文档格式-规范

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1、文档格式规范2北京吉威数源信息技术有限公司目录1文档格式规范11.1文字性文件或规范性文件的编制要求11.1.1文件的整体要求11.1.2文件编制的具体要求11.2表格文件的编制要求52文档命名规范5I1文档格式规范1.1文字性文件或规范性文件的编制要求1.1.1文件的整体要求1.1.1.1文件编制的基本要求a)文件均采用A4纸幅面。文件的名称应简明准确，一般不超过20个汉字。b)文件的内容应表达准确、清楚、简明、严谨。c)同一文件中术语、符号、代号应统一。表达同一术语的概念应前后一致。采用的术语尚无标准规定时且容易产生不同理解的，应给出定义或说

2、明。d)文件中的缩略词(语)应采用有关标准或专业委员会认定的缩略词(语)，自定缩略词(语)应简明、确切，能反映主题。缩略词(语)在文件中首次出现时应做说明。e)文件中引用的标准和文件应是现行有效。f)文件中应采用国务院正式公布、实施的简化汉字。1.1.1.2文件封皮的基本要求a)文件封面的内容分为标题、编制信息和公司名称三部分。b)文件标题分为“标题”和“副标题”。“标题”描述项目名称，字体：小初黑体居中；“副标题”描述文件名称，字体：小一黑体居中。“标题”和“副标题”空一行。c)文件编制信息包含三个要素，“编制”、“审核”、“批准”：小四宋体加

3、粗，书写对应人员姓名，姓名中文采用小四宋体，西文采用小四TimesNewRoman。“版本号”：小四宋体加粗，书写文件版本号，采用小四TimesNewRoman；“日期”：小四宋体加粗，书写文件编制日期，采用小四TimesNewRoman。d)公司名称为公司的全称，在文件编制信息后空一行，三号黑体。e)所有文字性文件或规范性文件中都必须包含文件修改记录，文件修改记录放在第二页，目录从第三页开始。f)封面页、文件修改记录页均不插入页脚页码，目录页的页脚中间对齐2插入页码，格式为：I、II、……。a)目录标题“目录”，字体：三号黑体，通过全文自动生成

4、目录项（word2003:插入—引用—目录；word2007:引用—目录）。制表符前导符：”……”；格式：“正式”；显示级别：3级即可。各级目录字体均为小四，宋体。b)封面页、文件修改记录表字体格式要求，如下所示：21.1.1文件编制的具体要求1.1.1.1文件正文格式a)正文需要插入页眉页脚，页眉：左对齐插入公司logo右对齐插入文档编码与文档标题，宋体10；页脚：中间对齐插入页码，数字格式小五TimesNewRoman：1，2，3……。b)章和条的标题的字体：小四黑体。c)正文的中文字体：小四宋体；西文字体：小四TimesNewRoman。d

5、)首行缩进两个汉字。e)图和表的标题的字体：小四黑体。图、表后空一行，书写正文。f)行间距：1.5倍g)页边距：上:2.54cm；下:2.54cm；左：3.17cm；右：3.17cm。1.1.1.2层次划分及编号a)文件正文与附录应按其内容分成若干层次。b)文件的层次一律用阿拉伯数字连续编号，不同层次的数字之间加下圆点相隔（即圆点加在数字的右下角），最后数字后面不加标点，如“1”“1.1”“1.1.1”……。c)文件的层次不宜过多，通常不应超过4级（特殊的情况下最多可增至5级或6级），即：第1级──1第2级──1.1第3级──1.1.1第4级──

6、1.1.1.1序号应左顶格书写。有标题时，在序号后空一字距写标题，另起一行写具体内容；没有标题时，在序号后空一字距再写具体内容。层次标题力求简短，一般不要超过15个字，标题末不用标点符号。各级编号的字体均为小四黑体。5a)文件的各层次内部，若再需要分点叙述时，可用“（1）”这种层次序号；更小的层次则用“①”这种层次序号。“（1）”这种层次序号之后是本段标题的，标题末用句号或冒号或空一字，其后接写正文；或另起一段。如果没有本段标题，则序号之后直接写正文。1.1.1.1数值a)表示非物理量的数，数字一至九用汉字“一”、“二”、“三”…表示，大于九时，

7、用阿拉伯数字表示。表示物理量的数值，应使用阿拉伯数字，后边写上法定计量单位符号。b)小于1的数值，小数点前定位的“0”不可省略，代表有效数字的“0”不可省略。如五位有效数字，0.125应表示为0.12500。c)当整数的位数较多，且其后有三个以上的“0”，或当纯小数的小数点后面有三个以上时，应采用10n作为倍数(n为正、负整数)的写法，但保留的有效位中的“0”必须全部写出。如已明确80000的有效位数为两位，则应写成80×103或8.0×104或其他形式。d)数值的整数部分或小数部分超过四位数字时(包括四位数)，整数部分向左，小数部分向右，每三位

8、数字应空半个阿拉伯数字或一个字符的位置，表示年号的数字除外。如：23456，2.34567，12345.6789。e)表示偏差范围的数值