管理处业主档案管理程序.doc

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1、管理处业主档案管理程序管理处业主档案管理程序  管理处业主档案管理程序提要:按档案盒(夹)内的各业主的档案排列顺序将档案有关内容登记在《业主档案目录》内,内容包括:序号、档案编号、业主姓名更多精品简历  管理处业主档案管理程序  一.目的  规范客户档案的管理工作。  二.适用范围  适用于管理处业主档案的动态管理。  三.职责  1.物业部主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。  2.行政接待人员负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。  四.程序要点  1.业主档案内容。  1)经业主签署的《业主公约》。  2)经业主签署后的

2、《消防安全责任书》。  3)《业主家庭情况登记表》。  4)《钥匙领用登记表》。  5)《业主证领用登记表》。  6)《业主入住验房表》。  7)《装修申请审批表》、签署后的《装修施工承诺表》、《装修安全责任书》、相关图纸及装修施工队资料。  8)《违章处理通知单》及处理结果资料。  9)业主的有关证件复印件。  10)业主产权确认登记(产权证书)。  11)其他应保存的资料。  2.档案盒(夹)的制作。  1)根据档案盒(夹)的规格准备相应的档案标贴纸。  2)在档案标贴纸上的打印出标准黑一号字体的档案类别名称,其格式一般是由组织

3、机构、名称组成,如:×××-×.×-业主档案:表示物业管理公司××管理处物业部管理的业主档案。  3)将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(夹)左侧立面距顶部3cm位置上,并排列在档案柜中。  3.业主档案袋的制作。  1)准备适量的26cm×34cm左右尺寸的档案袋。  2)将写有”栋号、楼层号、房号”的标贴纸贴在档案袋封面上。  4.将业主的有关资料存放在相应的档案袋内。  5.将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒(夹)内。  6.按档案盒(夹)内的各业主的档案排列顺序将档案有关内容登记在《业主档案目录》内,内

4、容包括:序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。  7.业主档案的跟踪。  1)当发生下列情况变化时,行政接待人员应将变化情况记录在业主档案中:  a)通讯电话联络方式发生变化时;  b)业主发生更替时。  2)业主档案跟踪管理,由行政接待人员每季度进行一次家庭情况的普查,对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主,行政接待人员应至少每隔15天对业主的联系方式跟踪一次。  3)对产权发生变更的业主,管理处应及时为新业主建立”业主档案”,同时对原业主的档案另置保管,保管期三年。  8.业主档案属绝密档案,特殊情

5、况如需查阅须报管理处经理批准,经物业部档案行政接待人员办理登记手续后方可查阅。  9.业主档案应永久保存。  10.具备电脑办公系统的可以将各业主资料输入电脑进行管理。  11.本规程执行情况作业物业部档案行政接待人员绩效考评的依据之一。  12.档案收集齐全完整,组卷合理,做到类别清楚,排列存放有序,便于检索;  13.档案无虫蛀、霉变、破损、遗失;  14.借阅档案要经过批准,并做好记录。

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