浅议二维条码技术在档案管理内的运用

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1、浅议二维条码技术在档案管理内的运用　　摘要：本文先是介绍了二维条码的概念、特点，然后分析了在档案管理领域引入二维条码技术的重要意义，最后对建立基于二维条码的档案管理系统进行了探讨，旨在推动档案管理工作高效率地开展。[1]　　关键词：二维条码技术；档案管理；推动　　中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：1674-7712　（2012）　14-0015-01　　二、二维条码的特点　　二维条码有如下特点：一、能够存储大量信息；二、编码范围广；三、具有良好的防伪、保密性能；四、拥有较高的译码正确率；五、具有较强的纠错能力；六、制作容易且花费

2、小　　三、档案管理引入二维条码技术的重要意义　　（一）实现纸质档案、电子档案的同步管理　　档案管理虽然已经进入了信息化时代，但法律效力、证据作用方面，一部分电子档案不能发挥相关作用，这部分纸质档案仍然有保存的价值。纸质电子档案技术可借助二维条码技术实现，该技术的出现连通了纸质、电子两种档案管理系统，人们可以由一种档案快速地找到对应的另外一种档案，为两种档案的同步管理、统一管理提供了便利。　　（二）提高档案管理人员的工作效率4　　在档案管理系统中安装二维条码生成控件，将档案的著录内容（如文件号、标题、主题词等）制作成标准的二维条码，档案管理

3、人员只需要用扫描设备对二维条码进行简单地扫描就可以在极短的时间里将档案的著录信息自动输入计算机数据库管理系统，非常快捷。另外，二维条码一次生成、不可更改的特性，能够避免人工录入易出错的缺点，能够有效提高档案信息管理人员的工作效率。[4]　　（三）解决电子档案易更改的问题　　电子档案失真情况最常见的为以下两种：一、纸质档案转化成电子档案的过程中，出现操作失误；二、被恶意复制、篡改，如“黑客”攻击。二维条码技术可以将电子档案转化成二维条码，然后通过打印可形成纸质电子档案。二维条码一次生成、不可更改的特性，保留了电子档案的原始信息，在保证电子信

4、息真实性方面意义重大。[5]　　（四）有利于电子档案的长期保存　　二维条码技术将电子档案转化成纸质电子档案，纸质电子档案易保存、易携带、易备份、可长期保存。即使承载纸质发生毁损，只要破损面积不超过整个条码符号的50%，如有需要，均可将丢失信息恢复。　　四、建立基于二维条码技术的档案管理系统　　实现二维条码技术在档案管理内的运用也就是建立基于二维条码技术的档案管理系统以及如何实现二维条码技术与现有系统的对接、整合。　　（一）二维条码测试平台4　　该平台的功能是：测试软件开发商开发的二维条码档案管理软件和硬件设施是否满足国家的有关规定，最终实

5、现数据上的统一。二维条码档案管理软件和硬件设施经过档案部门网站上的测试且合格之后，才可流入市场。　　（二）相关的功能设计　　（1）生成正式文件。利用二维条码生成技术，首先完成对文件的PDF格式转化，然后和著录信息一起转化成二维条码，并将其加入到电子文件的对应位置，最后一步是生成带有二维条码的、正式的纸质文件。[6]　　（2）收文登记。二维条码的识读技术可以提高信息采集的速度和质量，在减少档案管理人员工作量方面效果显著，是对原收文登记模式的有效改良。实现纸质档案、电子档案的同步管理　　（3）归档。档案管理人员在档案归档之前需要对其进行有序整

6、理并装盒。装盒之后，对盒号、件号以及类别等重要信息进行确认，并按照《标准》完善著录元数据信息，最后将著录的元数据转化成二维条码，打印成标签，粘附在文件上。　　（4）移交入馆。档案移交入馆时，如果该档案是二维条码纸质文件，那么需要对其进行二维条码扫描操作，将其中的信息还原成电子文件以及著录元数据，前者放入原文数据库，后者放入目录数据库。对档案进行整理工作，如检查是否有重复，盒号是否重新订定等。整理工作完成后，确定档案在库房的上架位置，并上架，然后根据《标准》将新的内容补充进著录元数据，且打印二维条码，目的是使二维条码在内容方面足够完整，方便

7、日后的取用和管理。[7]　　五、结语4　　当前，二维条码技术在档案管理方面的运用只能算是起步阶段。如何充分发掘二维条码技术在档案管理方面的潜力，还有很长的一段路要走。相信在不久的将来还有可能出现三维条码技术，甚至四维条码技术，为档案管理提供更加方便、快捷的服务，这就要求档案管理人员一方面要解放思想，另一方面要努力学习、开发新技术，只有这样才能促进档案管理事业的健康发展。　　参考文献：　　[1]李丽芬.在档案管理中引入二维条码技术的构想[J].科学之友，2011，4.　　[2]石华.二维条码技术在档案管理中的应用研究[J].档案管理，201

8、0，1.　　[3]向隅.二维条码技术在图书馆信息管理系统中的应用[J].计算机与数字工程，2010，7.　　[4]左友刚.二维条码检测技术在图书馆管理中的应用[J].微计算机信息，2011，3