不同按机构分开。注意：（1）一般文件按其形成部门或承办部门分开；（2）多部门承办的文件材料归入主要的承办部门；（3）根据单位的规定将某一类文件归入一个部门。7/15/20218文书档案立卷改革的做法及注意事项3、分类。分保管期限：区分文件材料的保存价值，确定每份文件的保管期限，对照本单位制定的《文件材料归档范围及保管期限表》确定每份文件的保管期限，将其分为永久、长期（16---50年）、短期（15以内）三种保管期限。注意：（1）本单位文件材料重要；（2）年度性文件材料重要；（3）上级普发文件为短期；（4）上级来文与本单位有直接关系的，如批复、干部任免

7、（单位正、副职的属永久，机关内部人员任免属长期），表彰先进或受到处罚（市一级属长期、中央和省一级属永久）。7/15/20219文书档案立卷改革的做法及注意事项4、对归档文件材料进行处理。将原来文件上带有的会生锈的金属物去掉(短期的可不用去钉)，并用细线或其他对纸张无损害的粘合剂重新将文件缝（粘）合。注意；（1）用胶水粘贴，用普通的胶水粘贴文件的左上角；（2）用不锈钢夹，夹牢每一份文件；（3）页数较多的文件用三孔一线的方法