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时间:2019-01-16
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1、浅谈如何编写会计记账凭证摘要姜洁(开滦(集团)有限责任公司煤炭质量检测中心)摘要:记账凭证是木单位财会部门根据审核无误的原始凭证编制,载有反映经济业务的会计分录及简要内容,肓接作为记账依据的书面文件。其特点是:载有反映经济业务的会计分录,指明了经济业务应记入的账户、应记的方向及相应的金额,并附有相关的原始凭证(即附件)。记账凭证摘要,是对该项经济业务的基木概括,概括好了,叫人一看就知道经济业务的来龙去脉,反之,若写的文不对题、词不达意或者过于简单,可能会给看账者或查账者以错觉,不利于会计信息的分析和利用。笔者结合自
2、己多年的国企会计工作经历,就实行会计电算化后记账凭证摘要的编写作些探讨,以求抛砖引玉。关键词:记账凭证记账凭证摘要1日常收支业务摘要的编写要规范统一目前各单位根据业务量的大小,财务部门都分别设置了3-5人以上编制记账凭证,所有人员力求使用统一格式、统一措辞。这样使得会计账簿的摘要体现整体一致性,更重要的是能够充分发挥计算机查询系统中“模糊查询”板块的功能。所以,对日常收支业务采用“主语+谓语+宾语”的句式。即具备经济行为的主体、对象和内容三个最基木的要素,编写时还要注意在主语前加上部门。统一措辞虽然在执行初期比较困
3、难,只要大家在工作中注意交流、相互沟通、认真总结,相信很快就能做到统一协调。例如:财务部张三用现金购买办公用笔150元。摘要为:财务部张三购笔。采用这种句式,在账务“模糊”查询时,只要输入“张三”,当年及往年所有张三经手的业务,所需数据一目了然。如果要查找财务部所发牛的费用,只要输入“财务部”,就会得到所有财务部的费用情况。充分体现了会计电算化方便、高效、快捷的优越性。2摘要的编写要“简”而“明”所谓简明,即简单明了。太过于简单的摘要,不能把经济业务内容表达清楚。相反,如果摘要过于繁琐,不仅罗嗦而口也会因摘要栏字数
4、控制使得摘要不能全面显现,影响账簿使用者的使用。因此要在计算机设定的摘要字数内,抓住重点,将经济业务内容尽可能简单、全面地表述出来。例如:企管部李四去北京岀差借款5000元。摘要为企管部李四出差借款,而不能为李四借款,更不能为借款。3摘要的编写要准确对反映不同经济内容的同一张记账凭证,每项经济业务内容要准确对应一个摘要,不能笼统地使用同一个摘要。现行的借贷记账法和会计基础工作规范允许编制一借多贷、一贷多借以及特殊情况下的多借多贷的记账凭证。目前被广泛使用的会计电算化软件,一般都具有“修改摘要”的功能,为准确编写记账
5、凭证摘要提供了条件。例如:驻石家庄办事处每月要到财务部报销经费,其中有招待费、办公费、差旅费、会务费、审计费等等。其摘要应按每项经济业务对应的会计分录分别编写为:驻石办招待费;驻石办办公费;驻石办差旅费;驻石办会务费;驻石办审计费等。如果报销时只输入驻石家庄办事处经费,则过于笼统,摘要与会计科目也不相对应。又如:企管部李四出差回来报账吋,会务费开支1500元;购书500元;车票及途中补助2000元;退回余款1000元。其摘要应为:李四报销会务费;李四报销购书款;李四报销差旅费;李四借款退冋余款。如果此笔凭证用笼统的
6、一个摘要:李四报销差旅费,则反映在会计账簿中的“会务费”、“办公费”“差旅费”科目,都对应着差旅费的摘要,用起账来会令人匪夷所思。对此工作细节,有些会计人员往往容易忽视,给以后的复核、记账、查账、审计等一系列会计工作带来不便。特别强调的是,用银行存款开支的经济业务,对应银行存款科目的摘要,必须反映收款单位名称,便于银行存款账同银行对账单的核对。4更正错账时摘要要规范根据《河北省企业会计基础工作规范实施细则》的要求,对记账后的记账凭证,发现错误,用红字冲销原错误凭证吋的摘要为“注销某月某日某号凭证”,同时,用蓝字编写
7、正确的记账凭证时摘要为“订正某月某日某号凭证”。对只有金额错误的会计分录,在编制调整数字差额凭证吋摘要为“调整某月某日某号凭证”。如果所修改的是往年的错误凭证,那么,在“某月某日”前务必加上“某年”字样。在此需强调一点,在注销、订正或调整某张错误凭证的同时•,应在被修改的记账凭证摘要的下面手工注明“该凭证在某月某日某号凭证已更正”的标记,表示该凭证已被修改完毕,以避免该凭证被重复修改。5摘要中需要反映必要的数字5.1需要注明时间的摘要有的摘要必须注明时间,如收到上级部门拨入某月经费;交纳某月水费、电费、电话费、各项
8、保险金、个人所得税等;提取职工福利费、职工教育经费、工会经费等。在摘要中务必注明经济业务所属的吋间。这样不仅能有效防止发生漏记、重记的可能,而II便于单位间的账务查询。例如某单位收到省拨2007年上半年政府津贴200000元。摘要为:收省拨07年上半年政府津贴。5.2需要注明人数的摘要对发放职工防暑降温费、职工困难补助、发放临吋工工资等,在摘要中要注明人次。
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