[调研报告]档案局：加强机关档案建设提高档案服务能力

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1、加强机关档案建设提高档案服务能力冷水江市档案局8当今中国，改革开放已经走过了30多年的历程，并且取得了举世瞩目的光辉成就，随着改革开放的进一步向纵深发展，经济体制基本完成了由计划经济向市场经济的转变，社会主义市场经济制度基本确立，社会法制化程度日益提高。与此同时，作为经济社会发展重要组成部分的档案事业，无论在理论还是实践上，档案法制建设也获得了前所未有的发展。国家《档案法》及其实施办法的相继颁布实施，各地地方性档案法规相应制定，为档案管理工作提供了较充分的法律依据。为了切实加强档案依法行政、依法监督，进一步强化档案工作标准化、规范化、制度化，各地档案行政管理部门依据《档案法》以及地方档案

2、法规，对机关档案工作的档案管理体制、档案保管条件、档案业务建设等进行了一系列行之有效的监督、指导和执法检查。从宏观上看，近几年各地机关档案工作总体上呈现出了良好的发展势头，档案管理体制日趋科学，档案保管条件不断改善，档案干部队伍思想和业务素质明显增强，档案业务建设水平有了较大程度地提高，大多数单位领导对档案和档案工作更加重视。这些好的变化，一个方面反映出各机关领导和档案工作者对档案工作倾注了大量的辛勤汗水，另一个方面也标志着机关档案工作质量整体上有了一定的提升。但是，从微观上看，目前机关档案工作的状况并不容乐观，档案管理工作或多或少地存在种种问题,就我市为例说明如下。冷水江市于位于湖南中

3、部，资江中游，雪峰山东麓。东抵涟源市，南邻新邵县，西部和北部接新化县。总面积439平方公里，现辖5乡7镇4个办事处，1个经济开发区，现有机关单位118个。一、当前机关档案工作的基本情况1.机关档案工作基础水平参差不齐，发展不平衡。目前，我市机关档案管理工作现状大致分为三种类型：第一类是业务工作接受垂直领导，且上级机关对档案工作有考核要求的单位，档案管理工作基础扎实，全员档案意识较强，其档案管理机构的组织建设、实体档案和机关档案室建设都己具备一定的水准，8这类机关约占20%。例如：市国土局、市地税局、市国税局就是这一类单位中的佼佼者。第二类是档案工作有一定基础，有领导分管，有专人整理。文书

4、档案和业务档案基本能按照档案管理的要求进行分类、编目和确定保管期限。但是，在档案收集、整理、保管、利用各个环节上还不够完善，档案门类也比较单一，无论是档案实体管理还是机关档案室建设都不够规范。这类处于中等状态的大约占60%左右。第三类是档案工作基础薄弱，管理缺失，未能对档案工作所需的人、财、物和档案整理归档时间给予充分的保证，与规范要求差距较大，这一类占20%左右。2.部分档案人员业务素质相对低下，缺乏专业知识和档案实际技能。档案管理工作不仅是一项政策性很强的工作，还是一项专业性、技术性要求很高的工作，档案人员不仅要有良好的思想道德素养，而且还要具备较强地专业素质，只有这样才能胜任档案管

5、理工作。但是，有的单位根本没有落实专兼职档案人员，档案业务工作归口于机关办公室，工作职责不明确，档案管理基本处于瘫痪半瘫痪状态；有的单位档案人员一岗兼多职，疲于应付日常事务，没有时间和精力从事档案管理工作；有的单位档案人员因业务变动频繁和业务素质欠缺，档案平时疏于管理，应对检查敷衍了事，有的临时花钱雇人上门整档，本单位又无人参与，档案进入柜后不会查阅利用。冷水江市机关现有档案人员总体上学历较高，但专业水平不够。并且由于档案员岗位调动快，队伍不稳定，以致每年受过档案管理知识培训的任现职人员相对变少。2010年全市各机关现有专兼职档案员中，大专以上学历的占98%，参加过不同层次档案专业知识培

6、训的有120人次，但取得档案专业职称的任现职人员只有25人，仅占30%左右，这在很大程度上影响了档案工作的规范化。3.档案门类单一，内容匮乏。8我市相当一部分机关的档案质量较差，普遍只注重普发性的红头文件的收集，忽视了本单位工作中产生的其他材料的收集；有的工作材料或数据直接上报后，本单位不作备份留档；整理环节上，往往无论巨细一概收归，对不需归档的文件材料不作剔除而影响案卷质量；归档只注重收发文过程中产生的文书档案，对本单位产生的大量业务材料和其他载体档案如照片、声像、电子档案没有及时收集归档等等，进而造成档案流失和室藏档案门类单一。4.档案室建设受条件限制明显滞后。受机关办公用房明显紧缺

7、这一条件限制，我市所有机关中，有档案库房，能够解决档案单独存放问题的占80%，而剩下的机关单位档案大多存放在办公室或杂物室，这在很大程度上影响了档案的保管利用。5.档案保管条件比较差。随着社会和经济的发展，大多数部门档案保管条件有了明显改善，但部分机关的档案保管条件仍显得比较落后，达不到安全标准，与整齐、规范、统一的要求还有一定的差距。有的机关单位档案室虽然曾经达到省级标准，但在达标后渐渐变成了杂物室，设施设备老化，不能适应起码的要