管理处业主档案管理程序.doc

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1、管理处业主档案管理程序管理处业主档案管理程序　　管理处业主档案管理程序提要：按档案盒（夹）内的各业主的档案排列顺序将档案有关内容登记在《业主档案目录》内，内容包括：序号、档案编号、业主姓名更多精品简历　　管理处业主档案管理程序　　一．目的　　规范客户档案的管理工作。　　二．适用范围　　适用于管理处业主档案的动态管理。　　三．职责　　1．物业部主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。　　2．行政接待人员负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。　　四．程序要点　　1．业主档案内容。　　1）经业主签署的《业主公约》。　　2）经业主签署后的

2、《消防安全责任书》。　　3）《业主家庭情况登记表》。　　4）《钥匙领用登记表》。　　5）《业主证领用登记表》。　　6）《业主入住验房表》。　　7）《装修申请审批表》、签署后的《装修施工承诺表》、《装修安全责任书》、相关图纸及装修施工队资料。　　8）《违章处理通知单》及处理结果资料。　　9）业主的有关证件复印件。　　10）业主产权确认登记（产权证书）。　　11）其他应保存的资料。　　2．档案盒（夹）的制作。　　1）根据档案盒（夹）的规格准备相应的档案标贴纸。　　2）在档案标贴纸上的打印出标准黑一号字体的档案类别名称，其格式一般是由组织

3、机构、名称组成，如：×××-×.×-业主档案：表示物业管理公司××管理处物业部管理的业主档案。　　3）将制作好的档案标贴纸贴在档案盒（夹）左侧立面距顶部3cm位置上，并排列在档案柜中。　　3．业主档案袋的制作。　　1）准备适量的26cm×34cm左右尺寸的档案袋。　　2）将写有”栋号、楼层号、房号”的标贴纸贴在档案袋封面上。　　4．将业主的有关资料存放在相应的档案袋内。　　5．将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒（夹）内。　　6．按档案盒（夹）内的各业主的档案排列顺序将档案有关内容登记在《业主档案目录》内，内

4、容包括：序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。　　7．业主档案的跟踪。　　1）当发生下列情况变化时，行政接待人员应将变化情况记录在业主档案中：　　a）通讯电话联络方式发生变化时；　　b）业主发生更替时。　　2）业主档案跟踪管理，由行政接待人员每季度进行一次家庭情况的普查，对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主，行政接待人员应至少每隔15天对业主的联系方式跟踪一次。　　3）对产权发生变更的业主，管理处应及时为新业主建立”业主档案”，同时对原业主的档案另置保管，保管期三年。　　8．业主档案属绝密档案，特殊情

5、况如需查阅须报管理处经理批准，经物业部档案行政接待人员办理登记手续后方可查阅。　　9．业主档案应永久保存。　　10．具备电脑办公系统的可以将各业主资料输入电脑进行管理。　　11．本规程执行情况作业物业部档案行政接待人员绩效考评的依据之一。　　12．档案收集齐全完整，组卷合理，做到类别清楚，排列存放有序，便于检索；　　13．档案无虫蛀、霉变、破损、遗失；　　14．借阅档案要经过批准，并做好记录。