谈条码技术在现代档案管理中的运用

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1、团日冒国ttZifANrA口任雪浩刘新钰王绍波s卢湘摘要本文分析了我国档案管理系统运用的现状和存在的问题。提出了档案管理22位条码编码规范★项目名称离簿学校和运用条码技术管理档案的新方法。档案条码编码规菇的研j关键词条码技术档案管理运用究_蝴

2、畴哆21世纪，现代科学技术突飞猛进，全球经济一体化、文档一体程”。对于以“件”为保管单位的新方法，在档案的整理、保管、利用化、社会信息化已成为世界发展不可逆转的趋势，高校档案工作也等过程中有提高工作效率、方便利用、降低文件整理工作量等优点，面临着新的机遇与挑战。因此，敢于突破那些与时代发展不相适

3、宜已被档案界达成共识。通过调研我们发现，目前高等院校使用的主的工作理念和工作模式，提出新的观点、探索新的问题、开拓新的流档案信息管理系统绝大多数仍然是以“卷”为保管单位进行案卷领域，在档案管理中结合工作实际，用新的思路、新的途径、新的方整理，但是，随着档案以“件”为保管单位的普遍实施，档案保管单式来解决档案工作中遇到的新矛盾和新问题，是提高档案工作管位的数量将成数十倍的增加，将导致档案管理者工作量的激增，进理水平的关键。据此，笔者对运用条码技术管理档案进行了研究。而影响档案管理的工作效率l1。从档案管理环节方面考虑，档案的一、我国高等

4、院校档案管理系统存在的主要问题编目、借阅、库房清点、统计、鉴定等是档案管理工作的主要环节。1．高校档案管理系统缺乏兼容性和可扩展性。目前，国内的档在接待公共档案借阅时，需要办理档案的出库(交接)登记、签字等案研究机构、公司和高等院校已经开发出不少档案管理系统，实现一系列手续，而目前高等院校使用的主流档案信息管理系统没有了比较简单的计算机辅助档案管理。这些系统虽然实现了档案的实现对这一环节的管理，所以，在接待档案利用工作流程中，档案电子信息著录，可以根据著录项查询和统计，实现了档案工作中业出、入库登记，应该说是一道比较浪费时间、影响档案

5、利用效率的务指导、保管和利用的职能分工，然而它们都普遍存在系统适应性“关卡”。还有，在利用档案信息管理系统进行文书档案整理时，需扩展性差的问题，而且目前高等院校使用的主流档案信息管理系要通过键盘逐条手工著录目录和文件标识，这也是一道比较浪费统缺乏与现在广泛应用的标记物品的条形码设备的兼容性，没有时间、影响档案利用效率的“关卡”。设计与其他系统的数据导人导出功能，从而缺乏与其他系统协同3．档案管理的标准化、规范化进程有待进一步推进。档案信息工作的能力和可扩展性，无法满足高等院校现阶段电子校务环境管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化

6、。笔者通过调研中的档案工作需要。发现，目前高等院校所使用的档案装具的封面、脊背以及归档文件2．档案管理的工作效率有待进一步提高。2001年12月6日，档号因受硬件设备的影响，大多采用手工书写，导致其颜色、字体国家档案局颁布的《归档文件整理规则》中指出：“将归档文件以件等很难统一，识读起来有一定难度。而且，由于历史原因，档案馆为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过(室)藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细数据接口标准。主要是将人事档案数据存储在光盘、硬盘中加以保存。2．人事档案的信息安全。由于人事

7、档案具有保密性的特点，该4．技术关键。(1)采用面向对象的设计模式，基于WEB的电子系统提供了严谨的用户权限管理机制。通过采取信息安全验证加文档浏览器；(2)采用SQLServer2005作为后台数据库；③系统密措施，建立严格的分层次用户权限管理模式(包括对应用系统功采取信息安全验证加密措施。能授权及对数据库访问权限的严密控制)。档案管理员在特定模块三、网络服务平台建设的功能操作中建立用户名及口令，对权限进行的划分，不同级别的为了保证人事档案的数据安全，采用内部局域网作为网络服用户授予不同的权限，从而避免了越权和各种非法的操作，保证人

8、务平台。由于处理的数据量较小，采用Pc机做终端服务器，通过事档案的安全。对允许登陆的用户，每人分配一个电子密钥，系统终端服务器、网卡、网线、交换机构成的内部局域网，建立人事档确认用户身份后才能登录。若要查看的档案不在该用户的权限范案服务器与相关部门之间的连接，以支持人事档案信息的处理、围内，则必须通过查阅申请审批流程，用户提出申请，由档案管理查询与利用。员审批，从而保证人事档案在查阅利用中安全不泄密。为保证数据人事档案信息化建设，能够对人事档案起到双轨保存的作用，的安全不丢失，以及系统的安全性和运行出问题时能及时地备份及时更新，动态化

9、管理干部人事档案信息，保证干部档案信息的时数据，该系统提供完善的数据备份还原功能。通过“系统日、”和效性、真实性和准确性，能够及时、准确、迅速地为人事部门的人才“查询系统日志”可查看登陆系统的人员操作情况。此外，采用杀毒