工程档案管理程序.doc

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1、工程档案管理程序1．目的对项目资料和竣工档案资料进行有效的管理和利用，确保公司在任何场合使用的工程图书资料为现行有效版本。2.范围用于公司所有工程档案资料的收集、归档、保管、借阅和销毁。3.职责工程管理部负责工程图书资料的购买、登记、借阅和保管；工程文件用印（登记、盖印）；工程项目资料和竣工资料的收集归档由项目经理部负责，工程竣工验收后移交至工程管理部；工程管理部经理负责对过期资料的审查销毁。4.内容4.1.项目资料的控制4.1.1收集、进库和保管4.1.1.1工程项目正在进行时，各项目经理部应将

2、所涉及该项目的上级批示、政府批文、土地合同、报建资料、工程合同以及各类证书的原件/正本在产生的同时，及时送至工程管理部档案管理员处保管。4.1.1.2工程项目在结束时，各项目经理部应将施工过程中的重要文件、数据以及具有参考价值的资料，归纳、整理、附上移交文件清单，交于工程管理部档案管理员处。4.1.2归档工程项目正在进行时，档案管理员对所接收的项目资料，应按项目和文件类别进行分类、编号和标识，并分别存放。4.1.2.1公司所开发的各项目均有单独的项目代号或简称。4.1.2.2文件的归档分类:第一册

3、GF：公司管理规范GS-GF-工程管理规范GS-GF-GC-工程类表单GS-GF-GC-001-工程部内部管理规范GS-GF-GC-002-工程管理规范GS-GF-GC-003-工程管理部人员架构及职责GS-GF-GC-004-第二册ZD：工程指导书GC-XM-ZD-第三册ZF：政府文件GC-XM-ZF-第四册GL：公司来文：报公司各部门文件GC-XM-GL-001-发工程管理部文GC-GL-002-发预算部文GC-GL-003-发材料部文GC-GL-004-第五册JY：会议纪要：公司每周/每月工

4、程例会纪要GC-JY-LH-公司现场工作协调会纪要GC-JY-XC-专题会议纪要GC-JY-ZT-其他会议纪要GC-JY-QT-第六册QQ：工程前期准备：基地情况资料GC-QQ-JD-施工单位考察GC-QQ-SK-监理公司考察GC-QQ-JK-用水、用电文件GC-QQ-技术资料GC-QQ-JS-其他文件GC-QQ-QT-第七册KC：工程勘察往来文件：初勘资料GC-KC-CK-详勘资料GC-KC-ZL-抽查纪录GC-KC-CC-其他文件GC-KC-QT-第八册JL：监理公司往来文件：监理合同GC-J

5、L-HT-（含招投标文件）监理细则GC-JL-XZ监理例会纪要GC-JL-JY-监理月报及审核意见GC-JL-YB-发监理单位文GC-JL-FW-其他来文GC-JL-QT-第九册SG：施工合同：GC-SG-HT-（含招投标文件）施工组织设计（施工单位提供）GC-SG-ZZ-施工方案（施工单位提供）GC-SG-FA施工单位来文GC-SG-LW-发施工单位文GC-SG-FW-工程联系单GC-SG-LX-工程报告及函件GC-BG-第十册WZ：物资合同GC-WZ-第十一册SJ：设计变更（按日期）：方案、扩

6、初阶段GC-SJ-FA-施工图阶段GC-SJ-SG-图纸会审纪要GC-SJ-HS-技术交底记录GC-SJ-JD-第十二册QZ：工程签证GC-QZ-第十三册XJ：限价单GC-XJ-第十四册JH：计划管理：GC-JH-总进度控制计划及评审记录GC-JH-KZ-施工图纸交付计划GC-JH-TZ-分包商进场计划GC-JH-JC-样板确认计划GC-JH-YB-甲供材料进场计划GC-JH-CL-资金使用计划GC-JH-ZJ-总进度计划（施工单位）GC-JH-JD-月/周计划（施工单位）GC-JH-YJ第十五册

7、CL：材料设备管理：机电设备GC-CL-JD-建材装饰GC-CL-JC-样板登记一览表GC-CL-YB-收（调）料单GC-CL-SD-设备调试验收记录GC-CL-YS-第十六册JD：进度款支付：工程进度款审批单GC-JD-GC-物资进度款审批单GC-JD-WZ-扣款通知单GC-JD-KK-奖/罚款通知单GC-JD-JF-第十七册JG：交工前楼宇检查记录GC-JG-001-竣工资料GC-JG-002-如：竣工图开竣工报告中间验收资料第十八册YS：验收报告：GC-YS-程验收报告（不需政府参与的验收）

8、GC-YS-BG-政府验收8证GC-YS-ZF-履约评定表GC-YS-PD-第十九册TS：投诉处理：投诉记录表GC-TS-JL-投诉分析报表GC-TS-FX-第二十册HQ：后勤管理资料：GC-HQ-GL-考勤表GC-HQ-KQ-其他文件GC-HQ-QT第二十一册QT：零星工程资料GC-QT-001-其他文件GC-QT-002-4.1.2.3归档文件编号：档案管理员对所接收的项目资料，在分类的基础上均按接收的先后顺序进行编号，编号基本原则：项目名称缩写+文件分类缩写+专业分类缩写+文