独立院校行政秘书的角色定位和专业化途径

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1、独立院校行政秘书的角色定位和专业化途径　　【摘要】本文结合独立院校的特点，从行政秘书的概念界定入手，对当前独立院校行政秘书的角色定位进行综合分析，并以此为基础，探寻实现行政秘书专业化的途径。　　【关键词】独立院校行政秘书角色定位专业化　　一、行政秘书的概念界定　　秘书的国际通用定义是联合国关于“秘书是单位主管的特殊助手，掌握有办公室工作的技巧，能在没有上级过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和正确的判断力，并且在所给予的权力范围内做出决定”这一定义。　　我国于1998年颁布的《秘书职业国家职业标准

2、》中对“秘书”一职做出如下规定：“秘书职业主要从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。”随着社会对秘书服务需求的不断产生，秘书行业的分工也在不断地细化，分为行政秘书、外事秘书、机要秘书、私人秘书、商务秘书以及生活秘书等。其中，行政秘书的岗位规范主要体现在行政管理之中。　　二、独立院校行政秘书的角色定位5　　经由秘书概念界定得知，行政秘书既具有承上启下沟通领导与群众之间关系的职责，也有处理日常行政事务的职责，还有为领导决策提供第一手调研资料的职责。其职业特点，决定行政秘书对自己的

3、工作角色要有一个正确的定位。　　（一）有为与有位的定位　　如何正确对待有为与有位的关系，是行政秘书所必须面对的现实问题。以独立院校的行政秘书来说，身处知识圈内，行在领导之侧，看似风光无限，其实未必如此：与教学一线的老师们相比，人家有职称，有学术，有桃李满天下的风光；与后勤部门的同事相比，人家有实权，有待遇，有无责一身轻的潇洒。唯独这行政秘书：办会办事还得会办事，写文写字须得懂文字。年龄小，思想活跃，体会不到领导的沉稳与老道，领导不满意；年龄老，思想保守，体悟不到领导的开拓与探索，领导也不满意。曾有人对行政秘书的“为

4、”与“位”有过精辟总结：干得好，领导舍不得你走，不提拔；干得不好，却因为是领导身边的人，一举一动容易被放大，领导想提拔也不好提拔。话虽调侃，却也道出了行政秘书的不易：外表风光与实际辛苦、个人付出与实际得到有时并不是成正比的。也正是如此，行政秘书对职业的认识就要有比别人更深刻的领悟，对于个人的得失就要有更清醒的认识。　　（二）行为与规范的定位　　从独立院校行政秘书的岗位规范来看，负有“参与政务、掌管事务、搞好服务”的职责。因此，到位而不越位，是行政秘书对自己角色的第二个正确定位。　　所谓到位，指的是独立院校的行政秘书

5、除快速准确地完成领导交办的事务之外，还要注意处理好为院校教职工服务的职责，既要保证工作效率，提升工作质量；也要深入教学一线，提高服务能力。5　　所谓不越位，指的是要遵守职业操守，做领导的“耳朵”，不做领导的“嘴巴”。做“耳朵”指的是深入到学院的教职员工之中，广纳贤言，及时掌握他们的意见和建议，为领导决策提供真实可信的第一手资料；不做“嘴巴”指的是不能以领导代言人的身份自居，口大气粗，颐指气使，口无遮拦，以避免陷入少知而大言、无知而乱言的困境。　　（三）权力与操守的定位　　在2015年12月29日召开的中央政治局主题

6、民主生活会上，习近平总书记再次告诫：“要严管家属子女和身边的工作人员”，对他们要“严格教育、严格管理、严格监督，发现问题及时提醒、坚决纠正”。独立院校的行政秘书作为领导身边的工作人员，因有着与领导得天独厚的亲密关系，身处利益链之中，因此也易成为某些别有用心之人刻意接近、示好的对象。对此，独立院校的行政秘书要持有高度警戒之心，只有小心谨慎，沉着应对，抱定守一，防微杜渐，才能避免“针尖大的眼儿漏进斗大的风”，以良好的道德风尚和人格力量当好表率，以良好的行为品行和职业操守为领导服好务，做好领导身边建良言、行正事的合格秘书

7、。　　三、独立院校行政秘书的专业化途径　　（一）行政秘书专业的发展趋势　　从目前我国行政秘书专业化发展趋势来看，主要体现在以下三个方面：一是身份职业化；二是职能专门化；三是知识专业化。同时，随着信息化时代的到来，还需要充分利用计算机技术管理纵横交错、纷繁复杂的行政事务，从而不断优化和配套，形成清晰、完整、科学、数据化的工作管理体系。5　　（二）行政秘书专业化的实现途径　　1.专业培训　　专业培训分在校教育和在职培训两种。对独立院校行政秘书来说，主要采用的是在职培训。其具体培训手段分别为：一是依托独立院校自身的资源优

8、势，自行组织适应性、实用性强的上岗培训；但本院校又不具备培训条件的，可采用委托培训的方式，委托专业培训机构进行岗外培训。　　2.职业鉴定　　我国目前秘书聘任准入条件较低，职业鉴定并没有纳入秘书评聘的必要条件之中，因此，有不少独立院校的行政秘书并非由具有专业秘书资格的人员所担任，而这种专业知识缺失所直接导致的就是系统化知识的缺失，在工作中，往往是先实践，再理论