建筑公司之文件和资料控制程序

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1、文件和资料控制程序济南四建（集团）有限责任公司2010.9审、编人员批准:邢庆毅刘俊清编写:贾爱民付绍德1目的为使公司质量、环境、职业健康安全管理体系（以下简称管理体系）文件得到有效控制，确保与管理体系运行的相关场所，获得适用的文件,制定本程序。2适用范围本程序适用于与管理体系有关文件和资料的管理。3职责3.1办公室归口管理与管理体系有关的公文性文件及档案管理。归口管理管理手册及程序，负责管理手册及相关程序的编制、发放、修订及监督实施。3.2科技处负责本部门制定程序、文件的管理以及归口管理国家、行

2、业施工技术、质量规范、标准、规程及与质量有关法律、法规等文件。3.3安全处负责本部门制定程序、文件的管理以及归口管理环境、安全规范、标准及相关法律、法规。3.4计算机中心负责软件的管理。3.5各职能部门负责本部门制定文件的管理以及与本部门职能相关的规范、标准管理。3.6项目部和有关单位负责施工图纸、设计变更、标准图、施工组织设计、质量计划、技术交底等文件的管理。3.7网上文件的发布、更改、备份及删除由文件的起草部门负责。4工作流程4.1文件流程图4.2文件起草4.2.1管理手册、程序文件应在满足标

3、准的要求前提下，结合本公司的实际情况，按照附表（一）的规定由文件相应职能部门起草。管理手册编写内容：更改栏、方针、目标、批准令、手册的管理、目录、公司简介、术语、管理体系过程或要素的描述。程序文件编写内容：目的、适用范围、职责、工作流程、相关文件、记录。4.2.2其它文件的编写按附表（一）规定、参照程序或有关规定的要求编写。4.3文件的审核、批准管理手册、程序文件、其他文件审核、批准按附表（一）规定执行,审核人、批准人要对文件的充分性、适宜性负责。4.4文件的识别、标识和发放4.4.1外来文件的识

4、别：外来文件的接受部门应识别文件的适用性。4.4.2管理手册、程序文件、公文性文件、规范、标准等受控版本以顺序号标识。公司内部使用和提供给认证审核机构的文件，均属受控版本；一次性提供给公司外部组织的文件属非受控版本，不编顺序号。4.4.3文件发放部门的文件管理员编制文件发放范围表，经本部门负责人批准后发放。4.4.4文件批准后，由文件分管部门专（兼）职文件管理员按照批准的发放范围在公司局域网上进行发布，文件主题命名为：“管理体系文件：XXX文件（程序）”，使用者可从网上下载使用文件。为合同或认证等

5、特殊情况下需要纸质文件时，经文件主管部门负责人同意，登记发放纸质文件。4.4.5复印文件的标识和发放需复印文件的部门应向文件分管部门提出书面申请，经批准后方可复印，在原发放顺序号后加Fxx,按相应文件类别发放程序发放。4.5文件的使用和管理4.5.1文件使用者要使用有效版本文件，禁止使用作废文件。4.5.2文件使用者要经常上网查收有关文件发布信息，确保接收到最新文件，并对公司管理体系文件负有保密义务，严禁将文件外传。4.5.3文件接收部门的负责人应组织本部门人员学习文件，掌握文件的内容和要求，并按

6、文件要求开展工作。在文件实施过程中，若发现问题，文件使用部门应及时向文件起草部门反馈。4.5.4当文件使用者变动工作岗位或调出公司时，该部门或单位应及时将人员变动的信息传递到公司信息中心，以及时调整或关闭变动人员的网上帐号。4.5.5文件分管部门，应及时将新发布的管理性文件、标准、规范（或作废文件）清单报文件归口管理部门，文件归口管理部门及时向文件使用部门印发文件变动目录。4.5.6文件使用部门依据文件归口管理部门下发的文件变动目录，对本部门文件进行清理，对过期作废的文件加盖“作废”印章，对合订本

7、除在目录上加盖“作废”印章外，在该文件首页上加盖“作废”印章,需留作参考时，再加盖“参考文件”的印章。4.5.7各部门、单位和项目部文件管理员每季度对本单位、部门的文件和资料进行自查。文件分管部门结合本部门的实际工作，定期或不定期地对各部门、单位和项目部文件管理情况进行检查，对查出的问题责令整改，并跟踪检查整改情况。4.6文件的更改4.6.1文件主管部门应定期对文件有效性、适宜性进行评审；由于组织结构、标准、法律、法规、顾客及其他要求发生变化，文件主管部门应及时对文件进行必要评审，决定是否修改或作

8、废。若进行修改，则需要得到再批准，文件评审应形成记录。4.6.2文件更改分为换版、换页、手写和贴改四种方式。4.6.2.1换版：当文件修改量较大或多次使用字迹不清或软件升级时，应进行换版，换版视同新制定文件，按4.2、4.3、4.4执行。4.6.2.2换页；当文件某页更改内容篇幅较大或更改处较多时，需换页。4.6.2.3贴改：更改文字较多，不便于进行手写更改时，可用小号字打印贴改。4.6.2.4手写的更改：当更改文字数量较少、内容简单、易于手写更改时，可采用手写的更改。4.6.3由