ACCESS的报表与窗体制作指导

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1、报表 ◆报表的功能◆报表的设计◆报表的记录分组和排序◆报表的打印和预览 一、报表的功能尽管数据表和查询都可用于打印，但是，报表才是打印和复制数据库管理信息的最佳方式，可以帮助用户以更好的方式表示数据。报表既可以输出到屏幕上，也可以传送到打印设备。 报表是查阅和打印数据的方法，与其他的打印数据方法相比，具有以下两个优点：◆报表不仅可以执行简单的数据浏览和打印功能，还可以对大量原始数据进行比较、汇总和小计。◆报表可生成清单、订单及其他所需的输出内容，从而可以方便有效地处理商务。 报表作为Access2003数据库的

2、一个重要组成部分，不仅可用于数据分组，单独提供各项数据和执行计算，还提供了以下功能：◆可以制成各种丰富的格式，从而使用户的报表更易于阅读和理解。◆可以使用剪贴画、图片或者扫描图像来美化报表的外观。◆通过页眉和页脚，可以在每页的顶部和底部打印标识信息◆可以利用图表和图形来帮助说明数据的含义。 二、报表设计 如同数据库中创建的大多数对象一样，用户可以采用多种方式来创建所需的报表。首先，打开数据库窗口，单击【对象】栏下的【报表】按钮，然后单击【报表设计】工具栏上的【新建】，则弹出【新建报表】对话框。1.报表设计工具 

3、⑴工具栏视图、对象、超链接、字段列表、工具箱、排序分组、自动套用格式、代码、属性、生成器、数据库窗口、新对象、线条/边框宽度、特殊效果 ⑵工具箱在报表设计过程中，工具箱是十分有用的，下面具体介绍【工具箱】中的各个控件。◆选择对象    用于选定操作的对象。◆控件对象    单击该按钮后，在使用其他控件时，即可在向导下完成。◆标签        显示标题、说明文字。◆文本框      用来在窗体、报表或数据访问页上显示输入或编辑数据，也可接受计算结果或用户输入。◆选项组      显示一组限制性的选项值。◆切换按

4、钮    当表内数据具有逻辑性时，用来帮助数据的输入。◆选项按钮    与切换按钮类似，属单选。◆复选框      选中时，值为1，取消时，值为0。属多选。◆组合框      包括了列表框和文本框的特性。◆列表框      用来显示一个可滚动的数据列表。◆命令按钮    用来执行某些活动。◆图像        加入图片。◆非绑定对象框用来显示一些非绑定的OLE对象。◆绑定对象框  用来显示一系列的图片。◆分页符      用于定义多页数据表格的分页位置。◆选项卡控件  创建带有选项卡的对话框。◆子窗体/子报表 

5、  用于将其他表中的数据放置在当前报表中。◆直线        划直线。◆矩形        划矩形。◆其他控件    显示Access2003所有已加载的其他控件。⑶工作区◆报表页眉    以大的字体将该份报表的标题放在报表顶端。只有报表的第1页才出现报表页眉内容。报表页眉的作用是作封面或信封等。◆页面页眉    页面页眉中的文字或字段，通常会打印在每页的顶端。如果报表页眉和页面页眉共同存在于第1页，则页面页眉数据会打印在报表页眉的数据下。◆主体        用于处理每一条记录，其中的每个值都要被打印。主体

6、区段是报表内容的主体区域，通常含有计算的字段。◆页面页脚    页面页脚通常包含页码或控件，其中的【=“第”&[page]&“页”】表达式用来打印页码。◆报表页脚    用于打印报表末端，通常使用它显示整个报表的计算汇总等。除了以上通用区段外，在分组和排序时，有可能需要组页眉和组页脚区段。可选择【视图】

7、【排序与分组】命令，弹出【排序与分组】对话框。选定分组字段后，对话框下端会出现【组属性】选项组，将【组页眉】和【组页脚】框中的设置改为【是】，在工作区即会出现相应的组页眉和组布脚。 ⑷属性窗口 2.使用向导创建

8、报表创建报表最简单的方法是使用向导。在报表向导中，需要选择在报表中出现的信息，并从多种格式中选择一种格式以确定报表外观。与自动报表向导不同的是，用户可以用报表向导选择希望在报表中看到的指定字段，这些字段可来自多个表和查询，向导最终会按照用户选择的布局和格式，建立报表。 新建报表： 选择表和字段  按学分分组：  按课程ID排序： 选择报表布局：  选择报表样式：  确定报表标题： 运行报表结果：3.自动创建报表及图表向导 ⑴自动创建报表报表向导提供的自动创建报表有两种格式：一种是纵栏式，另一种是表格式。   ⑵

9、自动创建图表 如果需要将数据以图表的形式表示出来，使其更加直观，就可使用图表向导创建报表。图表向导功能强大，提供了几十种图表形式供用户选择。 新建报表向导，选择图表向导，和数据来源表：  选择图表数据所在字段：  选择图表的类型：  指定图表的布局：  指定图表的标题：  运行图形报表，得到结果图： 4.标签向导 标签向导的功能强大，它不但支持标准型号的标签，也支持自定义标签的创建。