论如何在项目管理中建立良好沟通

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1、论如何在项目管理中建立良好沟通［摘要］沟通是项目经理日常工作的一个重要组成部分，这项工作的好与坏直接影响项目的过程控制和最终的项目质量。从建立沟通体系的重要性谈起，介绍怎样建立良好的沟通,沟通的方法，以及沟通中应注意的原则，从多方面阐述良好的沟通是做好项目管理工作、更好的实现项目目标的重要前提。［关键词］项目管理沟通管理体系沟通计划沟通方法沟通渠道项目管理就是指把各种系统、方法和人员结合在一起，在规定的时间、预算和质量目标范围内完成项目的各项工作。项目管理的内容涉及到诸多方面，而在这些过程当中，沟通是贯穿始终，必不可少的一个工作，是项目经理日常工作的一个重要组成

2、部分，这项工作的好与坏直接影响项目的过程控制和最终的项目质量。回想一下你所经历的项目，有没有出现过以下这样的情况：客户在检查项目阶段成果时，指出曾经要求的某个产品特性没有包含在其中，并且抱怨说早就以口头的方式反映给了项目组的成员，糟糕的是作为项目经理的你却一无所知，而那位戚员解释说把这点忘记了。可能你遇到的情况比上面谈到的还要复杂。问题到底出在哪儿呢?其实很简单，就两个字沟通。沟通途径不对导致信息没有到达目的地。在项目中，沟通更是不可忽视。项目经理最重要的工作之一就是沟通，良好的交流才能获取足够的信息、发现潜在的问题、控制好项目的各个方面，这项工作的好与坏直接影

3、响项目的过程控制和最终的项目质量。一、沟通管理的体系一般而言，在一个比较完整的沟通管理体系中，应该包含以下几方面的内容：沟通计划编制、信息分发、绩效报告和管理收尾。项目沟通计划是项目整体计划中的一部分，它的作用非常重要，也常常容易被忽视。很多项目中没有完整的沟通计划，导致沟通非常混乱。有的项目沟通也还有效，但完全依靠客户关系或以前的项目经验，或者说完全靠项目经理个人能力的高低。然而，严格说来，一种高效的体系不应该只在大脑中存在，也不应该仅仅依靠口头传授，落实到规范的计划编制中很有必要。因而，在项目初始阶段也应该包含沟通计划。在编制项目沟通计划时，最重要的是理解组

4、织结构和做好项目干系人分析。项目经理所在的组织结构通常对沟通需求有较大影响，比如组织要求项目经理定期向项目管理部门做进展分析报告，那么沟通计划中就必须包含这条。项目干系人的利益要受到项目成败的影响，因此他们的需求必须予以考虑。最典型也最重要的项目干系人是客户，而项目组成员、项目经理以及他的上司也是较重要的项目干系人。所有这些人员各自需要什么信息、在每个阶段要求的信息是否不同、信息传递的方式上有什么偏好，都需要细致分析，种种情形都要考虑到，分析后的结果要在沟通计划中体现并能满足不同人员的信息需求，这样建立起来的沟通体系才会全面、有效。二、建立积极有效的沟通沟通管理

5、的目的就是要保证项目信息及时、正确的提取、收集、传播、存储以及最终进行处置，保证项目组内部的信息畅通。在这过程当中，项目经理责无旁贷的成为信息传输的中心和中转站，同时又要避免成为信息流通的瓶颈。本人认为项目的沟通主要包括与业务部门的沟通、与部门领导的沟通、项目组内成员之间的沟通、与外联公司的沟通和与其他兄弟部门之间的沟通等等。（一）与业务部门的沟通与业务部门的沟通一般从项目前期阶段就开始了，在这工作当中，本人想有以下几点需要注意：项目管理者联盟文章1•充分分析业务部门的需求，以及需求的重点部分，沟通做到有的放矢；2.让对方在一定程度上了解项目组的现实情况，有困难

6、一定先提出来，增进双方的相互理解；‘3.在需求沟通中，业务的专家地位可能不很明显，项目组在有条件的前提下可以更加深入的参与业务需求讨论，甚至引导需求，即技术引导业务；4.在项目过程当中形成前期积极进行需求挖掘、中期合理安排客户体验、后期协调验证测试的良性循环；5.如果沟通效果不理想，要及时上升问题的高度，寻求各级相关领导和职能部门的协助,合理的借用外部力量达到项目组的既定目标。这里以《XX项目》作为案例加以说明，这个项目涉及的对账系统决算规模380（人/天），理论工期7.8月，实际工期2.2月。涉及：6个系统。预估版本缺陷密度为46（ZX平均15.3）。最后该项

7、目得以成功完成，并顺利投产。其实该项目实际情况是：时间非常紧，任务也很重,而且需求不明确，配合公司由于商务问题不能及时支持，可以说困难重重。但从项目开始到结束，项目组在项目经理的领导下与业务代表时刻保持着紧密的沟通，对于存在的各种问题从不拖延解决，每天将项目各阶段的进度情况发与项目干系人了解，保证各方面信息的一致性。项目组成员包括业务人员短期内成为了一个团结而紧密的团体，业务人员也能够了解项目组成员为此付出的努力，并打下了良好的客户基础。（二）与部门领导的沟通与部门领导的沟通在项目管理过程当中是不可避免的，由于目前中心的矩阵结构管理模式中，职能部门的权限要大于项

8、目经理的权限，所以项目经